某某电力公司档案管理规范
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前言
1、本标准是根据《建设一流供电企业考核标准》的要求,为了加强对公司企业档案工作的管理而制定。
2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。
3、本标准起草人:
4、本标准审核人:
5、本标准审定人:
6、本标准批准人:
7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。
目次
前言 (1)
目次 (2)
1 适用范围 (2)
2 引用标准 (3)
3 管理职能 (3)
4 管理内容与要求 (4)
5 检查与考核 (10)
附:企业档案分类表 (10)
1 适用范围
1.1本标准规定了公司企业档案管理的职能、管理内容与要求、检查与考核。
1.2 本标准适用于公司及各基层单位的档案管理。
2 引用标准
能源部《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》
国家档案局《文书档案保管期限表》
国家档案局、国家计委《基本建设资料管理暂行规定》国家档案局、国家经委、国家计委《国营企业档案管理暂行规定》
国家档案局《企业档案工作目标管理办法》
3 管理职能
3.1 总经理工作部(公司办公室)是公司档案管理的归口管理部门,设档案专责负责公司档案的日常管理工作。
3.2 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策,负责组织制定企业档案管理的实施细则。
3.3 负责企业文书、会计、科技、声像等档案及资料的管理工作。
3.4 研究企业档案工作规律,制定档案工作计划、方案。3.5 对基层单位的档案工作实行指导和监督,开展业务培训工作。
3.6负责组织企业档案目标管理工作,使档案管理达到与企业管理相适应的水平。
3.7企业档案实行集中统一管理,维护档案的完整与安全,
为公司生产经营、建设和科学研究服务。
4 管理内容与要求
4.1 归档管理
4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料(含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料),都应当及时归档。凡属应归档的文件材料,各有关部室应按公司制定的企业档案归档范围,由兼职档案员收集齐全、完整、准确,并进行整理,于第二年一季度前按照归档要求移交到综合档案室集中统一管理。
4.1.2 企业生产(施工)活动中形成的科技文件材料(含各种特殊载体材料),由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责收集、整理,工作完结后立即交综合档案室科技档案人员存档。
4.1.3 科技档案人员必须参加重要设备开箱、工程竣工验收、科研成果鉴定和有关生产技术会议。
4.2 归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
4.2.1 归档的文件材料必须准确地反映本企业生产、科研、基建和经营管理等方面的情况。
4.2.2 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。
4.3 归档范围和管理期限
归档范围、立卷类目,保管期限主要参照原能源部《电力工业企业档案分类规则供电档案分类表》、国家档案局《文
书档案保管期限表》,结合公司实际情况制定。
附:公司档案归档范围、立卷类目、保管期限表。
4.4 档案分类
公司档案根据其形成特点分为十大类。即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、生产调度、科学技术研究、基本建设、设备仪器,共设十个一级类目,其类名、代号见附表。
4.5 编制档案总目录、档案分目录、底图目录和案卷目录工作。
4.6 档案保管
4.6.1 接收档案必须认真验收,并填好移交清册。
4.6.2 档案要专柜存放,排架要科学,便于查找。
4.6.3 底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。4.6.4 胶片、照片、磁带的保管,要有特制的密封盘,按编号顺序排列在专用柜内,库房应符合规定的要求。
4.6.5 要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破坏和载体变质的档案,要及时进行修被和复制,库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要填写清楚。
4.6.6 档案库房的要求:库房必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
4.7 图纸的修改、补充
4.7.1 修改已归档的图纸,要有经分管领导批准的图纸修改、补充通知单。
4.7.2 修改内容较小时,可直接在图面上“杠改”、“括改”或者发送“变更通知单”,“杠改”、“括改”时应在修改处标注“修改标记”。
4.7.3 修改内容较多时,应绘制新图代替,原来的图纸作废。采用新图纸列入原图纸目录,并注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图纸的编号,根据需要另行保管。
4.7.4 整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后,根据需要另行保管。
4.8 档案鉴定
4.8.1 要根据国家和有关部门的规定,根据本公司制定的档案保管期限表,开展鉴定工作,由档案鉴定小组每年进行一次鉴定。
4.8.1.1 对有长远利用价值的档案应永久保存。
4.8.1.2 对在一定时期内有利用价值的档案,分别为长期或短期保存。
4.8.1.3 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4.8.2 鉴定工作要由有公司分管领导、各专业部门负责人、
专业技术人员和档案人员参加鉴定小组,直接对档案进行鉴定。每项鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定时间。
4.8.3 鉴定工作在每年四月份进行。
4.8.4 档案通过鉴定,要求达到规定保管期限标准,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,负责档案工作的公司分管领导,应及时责成有关部门的人员负责修改补充。对定期和已超过保管期限的档案进行鉴定,应提出存毁意见。
4.8.5 销毁档案必须严格掌握,慎重从事。销毁前要编制清册,提出销毁报告,经公司分管领导审批并报送有关档案管理机关备案,销毁档案时,要严格执行保密规定,指定专人监督,监销人应在销毁清册上签字。
4.9 档案统计
4.9.1 档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
4.9.2 要搞好档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。
4.10 档案管理现代化
要把档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑,要逐步应用以计算机为主,包括办公自动化等现代管理手段。