学术会议举办流程与技巧ppt课件

会场外围
会议室
房间布置
茶歇处
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酒店门口横幅（注意横幅内容）
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签到台全景
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报到处指示牌
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会场地点指示牌
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会场门口摆放公司宣传展架
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会场横幅（注意横幅内容并悬挂于主席台后）
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主席台铭牌摆放（按照会务礼仪安排）
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主席台物品摆放
（话筒、茶水、纸笔、公司宣传及产品资料）
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物品摆放
（投影欢迎词并播放欢迎音乐）
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开幕致辞及嘉宾介绍
（一般为公司领导）
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大会主席致辞
（内容需提前沟通，可以拟草稿）
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茶歇时间
（各区域推广人员积极参与促进客情）
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第一讲者授课
（内容需提前沟通、注意讲课时间）
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自由讨论
（安排专人递送话筒、预先安排提问或发言者）
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• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行
二、筹备会议
• 1、论坛活动举办意向确定后明确各项筹备 工作的时限要求及人员分工。
• 2、论坛前一天，按细节准备事项最后确认 各项工作的筹备情况，查漏补缺，并进行 会前动员，明确会议当天各项工作分工及 负责人。
• 3、论坛前一天，按物品准备明细表清点会 议物品，并重点注意准备现场签到表、论 坛日程表、客户住宿安排表、电脑桌面及 公司宣传片（十分钟版）。
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• 会场布置
• 前台接待
• 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行 • 答谢晚宴 • 会后事宜
房牌号、签到表，统一登记发放
（为简化流程，制作只需客户打钩的表格）
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会议议程注意每人发放一份
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引导专家于报到处题词
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用餐安排
• 1、会议当日午餐 我方人员：需提前（11：00）分批吃饭 客户：商务简餐
• 及时进行会议相关资料整理。 • 按事先制定的跟进计划： （大、小）学术活动跟进、医学顾问的培育
计划邀请客户名单
• 1、筹备会议中分析市场情况及专家拜访情 况，讲解会议必要性、紧迫性，从而调动 同事举办论坛的积极性。
• 2、经理、业务人员上报拟邀请客户名单 （附车船费预算及住宿意向），由总监审 批。
会议酒店选择
• 1、根据公司相应政策选择酒店，实地考察 会场、晚宴、茶歇、合影及配套设施（所 有项目尽力在同一家酒店）
• 2、提供给讲者的参考资料不得重复（特 别是关于血液吸附原理、材料的PPT）
• 3、参考资料不要使用公司LOGO模板
• 4、会议前5天，确保讲者的内容与论坛 的主题吻合。
• 5、会议前1天，支付专家讲课费，通过 最终版课件确保学术观点植入效果。
五、会议当天
会 议 当 天
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会场布置
集体合影 场地安排
• 2、与酒店业务经理沟通，争取提供一些优 惠或免费服务，明确收费的项目。
联谊活动安排
• 1、根据论坛邀请的目标客户及联谊时间 选择并考察酒店周边的娱乐项目。
• 2、新项目需现场考察，确保具有吸引力
费用预算及方案提交
• 1、上述四项均确定后，列出较为详细的费 用预算。
• 2、与同事沟通好各项费用的报销流程，以 防发生票据混乱及丢失的情况。
（茶水、纸笔、公司产品资料）
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投影仪、电脑及音响效果调试
37Leabharlann Baidu
立式奖台
（鲜花、写真、话筒、电脑、鼠标、鼠标垫、电源线、接线板、数据线、激光 笔）
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茶歇处
（专人负责提前半小时布置完成并注意看管）
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合影
（摄影师提前半小时到位、座次按照会务礼仪将第一排座位名单贴于椅背上）
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房间布置
（消费品撤掉、水果洗后摆放、温馨提示卡摆放）
• 2、答谢晚宴
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排
• 专家接送
• 会议进行 • 答谢晚宴 • 会后事宜
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送
• 会议进行
• 答谢晚宴 • 会后事宜
6、提示会议
进行
1、开幕致辞
的议程
会议进行
5、自由讨论 环节
2、茶水茶歇
4、提醒
3、照相
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嘉宾入场
三、客户邀请
客户邀请必须在公司已批准活动方案主 要嘉宾时间均确定无误后方可启动。
• 1、为顺利邀请到客户，保证参会人员的质 量，可争取获得医学会盖章的通知。
• 2、为了确定参会客户的数量，避免酒店房 间及晚宴的浪费，至少进行三次客户邀请 情况的确认。
四、讲者沟通
• 1、会议前10天，学术人员现场简述课件 制作的主要思路。
会议准备工作， 您做好了吗？
案例分享
省级论坛的开展
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会后跟进
方案提交
会议当天
组织 流程
筹备会议
讲者沟通
客户邀请
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一、会议方案提交
会议意向沟通
会
议
方
会议酒店选择
案
提
交
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会议意向沟通
• 1、根据公司相应政策及市场需要，明确论 坛的目的
• 2、筛选论坛的大会主席、主讲专家
• 3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及 时间安排
• 答谢晚宴
• 会后事宜
答谢晚宴
（公司人员分散坐于客户中间）
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• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行 • 答谢晚宴
• 会后事宜
六、会后跟进
会后跟进
• 限期完成各参会客户的跟进，包括通讯录、 合影及《跟进表》。（注：大会主席及讲 者不适合填会后跟进表，可调整其内容）
学术活动举办的流程与技巧
学术会议的开展不是最终目的， 而是提升销售的方法！
科室会
沙龙、病 例交流会
活动类型
省、市级 论坛
专家讲座
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科室会： 1、目的（开发、解决问题……） 2、主任支持 3、准备细节 4、会后跟进
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大型学术活动筹划
确定 时间
确定 地点
确定 内容
确定 细节
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如何保证会议质量及效果呢？