商务秘书实务(第二版)
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商务秘书实务
14:47
1
第一章 商务秘书概述
14:47
2
第一章 商务秘书概述
第一节 第二节
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求与行为规 商务秘书工作入门
范 第三节
14:47
3
主要内容
一、商务秘书 二、商务秘书工作
14:47
4
1、商务秘书的定义
秘书是上司的近身参谋和助手 是主要从事文牍性、信息性、协调性和 事务工作的人员 是一种广泛的社会职业 是办文、办会和办事的人员
14:47
21
秘书的见习与入门
新上任的秘书要做好以下准备（1）
第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司 的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告 战略以及各种基本的经济数字。 第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任 秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼， 尽快地和上司达成工作上的默契。
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5
2、秘书的类型
从组织的性质分类 政务秘书 商务秘书 司法秘书 外事秘书 教育秘书 从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
6
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
首先是助理文书级也常被称为“见习秘书” （reception）其主要工作内容是负责打字、接待、 电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约 会等。 其次应是文书级。也常被称为“正式秘书” （secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件， 收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授 文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织 材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理 小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密 文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求， 涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检 查工作、会议工作、差旅准备工作、操 办事务、应对突发事件等。
（3）主动创造性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、 辅助决策的调查研究工作等。 10
三、秘书工作的特点
辅助性
综合性
中介性
机要性
潜隐性
14:47 11
秘书面临的新挑战
全球化的视角 科技的飞速发展
20
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秘书的面试技巧（3）
第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是 申请的职位相关的材料事先要准备好。 第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间 和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘 书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式 要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手 部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、 耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方， 以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性
利益性
竞争性
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Fra Baidu bibliotek
秘 书 工 作 的 主 要 内 容
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、 商 务
（1）日常事务性工作
2
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、 电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、 保密工作、档案工作、信访工作等。
（2）上司指派性工作
7
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。 最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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口头表达、书面表达
清楚授权范围、知晓办事 渠道、了解办事程序、熟 悉相关业务、掌握相应人 际网络、知道轻重缓急、 懂得变通 调查研究、辅助决策 督查落实 运用公关技巧、懂得礼仪 常识、善于处理冲突、自 我监控力强
2、办事能力 3、协助管理能力 4、交际公关能力 5、操作能力
各种办公设备
适应不同组织、文化和社 会环境、应变突发事件 17
23
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管理理念的变化
人力资源的新要求 企业文化的变迁
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12
未来秘书的发展趋势
智能化：专业技能、人际关系技能、理
念分析技能 专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范 商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构
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秘书的面试技巧（2）
第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。 第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
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新上任的秘书要做好以下准备（2）
第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职 素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作 的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的 工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序 化，最终达到科学化。 第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有 序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处 理更为高效化 。 第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作 所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和 对国际化人才的更高要求。
商务秘书的能力素质
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一、商务秘书的职业道德
爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。
诚实守信，恪尽职守，把握分寸。
积极主动，当好参谋。
遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行 必果。 谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。 实事求是，客观准确。 勤奋好学，开拓创新。
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二 、 商 务 秘 书 的 知 识 结 构
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1、基础知识
人文科学、自然科学、外语、计算机…
2、相关知识
政治学、经济学、管理学、法律、心理 学、社会学、市场学、人力资源管理、 传播学 …
3、专业知识
秘书学、秘书实务、秘书礼仪、行政管 理学、公共关系学、会议学、文书学、 档案学、信息学、协调沟通学、信访学、 16 速记 …
1、沟通表达能力 三 、 商 务 秘 书 的 能 力 素 质
6、应变能力
1、身体健康
四 、 健 康 方 面
体力、精力、脑力
2、心理健康
乐观、开朗、稳健、坚毅、执着、 自制、幽默
3、交往健康
正常的心态和行为能力
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第三节 商务秘书工作入门
秘书的面试技巧（1） 第一，要争取通过面试这一关。面度之 前要仔细了解该公司或企业的性质、规 模、经营的范围、特色等 第二，要事先整理自己的思路，确定如 何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完 全一致
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第一章 商务秘书概述
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第一章 商务秘书概述
