简论档案信息资源开发利用

简论档案信息资源开发利用

发表时间：2012-08-20T11:27:09.687Z 来源：《赤子》2012年第6期作者：鲍莉

[导读] 可以说，档案信息资源开发是基础，利用是目的，二者互为因果，相辅相成。

鲍莉（山东省枣庄市峄城区财政局，山东枣庄 277000）

摘要：档案信息作为一种重要的资源，对其开发利用不仅是社会发展的要求，也是档案工作服务社会的必然选择。本文从档案信息资源开发利用的含义、档案信息资源开发利用存在的问题及对策三个方面进行了论述。

关键词：档案信息；资源开发；利用

档案信息作为一种资源已成为共识，开发档案信息资源，服务和谐社会已成为档案工作的一个中心课题，这是信息时代的要求，也是档案事业发展的必然结果。

1 档案信息资源开发利用的含义

1.1 信息资源。信息资源是经过人类选取、组织、序化的有用信息的集合。信息资源是信息的一部分，是信息世界中与人类需求相关的信息，信息资源是可利用的信息，是当前生产力和研究水平下人类所开发与组织的信息;信息资源是通过人类的参与而获取的信息，人类的参与在信息资源的形成过程中具有重要作用，特别是人类步入信息时代，科学的进步、社会的繁荣已离不开信息，信息资源的贫富状况和开发利用程度已成为衡量一个国家或地区文明水平的标准，是检验其经济、文化、科技乃至综合国力的重要指标。因此，重视与加强信息资源建设已成为人类的共识。

1.2 档案信息资源开发利用。档案信息资源的开发利用就是在档案工作领域运用现代信息技术采集、处理、传递和使用信息资源，提升档案工作质量的过程。顾名思义，档案信息资源的开发利用，包括开发和利用两个方面。开发的任务是生成有用信息，通过信息的生产来确保信息的供给。利用是实现信息的价值，确保信息能够在各项活动中发挥作用，形成效益。可以说，档案信息资源开发是基础，利用是目的，二者互为因果，相辅相成。

2 档案信息资源开发利用存在的主要问题

随着档案信息化建设的快速起步和不断深入，档案信息资源开发利用逐步得到各级档案部门的重视。但是，档案信息资源开发利用相对于信息化基础设施建设还比较滞后，是档案信息化建设中相对薄弱的一个环节，在一定程度上造成了“有硬件无软件、有软件缺数据、有数据难共享”的现象。总体感到，存在以下四个方面的问题。

2.1 “重硬轻软、重建轻用”的思想认识偏差。档案信息资源开发利用之所以滞后于档案信息化建设，主要还是思想认识问题。特别是“重硬轻软”思想比较突出，“重建轻用”问题十分普遍。

2.2 信息基础设施建设发展不够平衡。档案信息基础设施主要包括档案信息网络管理系统、数据库、信息安全防护设备等等。这些方面发展的不平衡，直接导致档案信息资源开发利用受到了诸多限制。

2.3 标准体系尚未全面建立。档案信息资源的开发必须在统一的技术体制和标准下进行，这是实现档案信息资源利用和共享的基础。由于档案信息资源开发利用缺乏相对统一的标准，加上开发方法不统一，档案信息资源开发利用存在着规范性和惟一性不强、各自为政等问题，没有很好地依据标准进行数据源建设，使人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能够无障碍、不失真地进行沟通和交换信息，档案信息资源在互连、互通、互操作方面存在明显问题，直接影响其作用的发挥。

2.4 信息安全防护存在隐患。在信息化程度不断提高的今天，信息安全是国家安全的重要组成部分，也是档案信息资源开发利用的首要问题。从实际情况看，核心硬件、软件和技术主要依赖进口，严重影响了档案信息化建设的质量与安全，直接导致在档案信息资源的开发利用中“有网不敢用、不放心”，给开发利用的深入发展带来了很大困难。

3 档案信息资源开发利用的对策

积极推进档案信息资源开发利用既是档案信息化建设的客观要求，也是提升档案服务能力的需要。依据档案信息化建设的发展大势，应重点做好以下四个方面的工作。

3.1 更新观念，提高认识。在推进档案信息资源开发利用中，必须确立三个观念:一是“信息制胜”的观念。切实认清信息就是战斗力，信息资源就是最重要的战争资源，把档案信息资源开发利用置于提高打赢能力的战略高度，抓好全面落实工作。二是“信息共享”的观念。信息的最大优势就是便于共享，只有在充分共享中才能发挥最大效益。但在档案工作的传统观念中，条块分割、自成体系的做法，是不能适应档案信息资源开发利用工作的。只有树立“信息共享”的观念，才会以统一的标准格式开发信息，才能积极主动地建立信息交换协调机制，把不同档案部门档案信息资源开发利用统一起来，充分发挥整体优势，尽快提高档案信息资源开发利用的工作效益。三是“需求牵引”的观念。档案信息化建设的首要问题是搞清需求、明确方向。档案信息资源开发利用更是如此，信息资源的内容、格式、存储方式、传输流程都需要需求的牵引。

3.2 统一规划，分步实施。档案信息资源开发利用是个庞大的系统工程，必须要在统一的规划和组织下，才能形成合力，加快发展。首先要坚持自上而下的原则，搞好顶层设计，打牢发展基础。顶层设计最为重要的是要有信息资源的宏观规划，各个档案部门要在上级的统一规划下，确定自己的信息资源开发利用框架。同时，要制定档案信息资源开发利用的法规和标准，明确各部门、各单位在信息资源开发利用中的责任，明确协调共享机制，确定数据格式和接口规范，保证各部门的档案信息资源开发利用工作是在统一规划和标准下进行的，为信息系统的综合集成，打下坚实的基础。

3.3 加强力量，完善机制。档案信息资源开发利用在信息化建设中的突出地位，要求我们必须加强力量，加大投入，加速档案信息资源开发利用的发展。首先要承认档案信息资源开发利用的价值和工作量，舍得投入。要增加档案信息资源开发利用作为各单位信息化建设或日常工作的经费，保证档案信息资源开发利用工作的顺利开展，保证数据工程建设能够尽快起步、顺利实施。其次，要增加一定数量的信息资源开发利用专职人员。尽管档案信息资源开发利用贯穿到档案工作的方方面面，不同单位、不同业务部门的人员都有职责参与到这项工作中，但信息录入、整理、分析和处理工作量大，需要人员多，必须有一定数量的专职人员从事这项工作。在经费、人员落实之后，最为重要的就是建立机制。档案信息资源开发利用工作重点要建立三项机制:一是数据更新机制;二是数据共享机制;三是日常应用机制，开发的档案信息资源只有在应用中才能发挥作用，使档案信息资源开发利用工作在实际应用中，不断完善，良性发展。

3.4 确保安全，提高效益。安全保密是档案信息资源开发利用的首要保证，没有安全，档案信息资源就不可能发挥效益，甚至是反面