质量体系文件通用格式(模板)

题目文件控制程序编码拷贝号

起草人审核人批准人

起草日期年月日审核日期年月日批准日期年月日颁发部门执行日期年月日印制份数[ ]份

分发部门及份数综合部[ ]份种植部[ ]份品控部[ ]份加工部[ ]份销售部[ ]份财务部[ ]份研发部[ ]份技术部[ ]份市场部[ ]份企发部[ ]份

一、目的

对公司质量管理体系文件进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效版本。

二、范围

适用于公司质量管理体系文件和资料控制。

三、职责

1 本程序的主控部门为综合部，负责对文件资料的编目、分发、回收和销毁，对文件的控制结果负责。

2 总经理负责质量手册的批准和发布。

3 管理者代表负责质量手册以外的所有质量体系文件的审批和发布。

4 各部门负责相关文件的编制、使用和管理。

5 综合部负责对各部门的文件管理情况进行监督检查。

四、内容

1 文件分类

综合部负责编制《质量管理体系受控文件清单》，明确文件控制的范围和现行修订状态。

1.1 质量手册、程序文件由综合部管理。

1.2 支持性文件包括

a)、管理标准、管理制度、工作标准、岗位职责、技术标准（国家标准、行业标准、地方标准、企业标准）、检验规范、质量记录文件。由各部门保存并报综合部备案。

b)、质量计划、作业文件、操作规程、作业指导书等由使用人保存。

c)、与质量管理体系有关的法律、法规文件由综合部保存。

2 文件编号

2.1 质量手册

采用：公司代号-手册代码－手册版本号/修订状态号码的样式构成。公司代号为公司名称主体词“银谷玫瑰科技”的汉语拼音的首字母的大写；手册代码采用“质量管理体系”的英文缩写，即QMS；手册版本号采用英文字母表示；反斜线后的修订状态号码用数字来表示。

如：《质量手册》文件编号为：YGMGKJ-QMS-A/0，意思表示为，银谷玫瑰科技质量管理体系文件质量手册，第A版，第0次修订，即未修订的初发布版本。

2.2 作业文件

采用：文件代码加空格，加文件编号，加横线，加四位年代号构成。

— —

发布年代号

文件顺序号

文件类别代码

第一部分：文件类别代码

操作规程为 OP；记录为 QR；管理文件为 MP； TS代表技术标准

质量管理体系手册为QMS

涉及各部门文件，代码前加本部门前两个字的第一个大写字母。

如OP-001-2012，即：OP表示程序类文件，001表示程序类第一个文件，2012表示该文件的发布年代。

(OP 代表操作程序类文件、 MP代表管理标准类文件、 TS代表技术标准类文件)

2.3 质量记录的标识号

采用：文件代码加相对应的标准条款号，加横线，加流水号组成。

如：PK—QR－001；QR，代表质量记录；001流水号；PK代表品控部。

3 文件的编制、审核、批准

3.1 文件发布前应得到批准、以确保文件是充分的、适宜的。

3.2 质量手册和程序文件由综合部负责组织编制，管理者代表负责审核，总经理负责批准、发布。

3.3 各部门的作业文件、技术文件由各部门编制，分管领导审核，管理者代表批准发布，并报送综合部登记、存档。

3.4 公司管理性文件由综合部负责编制，由管理者代表批准发布。

4 文件的分发和管理

4.1 文件分发由其审批部门确定分发范围，综合部负责登记、发放，领用人在收／发文登记表上签字。

4.2 分发时，文件应填写分发顺序号作为受控号，并在封面上加盖“受控”印

章。

4.3 文件持有人调离原岗位时，原发放部门应及时收回并予登记，公司内部机构调整或变更时，综合部负责协调处理受控文件的交接工作。

4.4 文件严重破损时，文件持有人到综合部办理更换手续，交回破损文件补发新文件，仍延用原分发号，破损文件由综合部负责销毁。

4.5 文件丢失后，原持有人应提出书面申请，管理者代表批准后，重新办理领用手续，并仍沿用原分发号。

4.6 “受控”文件不得随意更改其内容和复制。确需复制的需经文件归口管理部门负责人批准，综合部加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件发放号后加注－1或－2作为受控号，以便发放登记。

4.7 作废或超过保管期的文件，综合部负责收回、登记和销毁。因知识积累确需保存的作废文件，由留用部门提出申请，管理者代表批准，综合部加盖“作废保留”印章，申请部门保管。

4.8 文件外借应由文件归口管理部门负责人批准，借阅人填写“借阅登记表”并签字。归口管理部门负责按期索回。原稿文件一般不得外借。

4.9 各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。

4.10 文件审批原稿由综合部负责归档保存，保存期一般为三年。

4.11 “受控”、“作废保留”等印章由综合部统一管理和使用。

4.12 综合部每年发布一次现行有效文件总清单，供使用单位核查，以保证在规定场合均能识别文件的现行修订状态和有效版本。

5 文件的更改

5.1 文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。原审批部门已被撤销时，

现审批部门须获得原审批所需的背景资料。

5.2 文件的更改部门填写文件更改通知单，说明更改的原因和内容，注明更改标记和更改生效日期，经批准后，由综合部按发放记录进行追踪更改，更改人签字并在更改处作上更改标记。

5.3 文件更改办法

a) 划改：部分更改采用“划改”方法，在原文件相应条款处进行修改。即在需更改的文字上划两道横线，并在原文附近适当位置写出更改后的内容。

b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，单页文件累计更改面积不得大于页面有效面积的1/4或单页文件划改不超过四处，否则必须作换页处理。

c) 换版：文件有重大更改或最新排版时需要换版。新版文件生效时，旧版文件随即作废。换版后的作废文件由综合部收回。

6 公司所有外来质量文件由综合部负责收集、整理和统一控制，识别、制定有效外来文件清单，并将文件下发到各使用部门。

7 文件的保管

7.1 文件应分类保存，便于检索，易于识别。

7.2 质量手册和程序文件，由综合部备案保存。

7.3 部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度、岗位责任制和任职要求等）；操作标准（作业指导书、操作规程、检验规程等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准等）；部门质量记录文件、台账等。由各相关部门自行保存并报综合部备案存档；

7.4 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由