173-项目的组织协调与沟通

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项目沟通中的问Βιβλιοθήκη Baidu及原因
常见的沟通问题 ➢ 项目组织或项目经理部内部出现混乱 ➢ 非事务性主题频繁干扰项目的重大议题 ➢ 信息传递不及时、不准确、不够全面 ➢ 应有的争执不公开讨论 ➢ 项目经理部中存在或散布不该有的气氛 ➢ 项目实施中的不一致和不同步 ➢ 项目得不到职能部门的支持
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项目沟通中的问题及原因
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项目沟通中的正式沟通
➢ 利用非正式沟通可以获取更多真实信息 ➢ 通过非正式沟通可以解决各种矛盾，协 调好各方面的关系 ➢ 可以产生激励作用 ➢ 获得的信息有参考价值，可以辅助决策 ➢ 有意识地利用非正式组织增强凝聚力 ➢ 重大决策前采用非正式沟通可缓解各方 面的矛盾，减小决策阻力，避免犯错误
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项目管理中几种重要的沟通
➢ 项目经理与职能经理的基本矛盾主要来 源于权力和地位的斗争，职能经理因承受 项目经理的压力和被动性而缺乏承担责任 的积极性，甚至产生抵制的心理 ➢ 职能管理是企业管理机构的一部分，作 为常设机构能寻求强大高层的支持 ➢ 以项目计划为主要信息沟通工具，项目 计划应尽力取得职能部门资源支持的承诺
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项目管理中几种重要的沟通
➢ 加强计划性和预见性 （3）业主应将项目策划和决策过程向项目 经理解释和说明，并提供详细的资料 （4）项目经理应正确对待业主所属企业的 其他部门或合资各方对项目的指导
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项目管理中几种重要的沟通
项目管理者与承包商的沟通 （1）让各承包商理解总目标、阶段目标以 及各自的目标、职责、项目的实施方案 （2）指导和培训各参加者和基层管理人员 适应项目工作 （3）不随意对承包商动用处罚权，或经常 以处罚相威胁，强调管理服务意识 （4）在招标、商签合同、工程施工中让承
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项目管理中几种重要的沟通
包商掌握信息、了解情况，以便正确决策 （5）鼓励承包商将项目实施状况、遇到的 困难、意见向项目管理者汇报，通过意见 的交换减少争执、谋求一致
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项目管理中几种重要的沟通
项目经理部内部的沟通 ➢ 项目经理与内部职能人员之间存在沟通 障碍 ➢ 建立完备的项目管理系统和工作流程， 明确划分工作职责、规定沟通方式、渠道、 时间，可提高项目经理部内部的沟通效率 ➢ 项目经理应主要从心理学、行为科学角 度激励组织成员的积极性
原因分析 （1）缺乏对项目目标、责任、组织规则和 实施过程的统一认识和理解 （2）多业主状况导致非程序干预 （3）缺乏对项目组织成员工作的明确的结 构划分和定义，人们不清楚其职责范围 （4）信息沟通系统设计功能不全 （5）项目经理的领导风格和项目组织的运
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项目沟通中的问题及原因
行风气不正 （6）项目协调会议主题不明，项目经理权 威性不强，或缺乏正确引导 （7）滥用分权和计划的灵活性原则 （8）组织运行规则的缺陷 （9）项目经理缺乏管理技能、经验和威信 （10）业主或企业经理不断改变项目的范 围、目标、资源条件和项目的优先级
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项目沟通方式
（2）主要方式 ※ 项目手册：项目的工作指南 ※ 各种书面文件 ※ 协调会议 ※ 各种工作检查 ※ 其他方法
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项目沟通方式
项目沟通中的非正式沟通 （1）概念 ——通过项目中的非正式组织关系而形成 （2）常见的形式 聊天、喝茶、吃饭、小组会议、现场观察、 旁听会议、走访…… （3）作用 ※ 良好的非正式沟通有助于组织目标实现 ※ 非正式沟通也有负面影响
系统内部的协调
人际关系的协调
项
组织关系的协调
目
协
需求关系的协调
调
范
围
与近外层关系的协调
系统外部的协调
与远外层关系的协调
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项目沟通
有关沟通和项目沟通的主要概念 ➢ 沟通就是相互理解 ➢ 沟通就是提出和回应问题与要求 ➢ 沟通交换的是信息和思想 ➢ 沟通是一种有意识的行为
➢ 沟通是项目协调的手段 ➢ 项目沟通是开展项目管理的重要途径
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项目管理中几种重要的沟通
（1）发扬民主的工作作风 （2）建立平等、互助、信任的工作关系 （3）公开、公平、公正地处理事务 ➢ 对以项目为经营对象的企业，应形成比 较稳定的项目管理队伍，可有效减少摩擦 ➢ 受双重领导的职能人员应保持双重忠诚 ➢ 建立公平、公正的工作业绩考评方法、 标准，定期、客观地对成员开展业绩考评
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项目管理中几种重要的沟通
项目经理与职能部门的沟通 ➢ 项目经理与职能经理之间存在着内在的 矛盾性，这一界面的协调是项目成功关键 ➢ 项目经理必须发展与职能经理的良好工 作关系，这是其工作顺利进行的保证 ➢ 项目经理和职能经理应保持高密度的相 互交流，并在他们之间形成一个清楚的、 快捷的信息沟通渠道
项目的组织协调与沟通
项目协调 项目沟通 项目管理中几种重要的沟通 项目沟通中的问题及原因 项目沟通方式
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项目协调
项目协调的意义 ➢ 调动项目参与人员的积极性 ➢ 提高项目组织的运转效率 ➢ 打开项目实施道路上的绿灯（清除障碍） ——项目协调工作贯穿项目周期之始终 ——项目经理是协调的中心
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项目沟通中的问题及原因
➢ 解决争执的措施 （1）回避、妥协、和稀泥 （2）合作 （3）协商、调停 （4）裁决 （5）对抗
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项目沟通方式
影响项目沟通方式选择的因素 ➢ 沟通需求的紧迫程度 ➢ 沟通方式方法的有效性 ➢ 项目相关人员的能力和习惯 ➢ 项目本身的规模
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项目沟通方式
沟通方式的主要类型 （1）按是否需要反馈分类 ※ 双向沟通 ※ 单向沟通 （2）按组织内沟通的方向分类 ※ 垂直沟通 ※ 横向沟通 ※ 网络状沟通
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项目沟通
项目沟通的意义 ➢ 使总目标明确，让项目参加者对项目的 总目标达成共识 ➢ 建立和保持较好的团队精神 ➢ 消除障碍、化解矛盾、减少摩擦、提高 组织效率 ➢ 保持透明度，保证齐心协力
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项目沟通
项目沟通的困难 ——并不在于沟通工具、沟通技术方面， 而主要体现在心理上 （1）项目参加者关系复杂，沟通面大，需 要建立复杂的沟通网络 （2）新技术、新工艺的使用，专业化、社 会化的分工，项目管理综合性和专业化分 工的矛盾增加了沟通难度
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项目沟通
（3）项目相关利益主体不同的利益、动机 、兴趣和期望等造成行为的不一致 （4）项目组织的临时性容易产生组织摩擦 （5）反对变革的态度 （6）人们的社会心理、文化、习惯、专业 及语言方面的差异对沟通产生影响 （7）项目实施过程中既定方针政策的稳定 性难以保持
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项目管理中几种重要的沟通
项目经理与业主的沟通 （1）理解总目标，理解业主的意图 （2）让业主参与项目实施过程 ➢ 让业主理解项目及过程，使其成为专家 ➢ 了解业主对项目关注的焦点，决策时充 分考虑业主的期望、习惯和价值观 ➢ 尊重业主，随时向业主报告情况，提供 充分的项目信息
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项目沟通方式
（3）按沟通的过程分类 ※ 正式沟通 ※ 非正式沟通 （4）按沟通的具体手段分类 ※ 语言沟通（口头沟通、书面沟通） ※ 非语言沟通
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项目沟通方式
项目沟通中的正式沟通 （1）基本内容 ➢ 概念: 通过正式的组织过程来实现或形成 ➢ 基础：项目的组织结构图、项目流程、
项目管理流程、信息流程、运行规则 ➢ 过程：专门设计和定义 ➢ 特点：固定的方式方法和过程；一致认 可，统一遵守；有法律效力
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项目协调
项目协调的内容 ➢ 人际关系的协调：包括项目组织内部的人 际关系和项目组织与关联单位的人际关系 ➢ 组织关系的协调：项目内部的分工与配合 ➢ 供求关系的协调：人、财、物、技术信息 ➢ 配合关系的协调：相关利益主体之间 ➢ 约束关系的协调：政府（执法）部门
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项目协调
项目协调管理的范围
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项目沟通中的问题及原因
组织争执 ➢ 常见的争执 （1）目标争执 （2）专业争执 （3）角色争执 （4）过程的争执 （5）项目组织间的争执 ➢ 正确对待争执
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项目沟通中的问题及原因
（1）处理争执是项目经理的日常工作 （2）适度的争执对项目组织的工作有利 （3）争执过度导致能量的损耗和低效率 （4）对争执的正确态度：通过争执发现问 题，暴露矛盾，获得新信息；通过积极的 引导和沟通达成一致，化解矛盾 （5）对争执的处理决定于项目管理者的性 格及对争执的认识程度