3.2字处理和表处理教案

一、woｒd目录

任务一、生成目录

1. 将插入点放在“目录”下方恰当位置,选择菜单“插入→引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡（图18)。

图１8 2. 完成与目录格式相关的选项设置之后,单击“确定”按钮，Wｏrd即可自动生成目录（图20）。

图20

任务二:思考为什么缺少目录“四、奖项设置、五、“活动”组织”

1、对比三“竞赛类项目”项目分类、竞赛规则及有关要求和四、奖项设置两部分有什么区别

2、将光标放到四、奖项设置行前然后选择标题1

3、对目录进行更新。操作方法为：将鼠标移至目录区域单击右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框,选择“更新整个目录”单选框,然后单击“确定”即可更新目录(图２5)。

图2５

任务三、思考一级目录和二级目录的区别

1、光标定位到“（二）竞赛规则”

然后再更新目录

二、邮件合并

第一步：准备数据源

２０10年山东省机器人竞赛奖次总表.xlｓ

第二步：准备模板

山东省20１0年海信杯中小学电脑机器人竞赛获奖证书.doc

第三步:邮件合并

1、打开山东省２010年海信杯中小学电脑机器人竞赛获奖证书.doc

,从＂工具"菜单中依次选择＂信函和邮件" >> ＂显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三

2、设置数据源

点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个）,选择"201０年山东省机器人竞赛奖次总表.xls＂文件，单击打开，然后会再弹出一个＂选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"奖次总表"，直接点击确定,完成数据源设置。

3、插入数据域

这里,我以插入新生姓名为例。

3．a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学:"之前）

3.ｂ点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图：

3.c 单击关闭(ＭSＯfficｅ这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）

重复上述操作数次,依次插入其他元素（奖次)。全部完成之后,模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）:

4、查看合并数据

单击邮件合并工具栏上＂查看合并数据"的按钮（图三中＂插入Worｄ域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

第四步：完成合并

到此,邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录),并不生成Dｏc文档，而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后,新文档的效果图: