文件会签管理办法4.25

文件会签管理办法

第一章总则

第一条目的

为进一步加强文件管理，规范公司文件会签审批流程，提高会签效率及文件质量，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司在管理过程中形成的重要事件、管理制度、操作流程、公务信函等具有特定效力的文书。（本文统称文件）第三条原则

会签工作应坚持及时、高效的原则，确保行文准确、规范，发文及时，保障工作环节相互关联、衔接，使各部门工作得以顺利的开展。

第二章会签文件概述

第四条需会签的文件包括：

文件内容涉及其他相关部门的；涉及全局性工作，需要相关部门协助的；文件或事项审批涉及公司原有规定的；其他需要会签的文件。

第五条会签审核的内容：

文件是否必要和可行；文件是否符合企业相关制度、规定；文件是否符合程序和权限；文件是否规范、科学、准确、恰当。

第三章会签程序

第六条经办部门根据需要，拟定文件内容，附《文件会签单》，注明发文部门及会签发起时间，由部门负责人签字后移交前台文员，由前台文员统一走会签流转流程。

第七条前台文员编制《文件会签流程进度一览表》（附件1），并按要求如实填写会签进度情况。上一个部门负责人会签完后应于1小时内流转到下一个部门进行会签。

第八条如遇部门会签负责人出差、外出等原因无法递交文件，前台文员应备注原因并在第一时间告知文件发起部门，发起部门负责人根据文件内容决定是否可先流转到另一部门进行会签。杜绝文件滞留在前台文员处。

第九条每部门会签时间原则上不得超过1个工作日，会签部门负责人认真阅读，及时签署会签意见，如会签表格内不足以签署会签意见，可另附表格。必要时可找文件发起部门负责人进行直接沟通，如遇特殊情况不能及时会签应告知前台文员。

第十条文件发起部门结合各部门会签意见，同相关部门进行沟通，对不能采纳的意见要及时回复原因。统一意见后对文件进行修改。

第十一条会签文件形成初稿后，由文件发起部门将文件和《文件会签表》一并报（行政部文件管理人员，由文件管理人员统一报）总经理和董事长审批。

第十二条完成文件会签审批程序后，文件发起部门将汇总会签意见确定后的文件及《文件会签单》交由行政部存档，并发送该文件电子文档给行政部。

第十三条行政部收到已完成会签流程的文档后1个工作日内发起华帅文件公示流程。

第四章会签要求

第十四条严格遵循文件审批权限，不得随意代签、随意签发。会签单上的书写须使用黑色、蓝黑色钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔，不得随意修改通过会签确认的文件。

第十五条行政部定期对会签流程情况进行统计，统计结果

关联部门绩效考核。

第五章罚则

第十六条违反会签管理办法，无故拖延会签时间，造成工作滞后的应根据情节严重程度予以100--1000元罚款。

第六章附则

第十七条本办法由行政部制定并负责解释。

第十八条本办法自正式发布之日起施行。

附件1 《文件会签流程进度一览表》

附件2 《公司文件会签表》

附件1

附件2： 会

签

内

容

文件内容（概述） 涉及金额（元） 部

门

负

责

人

意见

行政部意见： 工程部意见： 成控部意见： 财务部意见： 审监部意见：

总经理审批：

董事长审批：

备注：

1、本表用于特殊情况下，未走OA 流程文件会签审批办理。

2、本表由发文部门填制后，连同文件一起报各部门负责人提出修改意见，各部门负责人签核并上报总经办签批之后方可定稿；

3、发文部门保存本表及文件原件交由公司行政部存档。

合同（文件）会签表

发文部门：

发文编号： 会签日期：

发文名称：