加强人力资源和社会保障系统档案管理

加强人力资源和社会保障系统档案管理

摘要：在社会主义经济建设不断加快的过程中，社会人力资源管理和社会保障

系统也日趋完善，这不仅更好的解决了社会劳动用工问题，同时也极大地改善了

民事民生，而在人力资源和社会保障工作开展的过程中，大量的人事档案资料必

须管理妥当，对此本文结合实践工作经验，对加强人力资源和社会保障系统档案

管理提出以下建议。

关键词：人力资源；社会保障系统；档案管理

引言

人力资源和社会保障系统档案管理工作直接关系到人民群众的切身利益，档

案管理工作的成效，直接决定着人力资源和社会保障系统工作的整体运转，但在

社会保障基金极具扩大的过程中，档案数量也越发庞大，这极大增添了社会人力

资源管理和社会保障系统档案管理的难度，因此为了能够更好地服务民生社会，

强化人力资源和社会保障系统档案管理研究十分必要。

1人力资源和社会保障系统档案管理现状

1.1档案管理分散

档案管理分散是现下人力资源和社会保障系统档案管理工作中存在的重要问题。在笔者的调查研究中发现，一些大城市人力资源与社会保障部门已经实现了

统一，但是在一些小城市之中，人力资源与社会保障部门还处于分离状态，因此

人力资源管理资料和社会保障管理资料配有不同的档案室，由于部门与部门之间

的分支比较多，而各部门之间的职责、运行及保管条件又各有不同，这就使得档

案集中管理面临较大的实质性问题，很难实现资源的共享和利用。若是部门与部

门之间严重脱节，甚至出现各自为政的现象，这势必会导致档案管理的科学性降低，同时还会出现重复投资、重复建设、重复管理等问题，造成人力、物力的严

重浪费，极大地增加了档案管理成本。

1.2档案整理方式落后

人力资源和社会保障系统档案管理工作，多是管理个人档案，具有档案数量

庞大、查阅次数多等特点，这就要求在开展档案管理工作时，必须要采用科学的

管理方法，这样才能帮助管理人员减轻工作压力，提升档案管理工作效率。但从

现下的档案管理整理方式分析，主要是采用按“件”整理或者按“卷”整理的方式，

而这些整理方式虽然各具优势，但是也都存在一定的弊端。如按“件”管理档案，

由于统计比较困难，因此耗费的工作量比较大，同时此种整理方式还是一种相对

繁琐的整理方式，容易出现档案归档差错。而按“卷”的管理方式，虽然便于保管，但是组卷比较繁琐，并且不利于档案的利用和保密，由此可以看出，现下的人力

资源和社会保障系统档案管理工作方式还比较落后，今后必须要对这些传统的管

理方式作出进一步的改进。

1.3档案数字化管理欠缺

当下是科技信息时代，因此人力资源和社会保障系统档案管理工作，也应该

广泛的应用信息技术，建立属于自身的软件管理和系统规划，这样不仅可以提升

人力资源和社会保障系统档案管理工作，同时也可以更好地为百姓提供服务。但

很显然我国现下的档案信息化、数字化发展水平还比较低，如数字化管理建设方

面信息系统缺乏精度，检索程序比较繁琐，甚至容易出现资料丢失问题。此外人

力资源信息还无法实施实时更新，数据库房调卷还没有实现完全的数字化档案管理，很多人力资源和社会保障系统档案管理工作还需依靠书面的形式进行记录，

这不仅占用了过多的时间，同时也极大的影响了人力资源和社会保障系统档案管

理工作效率。

2加强人力资源和社会保障系统档案管理措施

2.1实行档案集中统一管理

第一，要成立专门的人力资源和社会保障系统档案管理中心，专门负责档案

的收集、整理、保管和开发利用工作，从而全面地清查分散保管在以往各科室的

档案，在高度统一的管理下，使档案管理工作更加规范化，高效化，进而更好的

服务于民生。第二，今后应该建立查阅、借阅、装订、归档一体化的工作规章制度，并要求相关档案管理人员，能够做到按规章办事，从而为档案的集中统一管

理作出保障。第三，作为人力资源和社会保障单位的领导，必须要对档案管理工

作高度重视，同时组建由各级领导组成的档案管理工作组，对人力资源和社会保

障系统档案管理实行统一领导。第四，加大档案基础设施建设，为人力资源和社

会保障系统档案管理工作配备所需的设备，这也是保障管理工作高度统一的必要

条件。

2.2完善档案整理方式

首先，完善卷宗材料收集整理方法，人力资源和社会保障监测机构在正式立

案后，档案管理人员就需要开始收集本案从受理立案到结案执行的各个阶段文书

资料，同时在案件办结以后，还应该对收集的文书资料是否齐全做出全面的核查，若是发现文书材料不完备，要及时作出补充，而对于与本案无关的材料则应该及

时剔除，再进行排列整理。其次，对档案进行分类概况，如可以按照档案的所在地、所属公司、所管辖区域进行分类立卷，从而使档案管理工作变得更加清晰明了。最后，在进行人力资源和社会保障系统档案管理时，必须要建立统一的立卷

标准，从而避免出现不同立卷人由于自身理解和主观判断上的差异，从而造成档

案立卷差异问题发生。在立卷过程中，要明确案卷标题的统一拟写方法，确保标

题精简明了，同时应该涵盖招工表、劳动合同鉴证册等，这样才能避免日后出现

争议问题，从而为档案的后续开发利用创造便利条件。

2.3提升档案管理人员素质

在人力资源和社会保障系统档案管理工作中，档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列的工作，因此若是想要提升人力资源和

社会保障系统档案管理工作质量，档案管理人员自身必须要具备较高的素质，对

此笔者提出以下几个方面的建议。第一，挑选合格的人员从事档案管理工作。这

些人员必须要思想上进、责任心强、政治警惕性高，并且具有较强的纪律性，同

时可以熟、精、勤地掌握档案管理工作业务，这是提升人力资源和社会保障系统

档案管理工作质量的前提条件。第二，加强培训。从人力资源和社会保障系统档

案管理工作特点出发，开展多种业务培训工作，如要组织档案管理人员学习相关

文件精神，从理论知识和实践技能两个方面入手，提升档案管理人员的工作能力。此外，还应该加强档案管理人员的道德培训，从而推动我国人力资源和社会保障

事业取得更高的成就和进展。

2.4提升档案数字化管理能力

在新时期背景下，人力资源和社会保障系统档案管理工作，必须要实现从传

统管理方式到数字化管理方式的过渡，这样才能更好提升档案管理工作效率，从

而更好服务于民众与社会。具体而言，数字化档案管理就是要全面开展档案数字