电子文件管理
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电子文件管理
《电子文件归档
GB 与管理规范》
内容介绍
一、对电子文件的认识 二、电子文件的产生和来源 三、电子文件的种类和特征 四、电子文件的凭证作用 五、电子文件的积累与归档 六、归档电子文件的管理与利用
一、对电子文件和 电子档案的认识
6
广义上
计算机上生成的具有参考 、凭据和指导意义的信息 都是电子文件，如视窗系 统中的“文件”。
电子文件阶段
工作中不再 使用纸质文 件，以往的 纸质已成为 “文物”
无纸阶段
电子文件管理的发展趋势
电子文件的管理 是电子政务发展的基石
电子政务是推动 电子文件管理发展的原动力
电子文件的开发利用 电子文件的长期保管
电子文件的自身全程化管理 电子文件管理系统，集中管理
有助于电子文件信息交换 有助于电子文件长期保存
求和应用规范》
❖ 2008年国家档案局中央档案馆印发了
《电子文件元数据标准》和
《电子文件管理细则》行业标准征求意见稿
国家档案局有关电子文件相关标准与活动
❖ 2003年以国家档案局6号令发布了《电子公文归档管理暂行 办法》
❖ 2003年国家档案局发布《电子公文传输管理办法》 （国办函〔2003〕65号）
做好电子文件管理工作的重要意义
❖有利于国家信息化建设的健康发展
抓❖好有三利个于实国结现家合三记：大忆的战长略久：传承 电子文件中心建项设与目数带字动档案战馆略建设相结合
处电❖理子有好文利件三于管档个理案工关标工作系与准作档：为化案构战信建息略社资会源主开发义利和用谐相社结合 发处挥理会电好服子电务文子的件文全的件科面作中用展技心与建开进档设步案与网新战站的略建档设案相馆结舍合建设的关系
处理好电子文件管理与档案保护工作的关系 处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系
2007年 国家档案局局长杨冬权
★管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆 的长期保存，关系到人类文明的传承延续。把 更多有价值的信息留给未来，是我们档案工作 者的历史责任
★对电子文件的管理，必须解决好它的保真、保 密、保存、保读取等巨大难题
轻便又廉价 。
❖ 电子文件阶段。
以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。
电子文件的发展
第一阶段
采用计算机，形 成电子文件，输 出成纸质后成为 正 式文件－－ “草稿性电子文 件”
过程阶段
第四阶段
四个阶段
第二阶段
纸质文件 为正本，电 子文件为副 本
辅助性电子文件阶段
第三阶段
电子文件为正本， 纸质文件为副本， 电子文件法律效 力被确认，纸质 文件只在很少情 况下被使用
美 国 NARA（ National Archives and Records
Administration ）
美国国家档案与文件署 是最高的联邦档案机构 的业务领导机关
档案工作的标准由SAA美国档案者协会制定
❖ 管理：1988年美国国家档案与文件管理局建立 了电子文件中心。电子文件中心的档案工作者与 联邦政府的各个机构合作，共同对电子文件的价 值进行鉴定。
❖ 2006年，预算3.38141亿 其中，2.83045亿美元用于基本运行费用； 3791.4万美元用于电子文件档案馆（ERA）建 设； 968.2万美元用于国家档案与文件署设施 的维修和更新； 750万美元拨给国家历史出版 和文件委员会（NHPRC）
❖ 2005年发布行标DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理 规则》
❖ 2008年5月17日，国家档案局研究所举办了中美论坛“数字 信息长期维护与保存”国际性会议，邀请了几个国家的专家 及国内的专家对电子文件进行学术研究
❖ 2009年６月19日，中国人民大学召开了”电子文件管理国 家战略国际学术研讨会“。邀请了美国、加拿大、荷兰、澳 大利亚等国家的电子文件专家进行学术交流与研讨
我省相继出台有关电子文件的管理办法
❖ 2005年初印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂 行规定》（辽档发[2005]1号)
❖ 2006年４月印发了《辽宁省文书档案目录数据库 结构与转换格式》（辽档发［2006］3号）
❖ 2008年６月印发了《辽宁省照片、音频和视频档 案目录数据库结构与交换格式》及《辽宁省档案数 字化技术标准》（辽档发［2008］10号）
