人事行政管理工作实务培训

主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降顺序就坐
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主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
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34
沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解 信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、 见解和价值观的一种双向的途径
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角色定位与行政管理
我们认识自己吗？
你 的 潜 能 都 开 发 了 吗
?
“三位一体”
上司
同事
下属
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下属
同事
上司
是上级的执行者和推动者
完成目标同时 实现自身的发展和提升
作为下属的四 项职业准则
是上级的辅助者和补充者
是上级的窗口和桥梁
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下属
同事
上司
是竞争者
是同事
内部 客户
是配合者
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沟通的理解
沟通是一种管理 沟通是一种态度 沟通也就是通沟
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管理沟通的要诀
工作沟通要诀：
上行：理解为主 下行：说服为先 横向：协调为上 斜向：借权为用
沟通的五大原则(基础)
●真诚：●信任： ●理解： ●自制： ●宽容：
沟通基础
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地位差异
语
情绪
义
性格
认知
无反馈
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沟通的三个方式
语言
口头语言、书面语言、 图片或者图形
定位
行政部门范围与特点
行政部门的工作内容
通讯管理
日常事务管理
会议管理
辅助高管
员工保护
自身建设
公文管理
行政部门的工作特点
行政工作主要管理对象
行政工作团队
行政主管 文员、秘书 行政职员 工勤人员
▪ 包括机关、企事业、团体等 内部负责管理、服务工作的行 政人员、后勤人员、文秘人员 等
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行政管理的基本原则
过大或过小
女士着 衣扣不到
不许不穿 西装的六不 位
衬裙
不随意搭配
不内衣外穿
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坐姿 蹲姿
行姿 手势
站姿
仪态礼仪
电话礼仪三要素
声音 言词 态度
电话形象三要素
1
2
3
时间 空间 内容
借用他人或 单位电话
同事家 里电话
迟到、 请假
让工作更顺 利的电话术
外出办事
用传真机 机传文件
延误拜访
你是如何鼓掌的?
7
▪ 行政管理： ▪ ▪ 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就 ▪ 机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 ▪ 理。
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人事行政部门在企业中的作用
▪ 管理体系的建设和维护 ▪ 公司与员工的沟通平台 ▪ 员工职业发展的引导者
人事行政部门在企业中的作用
定位
人事行政部门在企业中的作用
70%
创新工作
在新的例行工 作中创新方法
不走样的复制创新工作， 并转化为可操作的程序
新的思路、方向、路 线，否定自己过去，
并试验
你是属于什么样的人才？
▪ S（技能）才
A（态度）德
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主席坐在 团队成员 之间
面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边
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了解尊卑次序同时尊重客人习惯
司机 上司
秘书 来宾
司机
秘书
来宾B 上司 来宾A
上司
来宾A
来宾C 秘书 来宾B
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
食碟
水杯
座次
用餐
牙签
门
D座
B座
C座
A座
图1
A座
C座
B座
D座
门
图2
水杯 红葡萄酒杯 白酒杯
汤碗、汤匙
味碟 骨碟
长柄汤匙
牙签
筷子
中餐餐具摆放示意图
西餐餐具摆放示意图
黄油碟
黄油刀 面包盘
你心里想的 100% 你嘴上说的 80% 别人听到的60%
别人听懂的40%
指令不能有效执行的真正原因！
别人行动的 20%
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四色人格与管理风格
绿色 黄色
性格
红色 蓝色
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红色特质
特点:
真心诚意，好客，乐观，喜欢交友， 口才流畅，热心，喜社交。
需要: 公开赞扬，名望，朋友和友情回馈， 金钱回馈。
活泼型
动作、表情、 眼神
肢体语言
距离、持物
其它
40
肢体语言 55%
沟通三要素的比例
文字 7%
语调 38%
美国心理学家阿尔皮41 特
1、尊重 2、批评分先后要素 3、让对方说出期望 4、布置任务明确具体
42
1、读懂上司的心思 2、充分尊重上司 3、绝不出卖部属 4、善用资讯 5、假想上司质疑
