会议管理办法—制度

会议管理办法（试行）

第一章总则

第一条为规范公司会议管理，提高会议质量，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，特制定本办法。

第二条本制度适用于公司规定的定期会议及各种专题会议。

第二章组织与职责

第三条公司会议,归纳为四类：

(一) 公司级会议：总经理办公会、党政联席会、党委会、公司职工代表大会以及各种专题会议，应报请总经理批准后，由相关部门负责组织召开。

(二) 专业会议：系全公司性的技术、业务综合会（如经济活动分析会、生产技术会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。

(三) 部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门负责人决定召开并负责组织。

(四) 班组会议：由各支部或班组负责人决定并主持召开。

第四条上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、座谈会等）由办公室受理安排，有关业务部门协助做好会务工作。

第三章会议安排与工作程序

第一节会议安排

第五条例会的安排

为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：

(一) 行政技术会议：

1.总经理办公会：研究、部署生产、经营、行政工作，讨论决定公司的重大问题。

2.公司职工代表大会：总结全年工作情况、部署新的一年工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

3.经济活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经济活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，提高公司经济效益。

4.安全工作会：汇报、总结安全生产工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

5.技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。

6.生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。

7.部门办公会：检查、总结、布置工作。

9.支部、班组会：检查、总结、布置工作。

10.班组班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

(二) 各类代表大会：

1.职工代表大会。

2.党员代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会。

(三) 民主管理会议：

公司民主生活会。

第六条其它会议的安排

凡涉及多个部门负责人参加的会议，均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后，方可召开。

第二节工作程序

第七条会议组织者的责任

(一) 会议发起人和主持人

1.确定会议目的；

2.确定会议议程及参会人员，审核会议通知；

3.控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；

4.掌握会议时间；

5.确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为；

6.会议结束前提出未完成事项，分配工作任务，要求责任明晰，完成期限明确具体；

7.会议纪律的监督执行；

8.会议决议或对策实施效果跟踪验证。

(二) 通知人的责任

1.拟订会议通知(内含会议议程)，发送至各参会部门或人员；

2.会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。

(三) 记录人

1.组织参会人员签到；

2.现场记录会议内容(文字记录)；

3.会议纪要的整理、报批，并发送至指定人员；

4.检查、协调和跟进会议执行状况；

(四) 参会人员

1.事前准备相关会议资料；

2.遵守会议纪律；

3.会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动；

第八条会议准备和要求

(一) 议题准备

各类型会议召开前均要拟定会议议题，通知与会人员，各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长。

(二) 会前协商

会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。

(三) 资料准备

会议召开前需就会议议题收集、整理有关资料，必要时可列简要的书面提纲，并在会前提前半天以上送至与会人员，便于与会人员阅读并准备意见。

(四) 拟好会议议程

会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。

(五) 落实会场

会议召开前要提前落实会场（备好多媒体、坐位、座签、茶具茶水、水果等）。

(六) 发言要点

参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚。

(七) 与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场。

第九条会议纪要与督查

(一) 会议记录人在会议结束后形成会议纪要，总经理办公会会议纪要报总经理批准后，发送至与会人员；各种专题会议报分管领导批准后，发送至与会人员，同时抄送总经理。

(二) 会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议，逐项落实。决议落实人员负责检查相关人员落实决议或有关工作的完成情况，并向会议主管部门汇报。

第十条会议纪律规定

(一) 与会人员准时到会，并在《会议签到表》(见附件一)上签到，否则按缺席处理;

(二) 会议发言应言简意赅，紧扣议题;

(三) 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言;

(四) 参会人员在会议期间不随意走动、交头接耳;

(五) 会议召开期间，与会人员遇突发事件急须处理时，应通知会议负责人；

(六) 需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；

(七) 参会人员因突发事件不能准时参加或缺席时，至少提前半小时通知会议负责人，或委托职务代理人参加；

(八) 与会人员会议期间将手机关机或将手机调为振动，会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需到会场以外的地方接听；

(九) 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。

第四章附则

第十一条本办法由办公室负责解释。

第十二条本办法自颁布之日起施行。

附件：1.会议签到表

2.总经理办公会会议议题审批表