会议组织与管理

会议形式
• 会议形式：组合会议主体、信息和物质各 要素的手段和方式。 • 相关术语： 座位格局 气氛渲染 活动样式 技术手段
会议结果
• 会议结果：会议结束时实现目标的程度。 • 会议结果：文件记载，公布传达。 • 两类相关文件： 过程文件 最终文件
会议种类
• 按性质分：法定性会议、非法定性会议 • 按与会者来源分：国际性会议、全国性会议、区 域性会议、单位性会议 • 按与会者相互关系分：纵向关系会议、横向关系 会议 • 按目的、作用分：周知性会议、显示性会议、征 询交流性会议、决策权力性会议、协调性会议、 行业性会议、专门会议 • 按会议方式分：现场会、演示会、电话会、视频 会、广播会、计算机会、座谈会、茶话会、招待 会、普通会
影响会议规模的因素
• 效果因素：保密性强的会议，规模小；声势性会 议，规模大。 • 效率因素：在会议结果不变的情况下，会议规模 与会议效率成反比关系。同样的会议结果，会议 规模越小，所花的时间就越少，会议效率就越高， 反之亦然。 • 成本因素：会议规模与会议成本成正比关系，规 模越大，消耗的人力、物力、财力就越多，会议 成本也就越高，反之亦然。 • 场地因素：规模决定场地，但由于场地的限制， 规模必然受到相应的限制。
会议议题
• 会议议题：是根据会议目标确定并付诸 会议讨论或解决的具体问题。 • 相关术语： 会议主题 中心议题 动 议
会议时间
• 会议时间：起讫时间和时间跨度。 • 相关术语： 会 期 会议周期 休 会 复 会 闭 会
会议地点
• 会议地点：地理位置和具体场所。 • 相关术语： 实地会场 虚拟会场 主 会 场 分 会 场
秘书处及其构成
• 秘书处：在秘书长领导下具体实施会务的 工作机构。 • 秘书处构成： 文件组 组织组 联络组 提案组 宣传组 简报组 总务组 保卫组
秘书处分工
• 文件组（秘书组）：负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退、 立卷归档工作； • 组织组：承办代表资格审查工作和选举方面的工作。如起草代表资格 审查报告和选举办法，编制代表名册、选举程序，设计和印制选票， 印发候选人情况介绍或简历等； • 联络组：负责会议主席团与各代表团之间的传达、反馈等联络工作， 有时也负责作会议记录； • 提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案； • 宣传组：负责会议的对外宣传工作，包括：制定会议的宣传与公关工 作计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体 提供会议的新闻稿，承办新闻发布会或记者招待会，负责会议音像资 料的录制和管理工作等； • 简报组：负责编写和印发会议简报、快报。 • 总务组：又称后勤接待组。负责会议的接站、报到、签到、票务、食 宿、参观游览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、 用品发放与管理、经费预算与筹措、财务管理、现场急救等方面的工 作； • 保卫组：负责会议期间的安全保卫工作。
安排专题会议注意事项
• 设计好专题会议的主题，并与大会主题 配套。 • 适当控制场数，切莫冲淡大会。 • 协调好各场专题会议时间，使与会者有 更多选择空间。 • 专题会议会场不要远离主会场。
安排发言注意事项
• 发言内容：符合会议目标，围绕议题，具有真实 性、思想性、先进性和典型性； • 尊重与会者发言权：法定性会议的正式成员的发 言权受法律保护，任何人不得剥夺； • 注重发言效果：精心挑选发言人； • 照顾发言的代表性：尽可能照顾到方方面面； • 合理控制发言人数：既要满足交流需要，又要提 高会议效率； • 限制发言时间：坚持公平、公正原则。
确定与会者
• 领导确定：纵向性会议和部分横向性会议一般由 会议领导者根据会议的目的、性质和议题来确定。 • 规则确定：各种法定性会议的与会者必须根据组 织章程或议事规则确定。 • 磋商确定：共同发起、主办的会议与会者由会议 的发起者、主办者或成员之间根据会议目的和议 题，通过平等协商确定各方参加会议的代表人选。 • 选举确定：根据一定的规则，通过选举程序产生 代表作为会议成员。
