[浅谈施工单位强化工程档案的重要性]档案管理规范

[浅谈施工单位强化工程档案的重要性]档案管理规范

随着社会主义市场经济的不断完善和科学技术的不断发展进步，作为建设工程档案对于城市规划、市政建设和系统管理的重要性已为人们所普遍关注。但它对其形成的基本单位即建筑施工单位如何建立健全工程档案，确保城建档案完整、准确、及时、有效还没有引起人们足够的认识，特别是施工单位必须要强化工程档案建设和管理，还没有引起足够的重视。因此，本人根据工作实践，特对此作些探讨，以便引起施工单位对每个工程竣工档案的高度重视，与其他有关单位一起共同收集和采编好工程竣工档案，促进工程竣工档案质量的不断提高，使之形成一套完整的基础资料收集管理办法。

首先，工程档案是工程产品质量评定的依据。即有了完整的原

始工程建设资料，并加以存档，在整个工程交付验收时就能准确无误地依据这些原始凭证，来评定该项工程产品的质量等级是合格、还是不合格等，这一点作为施工单位是深有体会的。作为施工单位所承建的某项工程能否交付建设单位使用，是不是合格产品，除了竣工实测以外，关键的还是靠平时施工过程中形成的质量保证和分部、分项工程检验评定等级资料，以及监理公司和有关质量监督部门的原始记录和测评资料。如果这些资料平时收集齐全准确，逐项评定等级都是合格的，那么该项工程就可以通过有关部门验收并交付使用。如果总评定是合格工程的还可以参加瓯江杯及钱江杯评定。否则，即使你的工程再好，没有现场检验测评记录在案的原始资料即工程档案作为依据，

就无法让有关部门给你的工程评定等级，甚至无法交付业主使用，那么你的产品就得不到社会的承认和业主的接纳，带来的后果将是不堪设想的，包括经济损失和社会信誉损失。所以，施工单位在工程一开始建设就必须要建立健全一整套科学完整的工程档案管理办法，确保该项工程档案的准确性和完整性，并造册予以归档保存。这一点施工单位体会最深，其重要性不言而喻。

其次，工程档案是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问

题的依据。作为建筑工程，也是产品，在交付建设单位使用以后，也难免会出现这样那样的问题。那么这些问题是属于使用过程中的正常现象呢，还是属于质量问题，如果是质量问题，又是什么原因造成的，问题的根本所在是什么等等，这就必须借助于竣工档案资料来解决，尤其是工程的隐蔽部位，不可能把工程扒掉检验，这对于施工单位是何等的重要，直接关系到法律责任、经济责任和名誉责任。如果你没有详尽的原始工程档案作为事实依据，一旦出现问题，就无法分清楚是使用过程中的正常现象，还是使用不当造成的不正常现象，是先天质量不足呢？还是后天使用不当破坏造成。比如前几年有个单位新建成使用不久的住宅楼出现了整体倾斜的问题，一时人们沸沸扬扬，议论纷纷，都说是某某施工单位偷工减料，质量有问题，才会把楼建歪了，要找他们算帐。但事实又是如何呢?为此，主管部门专门组织了

事故处理领导小组，召集有关专家和专业人员对该工程进行实地调查，关键是借助平时积累的原始竣工资料档案进行核查、剖析、考证，终

于弄清楚了该住宅楼整体倾斜主要原因是设计计算原因。因为该楼的设计两侧重量相差较大，而在地基的设计上未作必要的处理，加之地质松软，导致了交付使用后的向一侧倾斜的现象。由此可见，有了竣工资料作为处理质量问题的依据的重要性，否则就无法洗清施工单位的不白之冤，因此，施工单位及时、准确、完整地搞好工程档案是非常重要的。

第三、工程竣工档案也与施工单位所承建工程的经济效益有直接的关系。为什么这样说呢?因为工程竣工档案是否齐全，与质量等级的评定有直接的关系。工程建设产品像其它产品一样合格才能交付使用，才能体现其价值和使用价值，否则你的劳动成果就得不到承认。同时，建筑产品也和其他产品一样，有个优良优价的问题，如果你所承建的工程取得瓯江杯及钱江杯，按照工程结算的有关文件规定，按工程造价的比例给予一定物质奖励，特别是取得瓯江杯及钱江杯的工程，都必须在工程交付使用一、两年后再评定，而一、两年后的工程在使用过程中如果没有明显的质量问题所评定的主要依据也只能是

软件――工程竣工资料档案。这样不仅使施工单位产生直接的经济效益，更重要的是为该施工单位取得应有的社会效益和企业形象效益，其内涵和外延的意义是非常重大的。还有一点，现在的建设工程为了保证竣工资料归档，建设单位都采取了扣押的部分工程款制度，而作为施工单位所形成的资料占整个竣工档案的很大部分，所以作为施工企业所形成资料是否齐全，是否按时归档，就要受到工程款的约束。

如果工程竣工资料不能按规定要求归档，工程款就不能全额支付，实际上扣押的部分就是施工单位的纯利润。因此，施工单位能否确保平时完整地搞好施工过程中的原始资料，并予以及时无误归档管理，直接影响施工单位的经济效益和社会效益以及企业形象效益。如某大厦原始资料齐全，归档完好，评选依据充分，这次被评为市钱江杯工程，业主为鼓励施工单位给予一次性奖励100多万元，同时，也是进一步激发和调动了施工单位的积极性，这也是施工单位重视原始档案工作的结果。

第四、工程竣工档案也是检验和衡量施工单位资质等级和信誉的依据。作为衡量建筑施工企业的等级，每年资审时不仅要看你单位的技术人员和设备，更要看你承建了哪些与你资格等级相适应的建设工程以及这些工程所取得的质量等级如何。但要做到这一点，取得上述凭证，也只有依据工程竣工档案，可以说非它莫属。因为只有那个里面该有的资料应有皆有。再比如参加工程的招标投标，作为施工企业参加予选的资格审查，其中就必须有曾承建过哪些有一定影响的和较大规模的工程，而这些资料凭证的取得也离不开竣工档案。如某大厦项目招投标前选择施工单位时，就是考证该公司、原来已承建过的工程项目质量资料、规模资料和等级资料以及施工评定资料后，再确定他们可以参加招投标的，事实说明这是对的、负责的和有效的。

第五、工程竣工档案也与工程承包单位负责人有直接关系。现在为了承建工程正规化，工程承包负责人也必须具备一定的承建工程能力，目前实行的项目经理制就是最主要的方法，而要具备经理条件，就必须看你是否承建过，承建了多少建设工程项目、质量等级，规模如何，而要取得这些资料，也只有从你已承建过工程的竣工档案中获得。还有施工单位的有关人员要评定、晋升职称，所需的大量的资料，也必须从你所负责的建设工程竣工档案中取得，如果你所承建的项目没有完整的工程竣工档案资料，就无法说明你的主要业绩和能力。这也是衡量一个施工单位人员素质和技术水平的关键所在。

第六、工程竣工档案与整个城市建设档案有密不可分的关系，它是城市建设档案资料的基础。大家知道，城市建设档案的主要是工程竣工档案，来之每个施工单位在承建城市建设项目过程中所积累起来的原始资料，工程竣工档案资料的收集、形成、编制和管理的质量层次直接影响整个城市建设档案质量的水准。只有完整、准确、有效的基层工程竣工档案资料，才能确保整个城市档案资料的完整性、准确性、及时性和有效性，才能充分发挥城市建设档案在整个国民经济建设和社会事业发展中的重要作用。由此可见，施工单位工程档案管理不仪关系着企业本身的生存和发展，而且事关整个城市建设和经济发展。