第一节 第二节
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求与行为规 商务秘书工作入门
范 第三节
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主要内容
一、商务秘书 二、商务秘书工作
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1、商务秘书的定义
秘书是上司的近身参谋和助手 是主要从事文牍性、信息性、协调性和 事务工作的人员 是一种广泛的社会职业 是办文、办会和办事的人员
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秘书的见习与入门
新上任的秘书要做好以下准备（1）
第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司 的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告 战略以及各种基本的经济数字。 第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任 秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼， 尽快地和上司达成工作上的默契。
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2、秘书的类型
从组织的性质分类 政务秘书 商务秘书 司法秘书 外事秘书 教育秘书 从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
首先是助理文书级也常被称为“见习秘书” （reception）其主要工作内容是负责打字、接待、 电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约 会等。 其次应是文书级。也常被称为“正式秘书” （secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件， 收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授 文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织 材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理 小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密 文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求， 涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检 查工作、会议工作、差旅准备工作、操 办事务、应对突发事件等。
（3）主动创造性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、 辅助决策的调查研究工作等。 10
三、秘书工作的特点
辅助性
综合性
中介性
机要性
潜隐性
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秘书面临的新挑战
全球化的视角 科技的飞速发展
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秘书的面试技巧（3）
第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是 申请的职位相关的材料事先要准备好。 第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间 和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘 书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式 要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手 部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、 耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方， 以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性
利益性
竞争性
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秘 书 工 作 的 主 要 内 容
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、 商 务
（1）日常事务性工作
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环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、 电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、 保密工作、档案工作、信访工作等。
（2）上司指派性工作
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。 最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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口头表达、书面表达
清楚授权范围、知晓办事 渠道、了解办事程序、熟 悉相关业务、掌握相应人 际网络、知道轻重缓急、 懂得变通 调查研究、辅助决策 督查落实 运用公关技巧、懂得礼仪 常识、善于处理冲突、自 我监控力强
2、办事能力 3、协助管理能力 4、交际公关能力 5、操作能力
各种办公设备
适应不同组织、文化和社 会环境、应变突发事件 17
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管理理念的变化
人力资源的新要求 企业文化的变迁
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未来秘书的发展趋势
智能化：专业技能、人际关系技能、理
念分析技能 专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范 商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构
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第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。 第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
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新上任的秘书要做好以下准备（2）
第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职 素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作 的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的 工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序 化，最终达到科学化。 第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有 序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处 理更为高效化 。 第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作 所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和 对国际化人才的更高要求。
商务秘书的能力素质
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一、商务秘书的职业道德
爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。
诚实守信，恪尽职守，把握分寸。
积极主动，当好参谋。
遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行 必果。 谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。 实事求是，客观准确。 勤奋好学，开拓创新。
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二 、 商 务 秘 书 的 知 识 结 构
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1、基础知识
人文科学、自然科学、外语、计算机…
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政治学、经济学、管理学、法律、心理 学、社会学、市场学、人力资源管理、 传播学 …
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秘书学、秘书实务、秘书礼仪、行政管 理学、公共关系学、会议学、文书学、 档案学、信息学、协调沟通学、信访学、 16 速记 …
1、沟通表达能力 三 、 商 务 秘 书 的 能 力 素 质
6、应变能力
1、身体健康
四 、 健 康 方 面
体力、精力、脑力
2、心理健康
乐观、开朗、稳健、坚毅、执着、 自制、幽默
3、交往健康
正常的心态和行为能力
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第三节 商务秘书工作入门
秘书的面试技巧（1） 第一，要争取通过面试这一关。面度之 前要仔细了解该公司或企业的性质、规 模、经营的范围、特色等 第二，要事先整理自己的思路，确定如 何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完 全一致