文件材料归类的一般方法

文件材料归类的一般方法

陈壮

文件归档（即对归档文件分类）是按立档单位的分类方案将归档文件归类（或分类）的过程，也是对年度、机构、问题、保管期限这4种分类标准进行2层（当不选择“机构或问题”分类层次时）或3层（当选择“机构或问题”分类层次时）分类的过程。无论采取何种分类方案，无论实行2层或3层分类，哪种分类标准在前，哪种分类标准在后，都应采用年度、机构、问题、保管期限这4种分类标准之中的部分或全部标准，并按如下方法对文件归类：

1．分年度。

分年度即将归档文件归入分类方案中相应的年度，也就是将文件材料按其形成或处理年度分开。按形成或处理年度分类与传统立卷方法采用的按归档年度分类不同，形成或处理年度指归档文件的签发年度、办结年度及专门年度。在按形成或处理年度分类时应注意如下四个问题：

（1）“形成或处理年度”主要指签发年度。签发年度指具有签发权的领导签发文件的年度。归档文件整理新方法规定的年度分类法的优点是便于操作，一份文件拿到手，只需看其发文时间，不去作逻辑判断，就可归入适应年度；此外，按签发年度归类方法非常明确，计算机容易判断，适合于计

算机辅助整理归档文件。缺点是不能集中针对同一年工作的文件材料，若干年后手工查找不方便。按签发年度归类时，应注意如下七个问题：一是一般情况下就按签发年度归类，如2002年签发的《中共上海市委关于学习党的十六大会议精神的通知》应归入2002年。二是计划、规划、总结、预算、决算、统计报表等文件材料不能按针对年度归类，如2002年形成的2003年工作计划，应归入2002年；2003年形成的2002年的年度工作总结、统计报表、干部（党员）名册，归档入2003年；“2002年工作总结和2003年工作计划”如果是2003年形成的，归入2003年；如果是2002年形成的，归入2002年。三是法规、标准性等文件不能按执行年度归类，如2003年批准、通过、发布的2004年执行的文件或标准，归入2003年。四是跨年度的文件材料仍然归入签发年度，如五年或十年工作规划，五年或十年工作总结，仍按签发年度归档。五是一份文件有多个年度时，仍归入签发年度，如干部任免、机构批准成立等文件，有上报日期、讨论通过日期、文件起草日期、正式发文日期、公布日期、文件发出日期、文件收到日期等，应归入正式发文日期所指的年度。六是如果联合发文中各办文单位会签年度不一致，仍归入最后签发年度，如《湖北省民政厅、湖北省档案局关于印发〈湖北省社区档案工作管理暂行办法〉的通知》2002年由湖北省档案局代起草并会签，2003年由湖北

省民政厅最后签发，归入2003年。七是归档文件上没有签发年度时，要通过分析文件内容、形式来考证和推断文件的签发年度，并归入该年度。

（2）“形成或处理年度”还指办结年度。办结年度指的是某些跨年度形成的文件，无论开始在哪个年度，分类时都应将其归入办结年度。按办结年度归类主要指如下四种情况：一是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度，如2000年至2003年办理的某案件文件材料，2003年结案后，其归档文件材料归入2003年。二是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年，如2002年底开幕的某个会议，2003年初闭幕，其整个会议文件材料归入2003年。三是在整理归档文件时已收到的跨年度形成的复文一般应与来文（或去文）一道归入复文年度，如2003年整理2002年归档文件时就已收到的2003年形成的上级机关对本机关2002年请示的批复，这件批复与请示一道归入2003年（有的省规定来文与复文分别为一件，分类时就各归各年度；还有的省规定来文与复文为一件，归入复文年，去文与复文分别为一件，分别归入各自的形成年）。四是跨年度的会议记录本，归入记录结束交档案室归档的年度。

（3）“形成年度”在以专门年度安排工作的单位或部门，主要业务文件应归入的年度指的是专门年度。“专门年度”或称专门工作年度指的是某些系统或行业不以1月1日至

12月31日计算为一个年度，而按本行业或系统的习惯专门规定一种起止日期来计算年度和安排工作，如学校以9月1日至次年8月31日的教学年度安排工作；会计按会计年度来安排年度工作。对这些按教学年度、兵役年度、会计年度等安排工作形成的主要业务文件，应按其专门年度归类，其他文件则按一般年度归入相应年度，如：“某校关于加强2001至2002学年度教学重点工作的通知”，归入2001至2002学年度；“某校关于进一步做好2001年校内安全工作的通知”归入2001年。当按专门年度、一般年度这两种分类年度的归档文件实行综合管理时，必须两种年度的分类结合进行，即分别分类、互相结合、统一管理，也就是将这两种年度分类方法的文件分别归入相应的年度，再将其归入合并的类目中，如2001年按一般年度归档的一般文件与2001至2002年按教学年度归档的教学方面的归档文件合并归到“2001年度与2001年至2002学年类”；2002年按一般年度归档的一般文件与2002至2003年按教学年度归档的教学方面的归档文件合并归到“2002年度与2002年至2003学年类”；如此类推。前例两份文件均归入“2001年与2001至2002学年类”。

（4）当几份文件“为一件”时，“形成或处理年度”指的是排在最前面文件的签发年度。即当正本与定稿为一件、正文与附件为一件、转发文与被转发文为一件、来文与复文

为一件时，将这些文件分别归入排在前面的正本、正文、转发文、复文的签发年度。如跨年度的请示与批复、报告与批示、函与复函、报告与通知、通知与补充通知等为一件时，分别归入其批复、批示、复函、通知、补充通知签发的年度中。报表、名册、图册等归档文件材料中有不同年度时，归入最后的形成年度。

2．分机构。

按机构分类，即将归档文件按其形成或承办的机构归入分类方案相应类目的过程。机构的类名就是内设机构的名称，如党组、办公室、业务一科、业务二科等。类名一般用内设机构全称，当全称太长时，可用规范化的简称。类目排列应按“三定”方案中的内设机构顺序，或将综合性机构排在前、专业性机构排在后。当选取机构作为归档文件的分类标准时，归档文件在分年度（或分保管期限－年度）后进一步分类。在按机构分类时，一般来说综合性文件材料应归入文秘综合部门，专门性文件材料归入业务部门。在实践中应注意如下八个问题：

（1）在一个单位中只能以该单位或该单位文秘部门（如办公室、秘书局、秘书处、秘书科、秘书股）对外发文，其他部门不得对外发文。因此，业务部门起草的文件材料署名不是业务部门，对于这些业务部门承办的文件应归入相应的