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沟沟通通的的漏漏斗斗
你 会 握 手 吗 ？
握 手 礼仪禁忌
▪ 握手时，左手拿着东西或插在兜里 ▪ 不按顺序，争先恐后 ▪ 男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套） ▪ 戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外） ▪ 用左手或用双手与异性握手 ▪ 交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬） ▪ 拉来、推去或上下左右抖个不停 ▪ 长篇大论、点头哈腰、过度客套 ▪ 只握指尖或只递指尖 ▪ 手脏、湿、当场搓揩 ▪ 三心二意、面无表情、目光游移或旁观
1
大家来一起思考和讨论一下：
▪ 人事行政管理部门到底 是做什么的？为什么做 ？要做到什么程度？
人力资源模块
行政管理模块
5
管理=管你？
6
▪ 行政：
是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的 总称。
“行政”指的是一定的社会组织 ，在其活动过程 中所进行的各种组织、控制、协调、监督 等活动的 总称。
介绍礼仪
自我介绍：
介 绍 他 人：
单位（全 称）
按尊者优先与相互原则
部门
职务
❖ 先介绍下级给上级
姓名（缓、顿、释）❖
❖
先介绍年轻的给年长的 先介绍女士给男士
❖ 先介绍来宾给主人
介绍集体：
❖ 先介绍家人给同事、朋友
❖ 先介绍未婚者给已婚者
介绍双方时先卑后尊 ❖ 先介绍后与会者给先与会 者
介绍其中一方时先尊后卑
害怕:
失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思 考者。
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黄色特质
力量型
特点: 有自信的，不怕竞争，果断，组织者， 权威的，擅于分析，目标性强。
需要: 挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能 力强的人，说话讲重点。
害怕: 犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的。
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蓝色特质
完美型
特点: 注意细节，尊重制度，完美主义，条 理分明，忠心耿耿，批判，关心的。
法制原则 服务原则 责任原则 效率原则 透明原则
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个人条件 个性要求 品质要求
16
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
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▪ 知识类型 ▪ 专业知识 ▪ ▪ 管理知识
▪ 相关知识
▪
内
容
财务管理、资本运作、投资、风险、
金融知识、政策法规
战略管理、公司治理、团队、沟通
企业所处的行业知识、市场营销、 采购、供应链、库存管理、生产管理
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克瑞希穆快速识人法
▪ 瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真 ▪ 肥胖：善交际、善良、亲切、热情 ▪ 肌肉：诚实、规矩、忍耐、顽固、易怒
眼
眼
睛
睛
一
一
闭
闭
不
一
睁
睁
，
一
一
天
辈
儿
子
过
就
去
过
了
去 了
哈
,. ,
哈
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塑造正确的企业价值观
处事 为人
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A
不求有功、 但求无过
B
三心二意、 敷衍了事
职场常见心态
C
D
明哲保身、 怕负责任
一味抱怨、 不思解决
奖
▪ 引着往前走
打着往前走
惩
做自己的主人 板的心态为自己打工
爱上你的工作
你 对 待 工 作 的 态 度 ， 就 是 你 发 展 的 高 度
双圈理论的启示
影响圈
关注圈
影响圈的 不断扩大
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男人着西服的八忌
西服配便鞋
单击此处添加标题
不乱配鞋
甜品叉勺
水杯
红葡萄酒杯 白葡萄酒杯
胃品叉 鱼叉 主菜叉 展示盘 主菜刀 鱼刀 汤勺 开胃品刀
如何使你更具魅力？
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谢谢各位
需要: 对所有变化希望有完整报告，程序化 制度化，小心的，事必躬亲。
害怕: 不拘小节，自由主义，弹性处事，直 言不讳。
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绿色特质
特点:
柔顺，持续性，有规律有节奏的，避 免冲突，亲切，可依靠的，艺术的。
需要: 愉快和谐，充足的时间计划，经过公 正认可的，稳定和可预测的环境。
和平型
害怕:
快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈 冲突，变化多端。
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下属
同事
上司
作为上司时的六大角色
业务骨干
计划者
沟通者 团队领袖
执行者 教练员
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不同层次人员的工作重点
类别
基层
中层
高层
例行工作
70%
遵守规定
20%
对例行工作的验收
10%
检查终端的符合性
问题工作
20%
60%
发现，并报告
分析、查找根源，提出解 决方案及需要的资源
20%
批准方案 提供资源
10%
20%