巧用word_2010邮件合并功能批量打印荣誉证书

巧用Word 2010邮件合并功能批量打印荣誉证书

又至年终岁末，各个单位荣誉证书的颁发是必不可少的，如表彰的人数和项目较多，打印荣誉证书的工作量自然也比较大。有的单位至今还是打印出待填的空白荣誉证书后，再用手工填写姓名和获奖项目，这显然不是什么好办法。使用Word 2010邮件合并功能，不管数量和项目再多，都能轻松快捷地打印出格式规范的荣誉证书，帮助您节约大量的富贵时间，很值得推广。下面是手把手教您通过邮件合并功能实现荣誉证书批量打印的全过程，与您分享。

一、填写授奖信息表格

使用Excel 2010填写授奖信息表，包括授奖证书编号、姓名、类别及授奖名称(如图1所示)。

图1 授奖信息表

二、设计荣誉证模板

结合已有的荣誉证书的证芯，使用Word 2010设计出荣誉证模板，将公共部分显示出来，待填的位置空出留用(如图2所示)。点击“页面布局”选项卡、“页面设置”，在“页面设置”对话框的“纸张”选项中，根据荣誉证书的实际尺寸自定义纸张大小。

图2 证书模板

三、通过“邮件合并”自动生成荣誉证书

(1)点击“邮件”选项卡，显示所有帮助您完成邮件合并的功能。

(2)点击“开始邮件合并”，选择“普通Word文档(N)”选项。(如图3所示)

图3 选择“普通Word文档(N)”

(3)点击“选择收件人”,选择“使用现有列表(E)”选项(如图4所示)，打开“选取数据源”对话框。

图4 选择“使用现有列表”

(4)在“选取数据源”对话框中，定位到“授奖信息表.xlsx”文件所在的路径并选择该文件。(如图5所示)

图5 定位数据源

(5)在“选择表格”对话框中选择授奖信息的“工作表”。(如图6所示)

图6 定位工作表

(6)点击“编辑收件人列表”，在打开的窗口中可以选择要授奖人的姓名，默认情况下是全选(如图7所示)，选择完毕后点击“确定”按钮即可。

图7 编辑收件人列表

(7)光标移到要插入姓名的位置，点击“插入合并域”右侧的小箭头(如图8所示)，选择“姓名”。用同样的方法，依次点击“插入合并域”，选择“类别”和“授奖名称”。

图8 插入合并域

(8)点击“预览结果”(如图9所示)，可以看到姓名、类别和授奖名称自动更换为受表彰人的信息(如图10所示)。点击“预览结果”右侧的箭头或者输入数字，可以查看到所有的已全部替换成功。

图9 点击“预览结果”

图10 实际预览效果

(9)生成荣誉证书

点击“完成并合并”右下角的箭头选择不同的项对其进行不同的处理。“编辑单个文档”可以将这些荣誉证书合并到一个Word文档中；“打印文档”可以将这些荣誉证书通过打印机直接打印出来。选择“编辑单个文档”(如图11所示)，在“合并到新文档”中选择“全部”记录，随即生成一个荣誉证书的新文档，其中包括所有打印内容。编辑工作全部完成。

图11 合并到新文档

四、逐张打印荣誉证书

逐张打印荣誉证书。至此，所有荣誉证书打印工作便可很轻松的完成。如果前两张打印正常的话，其余的打印甚至可无人值守完成。

其实，在我们实际应用中，许多与批量打印有关的工作都可借助word 2010的“邮件合并功能”来完成，如批量打印名片、标签、请帖、毕业证、邀请函、成绩单、工资条等，到时您不妨试试。