对外发送邮件流程

市场部对外邮件发送流程

因市场部为公司与客户方业务联系的重要枢纽，日常工作中常需对外发送邮件，为了继续维护我们公司的本质形象，进一步规范我部对外部邮件的发送流程，根据公司经营特点及目前邮件处理的实际情况，特制定重要类、普通类邮件的拟写要求，及重要类邮件发送流程。

一、对外邮件类别

对外发送邮件的可大致分为两大类别：

㈠重要类对外邮件

1. 反馈投诉、整改单类

2. 客户更改配餐要求或我司申请调整餐谱类

3. 协调合同、餐价变更类

㈡普通类对外邮件

1. 申请调拨物资类

2．订单及相关咨询业务类

二、拟写邮件要求

拟写邮件时应充分考虑是否对我司的收益、商誉、形象有所影响，特别是对于客户提出我司较难接受的要求时，应充分从客户方面着想，逐条列明因由，并向客户请求谅解。对于邮件格式等的拟写要求如下：

㈠语义清楚

向客户发送邮件的语气应表现出我司积极为客户着想，字

句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。

㈡避免情绪化用词

在情绪不好时应调整心态，以避免语意的表达较激烈，对双方关系造成伤害。因每人背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同，所以在文字的使用上，需小心斟酌。

㈢引言及署名

在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。

㈣大纲归类

邮件编写前应编排大纲，以大纲及主要内容为中心进行编写，注意章与节之间序号的顺序。

㈤文法/错别字/标点符号检查

在邮件发送前，必须从头到尾先检查一遍，是否有文法错误、错别字、标点符号使用不当，特别注意核对客户名、网站、地址是否准确。

三、重要邮件发送流程：

对于各类重要邮件如：投诉及整改单类、客户更改配餐要求或我司申请调整餐谱类、协调合同及餐价变更类、洽谈地面业务类等的发送流程如下：