城建档案归档操作指导书资料

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城建档案归档操作指导书

本指引适用于各区域总部/城市/项目公司及项目部的档案管理人员，旨在规范档案的日常管理的工作标准。

一．城建档案的归档时间

1．根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2．各公司/项目应在项目施工过程中督促施工单位及时收集工程文件并整理立卷，定期组织专业工程师、监理单位对归档的建设工程文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。

3．各公司/项目应在项目竣工后及时组织施工单位进行档案验收，并及时向当地城建档案馆移交项目竣工档案。

二．城建档案归档的质量要求

1．纸质文件归档的质量要求

⑴.归档的文件材料应为原件；

⑵.归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施

工、监理等方面的技术规范、标准和规程；

⑶.归档文件材料的内容必须真实、准确、与工程建设实际相符合；

⑷.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，

不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复

写纸、铅笔等；

⑸.归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续

完备；

⑹.归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面

(297mmX210mm)，图纸采用国家标准图幅；

⑺.归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不

得使用计算机出图的复印件。

⑻.所有竣工图应加盖竣工图章，且应满足以下要求：

①竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、

审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理总监；

②竣工图章的尺寸按国标规格为：50mmX80mm，样式见示例图2-1；

③竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。

竣工图章示例如下（图1）

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图1 竣工图章示例

⑼.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更、修改依据；凡施工图结构、

工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；

⑽.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

2．电子文件归档的质量要求

⑴.电子文件能通过指定的设备和软件完整、清晰再现；

⑵.电子文件内容真实、完整、准确，与修改完善的竣工图纸内容和版本一

致，电子图签栏的人员姓名应输入齐全，各种管线测量点和技术要素数据必须注记完整,与竣工图纸及技术要素表的各种技术要素数据完全一致电子印章和电子签名齐全；

⑶.电子文件归档时应包括相应的背景信息和元数据，以及保证电子文件完

整再现的其它非通用软件工具，对无固定的引用块文件应固定在所在图的位置；

⑷.同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件应在内容、相关说明及描述上与其保持一致；

⑸.应编制相应的电子文件归档目录，电子文件归档目录可采用Word或

Excel或文本编辑器编制；电子文件名宜采用二位以上便于核对的汉语拼音名或相应的英文或数字作为代号名，也可以直接用不带汉语的图号命名，电子文件代号名与电子文件文档目录的代号名应完全一致；

⑹.文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；竣工图电子文件应为

CAD的DWG格式，建筑效果图电子文件应为JPG格式；纸质文件的扫描电子文件通用格式为JPEG或TIFF，黑白扫描，200dpi的分辨率；视频和多媒体电子文件以MPEG、Avl为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；

三．档案的整理

档案整理工作，就是档案的分类、组卷、编目等。

1、组卷

组卷原则：

⑴.建设工程文件应真实和完整。

⑵.应遵循建设工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。

⑶.文字材料与竣工图分别组卷。

⑷.便于档案的保管和利用。

⑸.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程分别组卷。

⑹.由若干个施工单位共同承担的项目，工程文件应按照“谁施工，谁编制”的

原则分别组卷。

组卷方法与卷内文件排列

1.组卷方法

⑴.按照建设程序，即工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣

工验收文件五部分分别组卷；

⑵.工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；

⑶.监理文件按单位工程、分部工程、专业、工程阶段等组卷；

⑷.施工文件按单位工程、分部工程、专业、工程阶段等组卷；

竣工图按单位工程、专业组卷；

⑸.竣工验收文件按单位工程组卷。

2．组卷过程中应注意：

⑴.案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

⑵.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

3.卷内文件的排列

⑴.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示和批复、同一文件的正本

与定稿、正件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，正本在前，定稿在后，正件在前、附件在后的顺序排列；

⑵.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；

⑶.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

2、案卷的编目

⑴.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

⑵.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，

背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

⑶.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，

不必重新编定页码。

⑷.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页号。

卷内目录的编制：

1．卷内目录式样宜符合本规范附录A的要求。

2．序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3．责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4．文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

5．文件题名：填写文件标题的全称。

6．日期：填写文件形式的日期。

7．页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8．卷内目录排列在卷内文件首页之前。

卷内备考表的编制：

1．卷内备考表的式样宜符合本规范附录B的要求。

2．卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

3．卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

案卷封面的编制：

1．案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录C的要求。

2．案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。