物业专项维修资金信息管理系统操作流程

物业专项维修资金信息管理系统操作流程

――日常收取部分

*系统用户名及密码

本系统共享市住建局物业监管处所开发物业管理信息系统的用户名和密码，故有资质的物业服务企业用户无须在本系统再行注册，其密码修改只能在物业管理信息系统中进行。无物管资质的物业服务企业则需通过本系统首页（）的“物管企业注册”先行注册，再由区维修金管理机构人员审核其注册信息，并为审核通过者创建用户名。

小区管理处作为物业服务企业的分支机构，由物业服务企业登录本系统后通过“基础信

息管理”－“小区管理处信息管理”页面的（“新建”、“删除”、“修改”、“查看”）菜单的“新建”按钮新增所辖小区管理处。新增的小区管理处信息无需审核，即可生效使用，并可由区维修金管理机构人员为其创建用户名。

业委会用户首先通过系统首页的“业委会注册”按钮注册，再由区维修金管理机构人员审核其注册信息，并为审核通过者创建用户名。

以上三类用户的用户名可通过系统首页的“用户名查询”按钮查知，其用户初始密码为１，操作员登录系统后应尽快通过“系统管理”－“用户管理”－“密码修改”菜单修改该密码。

注：为以上三类用户创建系统操作员时最好授权至具体人员，以助于区分责任，消除多用户混杂使用同一用户名可能存在的安全隐患。例如：和谐花园业委会注册并经审核后，尽量不创建hxhyywh （该业委会拼音的首字母组合）这样单位级别的用户名，而联系获知其业委会主要经办人员姓名为王建国、李建党后，为该2名经办人员创建用户所属机构为“和谐花园业委会”的用户名wangjg和lijd。实施流程：

1、业委会/无资质的物管企业/小区管理处注册

对于未成立业委会的社区，可注册类型为“业委会”，属性为“临时”的××业委会筹备组。业委会正式成立后，申请区中心经办人员变更其注册信息即可（需变更信息包括：名称、属性、本届业委会起始截至时间等）。

针对业委会注册需要首先选择的物业区域选项，存在以下几种特殊情况，请参照以下（1）～（3）的不同情况分别加以实施：

（1）物业区域在系统中不存在，无法注册。请先按照物业服务企业完善社区信息的操作流程A～E操作，然后重新进行业委会注册。

（2）物业区域在系统中显示为多个项目区域（如××花园在系统中显示为××花园一期、××花园二期、××花园三期，或××花园南区、××北区等情况），但几个项目区域实际由一个业委会和一家物业服务企业管理。此种情况下请停止注册，并通知市管理中心归集使用科（电话：83217379）通过物业区域合并，将项目区域合并为一个自然社区。此后，业委会再在合并后自然社区的基础上申请注册。其他如每个项目区域有不同的业委会，或由不同的物业服务企业、小区管理处管理，或每个项目区域有独立的维修资金专用账户等情况，都无须合并项目区域。

（3）系统中显示物业区域名称与小区实际名称有偏差，请通知市管理中心归集使用科（电话：83217379）先更正社区名称，再进行业委会注册。

2、区中心审核注册信息并为其创建用户

区中心人员审核注册信息：审核业委会注册信息通过菜单“基础信息管理”－“业委会信息管理”－“业委会审核”实施；审核无资质的物管企业注册信息通过菜单“基础信息管理”－“物管企业注册信息审核”实施。审核退回信息有误者，并通知其重新注册；审核通过注册信息无误者后，通过联系人获知该类型用户系统经办人员名单（通常经办人员应为2人或以上），并为具体经办人员创建系统登录帐户。

3、业委会关联小区管理处/物业服务企业

业委会经办人员登录系统，通过“基础信息管理”―“业委会信息管理”－“申请小区管理处关联”提出将所辖小区关联至物业服务企业或小区管理处，使其在系统中具有管理小区权限的申请。

