科研文件档案管理的几点思考

科研文件档案管理的几点思考

云雪保定学院

【摘要】科研档案主要是指在科学研究活动中形成的各种载体的原始记录材料，表现为具有保存价值的文字、图表、声像等多种形式的资料。

科研档案是高校档案的重要组成部分，是高校进行科研活动的真实、有效的记录，可以说是一种重要的信息资源。因此，高校科研档案一定要进行集中统一管理，保证完整、准确、安全并有利于开发利用。鉴于近年来高校办学规模的不断扩大和科研水平的不断提升，本文对新形势下如何创新高校科研档案管理进行一些简单而有益的探讨。

【关键词】科研文件档案管理思考

高等院校不仅是高等教育的前沿阵地，也是开展科技创新的重要战场。高校科研档案的形成积累，凝聚着科研人员的智慧和心血。一份科研项目档案，能从细微处反映出高校甚至国家的科研实力，因此。

科研档案对于高校科研工作的开展，具有极为重要的作用。

一、强化高校科研人员的档案意识由于很多高校科研人员对档案知识和档案管理法规不甚了解，普遍存在档案意识淡薄的现象，有时出于对技术保密的原因且不了解归档范围，科研人员往往未将科研活动中形成的重要记录归档保存，导致某些重要的科研记录不能归档。高校档案工作者肩负着进行宣传教育的重任，因此，科研人员要明确自己担负着科研文件材料的形成、积累、立卷、归档的职责与义务，

在思想上要增强科研档案管理意识，重视科研文件的归档工作，切实将科研档案建设与管理等工作纳入科研管理的各项工作职责中。

二、重新界定高校科研档案的归档范围在科技加速进步的进程中，档案管理者应不断拓宽档案的利用范围，集中各方面信息，加以利用整合，最终形成良性循环。因此，积极界定高校档案工作范围并以科学的态度管理该项工作是十分紧迫的任务。（１）高校科研课题档案。科研课题材料档案是科学研究实践活动的直接表述。主要包括：科研准备阶段中的科研课题申请书、审批文件、任务下达书、项目计划书、开题报告、调研报告、方案论证等材料，研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料，总结验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果，奖励申报材料及审批材料构等。后两个阶段中的材料是科研档案存档的主体。（２）高校科研文书档案。科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研计划、科研总结、上级管理部门下发的科研管理文件、各项科研管理制度，以及课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策，并有计划地、有顺序地进行课题申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。（３）高校科研成果档案。科研成果主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文、编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果是检验高校科研实力的依据之

一，科研管理中也占有重要的位置。

三、注重科研档案的收集科研档案的收集工作，是把各专业科室或者技术人员在科研活动过程中积累的有价值的技术文件材料，集中到档案室统一管理的工作。

科研档案工作的目的是为科研服务，科研档案完整、准确，才能充分发挥其凭证、查考作用与科研资源的储备作用。档案部门每年应根据情况，下发科研文件材料归档通知，规定具体归档范围、归档时间和归档份数等，根据本单位实际情况，科研档案的收集工作要做到既不影响现行工作的使用，又可保证完整、准确地集中统一管理。

四、完善科研档案管理制度，提高科研档案质量高校档案部门要根据国家有关科研档案管理的规定及标准，结合高校实际，不断改进和完善科研档案管理制度，明确科研档案各阶段材料形成者的归档职责、归档要求等。如在科研档案管理中，对与科研档案工作相关的部门及人员，如科技处、课题组、学院档案员、科研秘书。

分别建立相应的科研档案归档职责，将制订的科研档案归档范围、归档要求等公布在校园网上，使相关人员能随时了解有关情况，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的科研档案工作机制。此外，在日常归档过程中，按照归档要求，在保证归档文件原始性的前提下，在原件尚未收集到的情况下，考虑对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，待原件收集到后再替换，使之成为一个互相联系的有机整体，真实地反映科研活动各阶段的情况。

五、推进科研档案现代化管理目前的档案查阅仍停留在传统的手

工层面上，尽管目前多数高校科研档案管理已开始使用计算机等设备，但使用范围仍局限于文档目录著录，科研档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。而将现代化办公技术与科研档案管理相结合，是新世纪提高管理和服务效率的必然要求。一是建立科研档案管理电子通道。在做好保密工作和知识产权保护的前提下，有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案目录数字化、全文数字化。二是完善现代化科研档案保管措施。科研档案保管的材料不但应包括传统的纸质档案，以及硬盘、软盘、磁带、光盘等磁性介质为载体的科研档案，还应将各种纸质资料纳入电子科研档案的保管范围。三是加强科研档案网络信息平台建设，拓展科研档案信息服务渠道，以促进高校科研档案的科学管理、齐全完整。

六、高校要提高科研档案管理人员的综合素质高校档案管理人才队伍是高校档案工作的主体，对高校档案事业的发展起着决定性的作用。科研档案人员的素质高低，直接影响到档案资源的开发和利用效率。从事高校科研档案工作的人员，绝大多数都来自于其他专业，真正档案管理院校档案专业的毕业生微乎其微。

因此，必须努力提高档案工作人员综合素质，使其深入研究和准确把握新时期档案工作的特点和规律，既掌握档案管理知识、档案法、档案管理学、科技档案管理学等专业知识，还要掌握由此拓展的诸如行政管理、公共关系、财务管理、企业管理等管理技能，以及熟练掌握数据库技术信息检索技术等方面的专业知识。科研档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。

总之，高校科研档案是高校科研活动的记录载体，它产生于科研活动的全过程，是科研人员科研成果的依据性材料，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。科学规范的加强科研档案管理对提升科技创新的水平、质量、效率和进程都起着不可替代的重要作用，直接影响到科研档案收集及档案价值的实现。因此，我们要结合各高校科研管理实际情况，创新高校科研档案的管理模式，建立高校科研档案的统一管理制度，同时加强科研档案管理人才队伍建设，提高高校科研档案管理科学性与准确性。

参考文献：

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