电子文件概念
狭义上
计算机上生成的具有特定 “文件” 属性的信息才 能称之为电子文件。
计算机中或网络上不具备 特定“文件“属性的信 息不能够称为电子文件 。
电子文件概念
指在数字设备及环境中 生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传 送的文件。
★解决这些问题，不仅需要技术，更重要的是要 具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感
－ 2009年6月电子文件管理国家战略国际学术研讨会
国家档案局对电子文件的研究
❖ 1996年国家档案局专门成立课题组进行研究
❖ 1999年出版了《电子文件归档与电子档案管理概论》
❖ 1999出台 GB/T17678.1~2－1999 《 CAD电子文件光盘 ❖ 存19储99、年归出档台与了档G案B/第管T1一理7部6要7分求9－：》1999《CAD电子文件光盘存
GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》
一、表明其逻辑与物理属性：数字代码，用计算机生成和读取 二、表明其内容属性：符合“文件”要求的特定的来源和用途。
文件的历史发展阶段
❖ 原始材料的直接利用阶段。
如人们直接在岩石上刻字。
❖ 原始材料的粗加工阶段。
甲骨——竹简——绢帛 。
❖ 纸质文件阶段。
储系统的一致性测试》文书电子文件元数据方案
❖ 2002年下发GB/T 第18二89部4分-2：002《电子文件归档与管理规范
百度文库
》
电子文件长期保存格式需求
❖ 2意0见06的年通下知发》关于征第求三《部电分子：文件归档与管理规范标准修订
❖ 2008年下发了DA/T 38基-2于00X8M《L的电电子子文文件件归封档装光规盘范技术要
❖ 保管：美国国家档案文件管理局制定了《国家战 略：制定与贯彻联邦政府电子文件的产生、传输 、存储与长期保存的标准》
❖ 标准制定：2003年，美国国家档案文件管理局 向全美国政府机构推荐使用《电子文件管理软件 应用系统设计标准》。该标准是国际上第一个电 子文件管理应用系统设计标准。
美国ERA项目
❖ 美国电子文件档案馆（ERA）系统将提供一个 综合的、系统的和动态的储存、保管和利用各 种电子文件的工具，它不依赖于任何具体的软 硬件。 (2003-2011年）
《电子文件归档
GB 与管理规范》
内容介绍
一、对电子文件的认识 二、电子文件的产生和来源 三、电子文件的种类和特征 四、电子文件的凭证作用 五、电子文件的积累与归档 六、归档电子文件的管理与利用
一、对电子文件和 电子档案的认识
6
广义上
计算机上生成的具有参考 、凭据和指导意义的信息 都是电子文件，如视窗系 统中的“文件”。
电子文件阶段
工作中不再 使用纸质文 件，以往的 纸质已成为 “文物”
无纸阶段
电子文件管理的发展趋势
电子文件的管理 是电子政务发展的基石
电子政务是推动 电子文件管理发展的原动力
电子文件的开发利用 电子文件的长期保管
电子文件的自身全程化管理 电子文件管理系统，集中管理
有助于电子文件信息交换 有助于电子文件长期保存
求和应用规范》
❖ 2008年国家档案局中央档案馆印发了
《电子文件元数据标准》和
《电子文件管理细则》行业标准征求意见稿
国家档案局有关电子文件相关标准与活动
❖ 2003年以国家档案局6号令发布了《电子公文归档管理暂行 办法》
❖ 2003年国家档案局发布《电子公文传输管理办法》 （国办函〔2003〕65号）
做好电子文件管理工作的重要意义
❖有利于国家信息化建设的健康发展
抓❖好有三利个于实国结现家合三记：大忆的战长略久：传承 电子文件中心建项设与目数带字动档案战馆略建设相结合
处电❖理子有好文利件三于管档个理案工关标工作系与准作档：为化案构战信建息略社资会源主开发义利和用谐相社结合 发处挥理会电好服子电务文子的件文全的件科面作中用展技心与建开进档设步案与网新战站的略建档设案相馆结舍合建设的关系
处理好电子文件管理与档案保护工作的关系 处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系
2007年 国家档案局局长杨冬权
★管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆 的长期保存，关系到人类文明的传承延续。把 更多有价值的信息留给未来，是我们档案工作 者的历史责任
★对电子文件的管理，必须解决好它的保真、保 密、保存、保读取等巨大难题
轻便又廉价 。
❖ 电子文件阶段。
