巧用ACCESS批量打印奖状

巧用ACCESS批量打印奖状

在本文里你能了解到如何使用最为简易的方法批量打印奖状以及证书，当然这不仅局限于如此，许多具有局部规律性的打印都能使用ACCESS完美的完成任务，并且其操作简单、准入门槛低非常适合一些办公人员使用，其友好的界面和软件的兼容性也给了任务很好的帮助。

这个学期刚开学接到学校管理科的电话，要求本人想办法打印这学年所有学生的奖学金和荣誉称号奖状。接到打印名单发现工作量还真不小，足足1000多条数据。好吧好吧，得想个办法将这个任务顺利完成。在网上找专业打印奖状的程序自己写程序还是……最后还是决定试试大家都熟悉的ACCESS，也许很多人会说ACCESS怎么能打印奖状呢好吧，和大家解释下，我们这需要用的是ACCESS中的报表功能，这个看似简单的功能却能完成令人意想不到的工作，操作简单，界面也十分友好，免去了大家上网找相应的专业程序，最主要的是在经过试用后发现其设计、维护以及修改十分方便。好了言归正传开始和大家分享下经验。

我们首先假设你现在已经拥有一份需要打印获奖奖状的电子表格名单（如图一）

（图一）

这样我能能省去后面很多工作，对不熟悉ACCESS的读者有很大帮助。然后下载微软的ACCESS这个不再赘述，打开access选择新建-新数据库。点击空白处右键（如图二）

（图二）

选择导入，在接下来的对话框中在文件类型中选择*.xls也就是电子表格格式。选中你已有的需要打印的电子表格名单，点击导入按钮。然后在导入数据表向导中选择“第一行显示列标题”（如图三）

（图三）

点击下一步，在数据保存位置中选择“新表中”点击下一步，选择“不要主键”最后点击完成。

接下来便是设计奖状排版格式，这个也是最关键和最耗时的地方,最后设计好的视图（如图四）。

首先点击左侧标签的报表，选择“在设计视图中创建报表”，在界面灰色处点击右键-属性，在弹出窗口中选择“数据”，在记录源中选择刚刚导入的表的名称在这里是“奖学金”，读者可以自行设置（如图五）。

（图五）

接下来打开工具箱（默认已打开如果没有打开工具箱请在视图-工具箱中打开）。整个奖状打印设计需要用到2个文本框控件，5个标签控件。文本框控件用于读取导入的表中的数据，而标签控件则是显示固定的格式。例如：奖状中“学生姓名”则要使用文本框控件，然后绑定到相应表中的字段。奖状右下角的落款则使用标签控件来予以显示。

首先设置文本框控件，选择文本框控件（如图六）

（图六）

在页面中画一个矩形，然后右键-属性在数据来源中选择“姓名”（如图七）。

（图七）

同样的方法再添加一个文本框控件，在数据源中选择“奖学金级别”用以显示获奖类别。

然后再从工具箱中拖入五个标签控件，在其中分别设置内容为“同学：”、“荣获二〇〇九——二〇一〇学年度XXXX大学”、“特发此证，以资鼓励。”、“XXXX大学”以及“二〇一〇年十月”。当然这只是个个例，更具不同情况读者可以自行设置，只要明白不同控件的作用和实用方法就行。然后按照打印奖状时想呈现的格式排版，顺便说一下这个步骤本人认为是相对所有步骤中最为繁琐和需要仔细处理的，读者可以借助打印预览查看，最后报表设计的效果（如图四），打印预览的效果（如图八）。

（图八）

当然读者在认为无大问题后可以实际打印一份试试效果，如果认为布局不合理则可以在报表的设计视图中做相应的修改，如果是页边距问题则可以在文件-页面设置-边距中修改相应的边距，进行微调。

结束语

在实际运用中通过使用ACCESS打印奖状得到了很好的效果验证，在2天时间里打印完了学校1000多分奖状，很多打印工作是许多对电脑不是很熟悉的同学操作完成的，所以可见其操作的简易性。并且对于一些布局维护和添加删除记录工作也很容易完成，如果读者有学过数据库语言的话那么这些修改将是十分简单的，如果没有学过相应语言的读者也不用太过于担心，可以充分利用ACCESS和EXCEL中友好的界面操作，只需要鼠标和键盘的配合就能完成小批量的数据维护。

当然在这里只是举了打印奖状的一个简单的例子，例如：打印工作证、投递档案名单等一些批量但是有规律的操作，ACCESS都能很简单的完成，在这里只是借助打印奖状这个事例启发读者。

该文刊登于2011年第一期电脑爱好者