城建档案信息化建设的实施

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办公室业务・档案学研究

文／黄亚铭

浅析城建档案信息化建设的实施

【摘要】随着现代城市建设的不断发展，我国的城建档案信息化建设工作已经逐渐的成为了当今城建档案部门有待于迫切解决的重要问题。从总体上来看，城建档案的信息化建设工作的主要工作内容是建立科学的城建档案信息化体系，城建档案信息化体系包括信息资源利用及信息管理系统、信息网络系统、数据存储系统以及数据源系统。这四个系统都具备各自的不同特点，并且可以分项进行建设，但这四大系统又不是相互独立的，它们互相联系、互相依赖，缺一不可。本文结合我国城建档案信息化建设的现状，深入的探讨了加强我国城建档案信息化建设工作的有效措施，希望能够对我国的城市建设起到积极的推动作用。

【关键词】城建档案；信息化建设；现状；措施

一、前言

在我国的城市档案体系当中，城建档案占据着无法替代的重要地位，城建档案是当今城市发展及建设的珍贵资源。城建档案的现实目标是实现信息化，所谓的信息化指的是以控制论、系统论以及信息论为理论性指导，有效的利用信息化的先进技术来逐步的实现我国城建档案建设的现代化。现阶段，我国城建档案信息化建设的发展以及实施已经随着城市建设的发展而变得越来越迫切，但是如何有效的管理和组织好城建档案的信息化建设工作，如何有序且科学的把城建档案信息化建设工作不断的推进向前，目前已经成为了我国城市建设行业热切探讨的课题。二、我国城建档案信息化建设工作的

现状

我国城建档案信息化建设工作的具

体现状主要表现有：

1.建设资金受到一定的限制，并且缺

乏对硬件设备的投入。如果想要真正的

将城建档案信息化建设好，那么就必须配

置信息化建设所需的先进设备，比如复印

机、打印机、扫描仪、计算机等等，除此之

外，城建档案信息的安全防护、外部因特

网的连接以及城市建设内部局域网的开

通等都迫切的需要资金的不断投入。

2.一些城建档案的领导人员以及管

理部门缺乏对城建档案信息化建设工作

的充分认识，无法全面的了解到城建档

案信息化建设工作的迫切性、重要性以

及必要性，并且也没有把信息化建设与

日常的城市建设工作有机的进行结合。

3.城建档案信息化建设所需要的时

间较长，建设的任务量也较大。人工把

所储存的繁多且大量的纸质化档案、照

片以及音像转换成信息化建设所要求的

电子文件需要花费过长的时间。

4.严重的缺乏城建档案信息化建设

的应用型技术人才。既懂信息化建设的

专业知识又懂城建档案工作的业务知识

的综合型人才非常的少。

5.城建档案信息化建设工作所需求

的管理系统软件有待于健全和完善，管

理系统的维护，尤其是管理系统运行过

程当中的升级、完善以及管理的技术能

力仍然十分的欠缺。

三、造成我国城建档案信息化建设工作

现状的主要原因

随着当今信息化建设的日益加剧，

信息以化建设同样对我国社会和经济的

各个方面造成了直接的影响，与此同时

我国的城建档案信息化建设也面临着信

息化的强烈冲击。从现阶段的城建档案

发展的具体现状来看，总体上城建档案

信息化建设的发展态度是比较健康和积

极的，然而在某种程度上城建档案的信

息化建设存在着对困难缺乏正确的估计

以及急于求成的不良倾向，主要表现有

以下几个方面：

（一）不重视城建档案信息化建设的

投入与产出。城建档案信息化建设的关

键不仅包括城建档案的信息数字化，而

且还应当使城建档案信息化能够切实的

实现“管”和“用”，所以必须重视投入的

现实效果。相关城建档案的管理部门和

管理人员用于城建档案信息化建设方面

的资金十分有限，因此不能浪费这些有

限的资金。1.从当前的具体状况来看，许

多建设单位仓促上马，缺乏完整的构想，

往往结果与信息化的要求相差很大，有

的虽然表面上看起来较之前先进了许

多，但是一段时间之后便又呈现出非常

滞后的不良现象，从根本上来说这些就

是浪费；2.在城建档案的信息化进程中的

数字化数据的建设一味的追求速度，但

是却忽视了实效性。

（二）缺乏对城建档案信息化建设的

认识，过度追求数字化。对于当今的城

建档案信息化建设，各个工作人员和管

理人员必须对信息化建设有一个明确的

认识，只有这样才可以消除盲目性，才能

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够避免在时间、人力、财力以及物力等诸多方面造成损失。1.当前的城建档案信息化还没有切实的建立这一标准和指标体系，相关城建档案管理部门在实际的实施当中应当综合各个方面的实际情况，并加以充分论证之后，最后再制定出实现目标的方法和步骤以及具体需要实现的目标。很多建设单位在缺乏指标体系、实施细则以及基础工作没有作充足的准备的前提下便开始追求“信息化”；2.一些单位错误的认为信息上网加馆藏数字化便是信息化，如果这样话，那么即使将馆藏的所有资料都进行了必要的数字化处理也无法彻底的实现信息化的目的。从当前的城建档案信息化建设的实际状况来看，许多单位的数据库建设质量偏低，比如信息资源分散、信息检索途径单一、信息化建设各自为政以及著录标引深度不规范等等，离城建档案的信息化管理要求有着非常大的差距。城建档案的信息化是以信息法规为保障、信息网络建设为基础、资源建设为核心的综合体系，信息化建设涉及到信息处理、信息安全、信息获取、信息输出、微电子、网络和计算机硬件等诸多技术问题，需要大量的资金与人才，在具体的运行过程当中也迫切的需要探索出与城建档案现状相符的道路。