4、区中心审核关联小区管理处/物业服务企业的申请

区中心人员根据业委会提供的相关纸质文件审核关联申请，相应菜单为“基础信息管理”－“业委会信息管理”－“审核小区管理处关联”。不通过则退回；通过，则被关联的物业

服务企业或小区管理处将在系统中具有管理小区的权限。

5、申请代收付帐号签约并完善相关信息

物业服务企业/小区管理处点击菜单“基础信息管理”－“签约信息管理”－“签约信息申请”后，录入本社区专用维修资金帐号的相关信息（该帐号信息应与纸质《深圳市物业专项维修资金收付款协议》中的帐号信息严格一致），提出代收付帐号签约申请。

注：申请签约时录入系统的帐户名不能超过40个字符，即20个汉字。物业服务企业/小区管理处在帐户名超过以上限制时，需要灵活调整，将其控制在20个汉字长度内。

若系统中社区栋、分户信息完整，且物业服务企业拟交存日常维修金，则物业服务企业可直接致电区中心开通日常维修金收取金额自动核算功能；若信息不完整，还需按步骤A～D先完善社区信息。

6、区中心审核代收付帐号签约申请

区中心经办人员依据《深圳市物业专项维修资金收付款协议》的内容审核系统中代收付帐号签约申请的内容，相应菜单为“基础信息管理”－“签约信息管理”－“签约信息审核”。一旦该申请信息审核通过，则社区维修资金收、付款在系统中都通过该帐号实施。

同时，对于确定欲交存日常维修金的社区，通过“维修资金管理”－“日常维修资金收取管理”－“日常维修资金开通”菜单开启该社区应交存日常维修金的自动核算功能。7、物业服务企业发起日常收取维修金的交存申请

物业服务企业人员登录系统，发起日常维修金的交存申请，相应菜单为“维修资金管理”－“日常维修资金收取管理”－“日常交款申请录入”。

8、区中心经办人员审核日常维修金的交存申请

区中心人员审核日常维修金交存申请，相应菜单为“维修资金管理”－“日常维修资金收取管理”－“日常交款申请审核（复核）”。审核退回不通过者；通过则发送申请至银行待其自动扣款，并将一份《日常维修金交存名册表》报送市中心。

9、银行自动扣款。

物业服务企业完善社区信息的操作流程：

A、物业服务企业完善物业区域概要信息

物业服务企业登录系统，创建物业区域概要信息（包括社区名称、各栋名称等），并等待区中心审核以上信息。实施菜单为：“基础信息管理”－“非产权信息管理”－“物业区域/项目栋管理”。

注：一旦系统中创建了物业区域，即便未经审核，业委会也可基于该社区信息进行注册。

B、区中心审核社区概要信息

区中心人员审核物业区域概要信息，对应菜单为：“基础信息管理”－“非产权物业信息管理”－“项目栋审核”。对信息有误者审核退回；对信息无误者审核通过，并通知市中心归集使用科进行项目栋关联，完善社区分栋的详细分户信息。

C、市中心关联项目栋信息或物业服务企业录入分户信息

市中心人员进行项目栋关联操作，对应菜单为：“基础信息管理”－“非产权物业信息管理”－“项目栋关联”。若产权登记系统有该区域分栋的详细分户信息，则关联成功，系统中社区分户数据完善，无须实施步骤D；若产权登记系统中没有该区域分栋的详细分户信息，则关联失败，需通知物业服务企业根据管理社区的实际情况，准备各栋的详细分户信息，并录入系统，对应菜单为：“基础信息管理”－“非产权物业信息管理”－“分户信息管理”。

分户信息管理页面的主要菜单为，物业服务企业可以通过“下载excel表格模板”按钮下载一个表格模板，在该模板上录入分户信息，再通过“上传Excel分户信息”按钮将以上文件上传到系统中完成分户数据录入；也可以通过“手工录入”按钮直接在系统页面上录入分户数据。

D、区中心审核分户信息

区中心人员审核分户信息正确与否，对应菜单为“基础信息管理”－“非产权物业信息管理”－“分户信息审核”。不通过则审核退回，由物业服务企业重新准备并录入分户信息；通过则社区物业信息完善。