第三部分
会议准备
会议准备主要内容
• • • • • • • • • • 安排议题和议程 确定与会者和规模 确定会议名称、时间、地点 安排分组活动、专题会议与发言 制定会议日程和程序 制发会议通知 制作会议证件 准备会议用品和预算、筹集经费 布置会场 制定会议预案
议题要求与确定
• 议题要求：数量适度、轻重分明、准备充分、符 合权限。 • 议题确定： 纵向性会议以及由一个单位发起并主办的会 议，直接由主办会议的领导机关或领导人确定； 实行表决制的会议，须经过全体成员表决方 能确定； 实行磋商机制的会议，一般要通过双边或多 边磋商最后确定。
秘书长职责
• 筹备阶段，协助会议领导机构负责人开展工作，执行领导 机构的各项决定和决议； • 根据会议领导机构授权，审查批准会议活动的各项具体预 案，并组织落实、检查指导和统筹协调； • 向会议领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出存在 的问题并提出改进措施； • 法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开 第一次主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执 行主席； • 领导秘书处，处理会议活动举办期间的日常工作，签发各 种文件； • 负责领导会议的善后工作。
选择会议地点要求
• 能够推动举办地的政治、经济和社会发展。 • 能够突出会议主题。两种办法：一是选择当前事 件现场召开各种现场会，如事故现场会、经验现 场会、现场办公会等；二是选择与会议主题密切 相关的历史遗址举行各种纪念会、研讨会。 • 能够营造特定的会议气氛。如选择景色优美的城 市、村镇作为会议地点，能营造轻松的会议气氛。
会议活动类型
• 议题性活动：针对会议的各项议题所展开 的报告、讲演、辩论、商讨、审议、选举 和表决等活动。 • 仪式性活动：围绕会议主题进行的颁奖、 授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等 程式性较强的活动。
议程及其书面结构
• 议程：是对议题性活动的程序化。即把一次会议的各项议 题按照主次、轻重的原则以及先报告、再讨论审议、后表 决的次序编排起来并确定下来。 • 议程的书面结构： 标题：由会议全称加上“议程”二字组成。 稿本：须提交大会表决通过的草案，应在标题后面或 者下方居中用圆括号注明“草案”二字。 题注：议程一经大会通过，则去掉“草案”二字，在 标题下方注明通过的日期、会议名称，并用圆括号括入。 正文：简要概括地说明会议每项议题性活动的顺序， 用序号标注，句末一般不用标点。 制定机构、日期：由主办者直接制定的议程可在正文 右下方写明制定机构的名称和制定日期。
分组活动注意事项
• 组的数量和规模要适中； • 领导参加分组活动既要突出重点，又 要照顾幅面，避免过于集中； • 由组织协调能力强的人担任组长； • 设联络员加强与各团组的信息沟通。
专题会议（配套会议）种类
• 专题报告会（专题论坛、专题演讲）：由指定的 发言者介绍自己对相关专题的分析以及研究成果。 报告后也可安排提问。 • 专题座谈会（圆桌会议、讨论会）：与会者均有 机会发言。 • 专题发布会（新闻发布会、情况通报会、政策说 明会、成果发布会）：既可以单向发布，也可以 双向沟通。 • 专题演示会：现场演示并介绍有关的产品和技术。 • 专题洽谈会：与会者之间就共同感兴趣的领域洽 谈合作意向，签订有关协议。
安排会议地点考虑事项
• 会议举行地是否具有足够的接待能力； • 会议的场馆其及周边环境是否能够确保会议 的人身安全、信息安全和财产安全； • 环境是否适宜； • 会场大小是否适中； • 会场内的设备是否能够满足会议的实际需要； • 是否设有新闻中心以便举行新闻发布会和记 者的采访报道； • 会场距离是否适当； • 会场规格是否适当。
服务周到原则
• 全面：内容涉及文书、后勤、信息、 翻译等方面；对象覆盖与会者及记者。 • 及百度文库：准确了解会议需求，快速提供 有效服务。 • 细致：让与会者放心、称心。
确保安全原则
• 人身安全：事先安检，应急处置， 确保饮食，谨慎行车。 • 信息安全：防窃听、防文件丢失、 防外人混入。 • 财产安全：防火、防盗、防破坏。
会议名称及其构成
• 会议名称：是会议活动基本特征的信息标 识。 • 名称要素：会议主题、主办者、会议功能、 与会者身份、会议范围、会议时间、届次、 会议地点、会议方式等。 • 名称要素选择：会议目的、要求、类型不 同，名称所揭示的信息也各有侧重。
确定时间注意事项
• 邀请的领导人、嘉宾、报告人是否能按时 参加。 • 与会者是否有足够时间准备相关文件或发 言材料。 • 会议的各项准备工作能否按时完成。 • 会议的具体日期是否具有政治上、外交上、 宗教上、民族风俗上的敏感性。
会议作用
• • • • • • 沟通信息 发扬民主 科学决策 协调关系 联络感情 推动工作
会议活动要素
• • • • • • • 主办者 与会者 议 题 时 间 地 点 形 式 结 果
会议主办者
• 会议主办者：对会议活动的组织、管理、 协调负主要责任的机构或者个人。 • 会议主办者： 具有领导和管理职权的机关 会议的发起者 合作性组织成员（成员体轮流主办年会， 或通过申办竞争方式获得主办权）
节约环保原则
• 严格执行财务预算，加强资金监管，努力 降低成本。 • 科学合理配置和最大限度地利用资源，采 取切实有效的措施杜绝浪费，以最少的资 源换取最大的效益。
提高效率原则
• • • • • • • • 分析议题成熟度，预测目的达成性 归纳、引导、控制议题 避免会议重叠、人员代替 省略多余环节 限定会议时间 讨论必须集中讨论的问题 限定发言时间，提倡站着讲话 倡导、推广电话会议
安排发言顺序的方法
会议组织与管理
靳连冬
西北大学公共管理学院 邮箱：jld545@163.com
第一部分
会议概述
会议及其特性
• 会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、 以口头交流为主要方式的群体性活动 。 • 组织性：明确的主办者；健全的领导、管理服务 体系；严格的活动规则；科学的会务程序。 • 口头性：报告、发言、讲话、辩论（可辅以书面 和声像交流方式） • 群体性：三个以上成员（对等的民事主体之间所 举行的两人之间的单独会见和会谈）。 • 会议目的表现形式：议题、议程、会议结果。
与主办者相关的术语
• 承办者：具体落实会议组织任务的机构或个人。 • 协办者：是通过经费资助、名义使用、智力支持、 物资援助、人力保障、工作分担等方式对会议活 动提供支持，并承担民事法律连带责任者。 • 赞助者：是以某种形式提供赞助的机构或个人。 • 与会者：是会议活动的主体。一般由正式成员、 列席成员、特邀成员和旁听成员构成。
第二部分
会议管理
会议管理主要内容
• 成立组织领导机构 • 建立会务工作机构 • 制定会务工作原则
会议领导机构
• • • • • 组 织 委 员 会 筹 备 委 员 会 主 席 团 资格审查委员会 学 术 委 员 会：
会务工作机构
• 是在会议领导机构的领导下完成会议组织、 协调和善后工作并为与会者提供全面服务 的工作系统。 • 会务工作机构一般称大会秘书处，设秘书 长。 • 秘书长既是组委会(筹委会)的领导成员，又 是会务工作机构的负责人。
会务工作原则
• • • • • • 准备充分原则 分工协调原则 服务周到原则 确保安全原则 节约环保原则 提高效率原则
准备充分原则
• 思想准备 • 信息准备：议题性信息、指导性信 息、参考性信息 • 经费和物质准备 • 方案准备：实施方案、应急方案
分工协调原则
• 分工明确：任务到人、职责清晰、 要求明确。 • 统筹协调：明确协调责任、强化协 调意识。
会议分组办法
• • • • 按与会者所在单位编组； 按与会者所在的行业或系统编组； 按与会者所在的地区编组； 按界别编组：如文艺界、学术界、企业界、体育 界、宗教界等。 • 按法定规则分组：有些法定性会议，有关法律或 法规对设立团组有规定的，遵其规定。 • 混合编组：将不同单位或地区、不同行业或系统、 不同界别的与会者交叉混合编组。