以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。
电子文件的发展
第一阶段
采用计算机，形 成电子文件，输 出成纸质后成为 正 式文件－－ “草稿性电子文 件”
过程阶段
第四阶段
四个阶段
第二阶段
纸质文件 为正本，电 子文件为副 本
辅助性电子文件阶段
第三阶段
电子文件为正本， 纸质文件为副本， 电子文件法律效 力被确认，纸质 文件只在很少情 况下被使用
美 国 NARA（ National Archives and Records
Administration ）
美国国家档案与文件署 是最高的联邦档案机构 的业务领导机关
档案工作的标准由SAA美国档案者协会制定
❖ 管理：1988年美国国家档案与文件管理局建立 了电子文件中心。电子文件中心的档案工作者与 联邦政府的各个机构合作，共同对电子文件的价 值进行鉴定。
❖ 2006年，预算3.38141亿 其中，2.83045亿美元用于基本运行费用； 3791.4万美元用于电子文件档案馆（ERA）建 设； 968.2万美元用于国家档案与文件署设施 的维修和更新； 750万美元拨给国家历史出版 和文件委员会（NHPRC）
❖ 2005年发布行标DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理 规则》
❖ 2008年5月17日，国家档案局研究所举办了中美论坛“数字 信息长期维护与保存”国际性会议，邀请了几个国家的专家 及国内的专家对电子文件进行学术研究
❖ 2009年６月19日，中国人民大学召开了”电子文件管理国 家战略国际学术研讨会“。邀请了美国、加拿大、荷兰、澳 大利亚等国家的电子文件专家进行学术交流与研讨
我省相继出台有关电子文件的管理办法
❖ 2005年初印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂 行规定》（辽档发[2005]1号)
❖ 2006年４月印发了《辽宁省文书档案目录数据库 结构与转换格式》（辽档发［2006］3号）
❖ 2008年６月印发了《辽宁省照片、音频和视频档 案目录数据库结构与交换格式》及《辽宁省档案数 字化技术标准》（辽档发［2008］10号）
电子文件概念
狭义上
计算机上生成的具有特定 “文件” 属性的信息才 能称之为电子文件。
计算机中或网络上不具备 特定“文件“属性的信 息不能够称为电子文件 。
电子文件概念
指在数字设备及环境中 生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传 送的文件。
★解决这些问题，不仅需要技术，更重要的是要 具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感
－ 2009年6月电子文件管理国家战略国际学术研讨会
国家档案局对电子文件的研究
❖ 1996年国家档案局专门成立课题组进行研究
❖ 1999年出版了《电子文件归档与电子档案管理概论》
❖ 1999出台 GB/T17678.1~2－1999 《 CAD电子文件光盘 ❖ 存19储99、年归出档台与了档G案B/第管T1一理7部6要7分求9－：》1999《CAD电子文件光盘存
GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》
一、表明其逻辑与物理属性：数字代码，用计算机生成和读取 二、表明其内容属性：符合“文件”要求的特定的来源和用途。
文件的历史发展阶段
❖ 原始材料的直接利用阶段。
如人们直接在岩石上刻字。
❖ 原始材料的粗加工阶段。
甲骨——竹简——绢帛 。
❖ 纸质文件阶段。
储系统的一致性测试》文书电子文件元数据方案
❖ 2002年下发GB/T 第18二89部4分-2：002《电子文件归档与管理规范
百度文库
》
电子文件长期保存格式需求
❖ 2意0见06的年通下知发》关于征第求三《部电分子：文件归档与管理规范标准修订
❖ 2008年下发了DA/T 38基-2于00X8M《L的电电子子文文件件归封档装光规盘范技术要
❖ 保管：美国国家档案文件管理局制定了《国家战 略：制定与贯彻联邦政府电子文件的产生、传输 、存储与长期保存的标准》
❖ 标准制定：2003年，美国国家档案文件管理局 向全美国政府机构推荐使用《电子文件管理软件 应用系统设计标准》。该标准是国际上第一个电 子文件管理应用系统设计标准。
美国ERA项目
❖ 美国电子文件档案馆（ERA）系统将提供一个 综合的、系统的和动态的储存、保管和利用各 种电子文件的工具，它不依赖于任何具体的软 硬件。 (2003-2011年）