（三）人才不足。城建档案信息化建设的主体是人，要想有效实现城建档案的信息化建设，那么就必须拥有大量的优秀人才。然而，在当前的城建档案的信息化建设过程当中，严重的缺乏既精通信息专业知识又懂城建档案建设知识的综合型人才，由于我国城建档案部门的工资以及待遇不高，使得优秀的人才都不愿意在城建档案部门工作，即使有人才加入，但是最终都无法将其留住。

在信息化建设迅速发展的背景下，我国的城建档案部门追求社会和信息化建设的同步发展的强烈愿望是非常正确的，然而所定的目标也必须准确，并且阶段性的目标应当和具体实际相切合。除此之外，应当处理和把握好效果与速度二者之间的关系，在力求速度的同时应当重视信息加工的内在质量，比如电子文件的著录标引和数字化城建档案是否规范、功能结构和管理软件的数据结构的标准程度等等。要想使城建档案的信

息化得以实现，那么缺少有效的城建档案的数字化资源是行不通的，但是仅仅一味的追求数量却缺乏质量也是行不通的，不能将城建档案的数字化和城建档案的信息化相等同。

四、促进城建档案信息化建设实施的有效措施

（一）优化服务，整合资源。城建档案的信息化建设工作任重而道远，城建档案的信息化建设并不是一朝一夕就能得以实现的，应当不断的转变传统城建档案信息提供方式和形式，更应当巩固和加强城建档案的编研工作，最大限度的使城建档案的信息资源得以整合。通过建立城建档案专业且特色化的数据库、完成目录数据库、提升服务利用方式及信息开发、改造应用信息技术，并且切实的围绕改进服务质量和服务内容，进而使城建档案的信息化得以加强。

（二）发挥优势，突出重点。各个城建档案单位和地区应当根据自身的具体情况，详细的对信息化技术以及相关经验进行概括和总结，认真的对所面临的发展环境进行分析，深入的对自身资源和服务需求进行研究，客观的对信息化发展目标加以制定，合理的对发展重点进行确定，突出优势，扬长避短，避免重复建设，不仅要做到实事求是，还应当做到积极进取。

（三）重视所面临的挑战。我国城建档案目前面临的信息技术革命不仅给城建档案信息化建设工作带来了机遇，同时也带来了极大的挑战：1.来自联合方面的挑战和困难，尤其是城建档案部门在实际的信息化建设工作中各自为政，这就迫切的需要国家有关政策进行有力的推动和引导，应当鼓励各个部门积极合作与联合；2.来自传统观念的挑战，城建档案部门必须充分的看清自身的潜力与实力，信心十足的搞好信息化建设；3.投入有困难，经济实力不强。面对着这些挑战，我国的城建档案部门必须整合多方的力量，采取科学有效的措施，以积极的态度迎接挑战。

（四）引进专业人才。城建档案信息化建设工作的开展，不仅需要全面了解和熟悉城建档案具体现状的专业人才，需要熟练掌握城建档案知识的专业人

才，同时也需要掌握信息化知识、计算机知识以及信息化技能的专业人才。我国国家政府相关部门和城建档案部门应当尽快的制定出一套吸引人才和留住人才的策略，加强城建档案信息化建设人才的待遇，建立健全的鼓励及奖励制度，营造良好的工作环境，切实的吸引人才和留住人才。只有在城建档案信息化建设的过程当中高度重视专业人才的参与，才可以有效的避免因认知错误所造成的决策失误。

（五）注意借鉴成功经验和集思广益。由于城建档案的信息化建设工作是一项全新的工作任务，如果想从根本上开展好这项工作，并且想要制定出详细、完整和正确的工作计划，那么就必须虚心的借鉴成功经验、结合众人的智慧。真正的做到借鉴成功经验和集思广益应当采取以下几种方式：1.要走出去，到一些城建档案开展较好的单位进行实际的考察，并结合本单位的具体情况，总结出经验；2.应当通过会议与沟通，在全面了解本单位具体现状的前提下将工作展开；3.要请进来，必要时聘请有经验的专家，让专家对本单位的实际情况进行分析，并提出自己的建议与意见。

五、结束语

总而言之，城建档案部门应当积极的采取行之有效的措施来将城建档案信息化建设的工作推进向前，与此同时，城建档案的信息化建设应当以更好的为社会服务为宗旨，为广大用户提供多样化、现代化的服务，让更多的人来对城建档案加以利用，只有这样才能够充分的提升城建档案的实际价值，才能够提高城建档案工作在全局发展当中的重要地位，从根本上做到城建档案的取之于民以及用之于民。

参考文献：

①邹心欣.城建档案信息化与数字化档案馆[J ].兰台世界,2005(3).

②宋燕.数字市政与城建档案信息化[J ].中国市政工程,2009(5).

③李蕊娜.城建档案信息化与信息服务[J ].陕西档案，2006（2）.

④何苏琴.城建档案信息化的思考[J ].城建档案，2010（11）.

（作者单位：浙江余姚市城建档案馆）