浅谈电子文件的收集

电子 文件 以 数 字化 的形 态 存在
，
建 设 的 前 提 条 件 和 核 心 内容
，
其重要
完善 的理 论指 导
可 操作性
。
在 实 际 工 作 中缺 乏
总 的来看
，
性不 言而 喻
。
所以
，
电子 文
，
对 设 备及 其标准 有较 强依 赖 性
：
电子
档 案信息资源 建设 主 要 包 含 两 个
方 面 的 内容
电子 文件 的 收 集
。
础
。
们都相信
“
白纸 黑 字
，
的说 法
，
，
因为
整 理 工 作还 缺 乏 完 整 的科学 理 论 指 导
现 在 的 电子 文件 多数是 由
一
纸质 文件 寿命长
稳定 性好
具有不
、
般计 算机
1
电子 文 件 收 集 的 现 状
20
可 改 变性 。
同时
，
，
纸质 文件在办理
“
信息 系统产 生 的
一
件 收集工 作 基 本上 还 没 有开 展 起 来
文件 信 息 与特 定 载体 可 以 分 离
易被修 改 患
，
，
信息
：
是 对 已 有档 案 资料的 是 做 好 电子 文 件 的收
电子 文件 仅 仅 是 作 为纸 质 档 案 的补 充
而被保存
，
：
电 子 文 件 在 利 用 中存 在 隐
。
数 字化 处理
与纸 质 文 件 相 同 的 法律 地 位 。 件 ， 由 于 不 具 备 正 式 文 件 的 功 能 ，所 件 收 集 工 作 的 主 动 性 和 责 任 意 识 。 其
千百 年来
，
电子 文 件 的 法 律 地 位 并 没
，
步 提 高 电子 文 件 收 集 的 能 力 和 水 平
纸 质 文件
，
一
统天 下
，
，
有被 完全 承 认
在 鉴 定 电子 文 件 的 真
，
为 档 案 信 息 化 建 设 和 发 展 奠 定 良好 基
无 论是 上 传下 达
还 是 作 为凭证
”
人
实性上 还 存在 分歧
轻 电子 文 件
有凭证 价值
。
同时
，
2008 1
数字与 墒 蕾 尉_
团
维普资讯
Ｄ Ｌ Ｍ ＲＧＡ ＩＩ ＧＣ 葭 者 ： Ｉｒ Ｏ ＰＣＭ Ｉ ｌ 自 ｌ ｉ ／ ＧＡ＆ Ｉ Ｒ Ａ Ｎ 戛 色 ｒ Ｃ Ｈ ＾ 七ｌ 上 ［
认 电子 文 件 具 有 法律 效 力 ，但 在 实 际 的 收 集 更 是 档 案 部 门 责 无 旁 贷 的 事 。 让他 们清 楚地认 识到 电子文件 是档 案
档
。
并且 相 继 制定 了
一
些规章制度
。
档 的 收集
1 2
．
案工 作 的信 息 化 进程 也 加 快 了 脚 步
但 是 由 于 电 子 文 件 自身 的 特 殊 性 以 及
而 档案信 息 资源 建设 又 是 档 案信 息化
技术 的复 杂性
，
这 些 规章制度还 缺 乏
，
电 子 文 件 本 身还 存 在 局 限 性
、
配套
设 施 几 个 方 面 剖 析 如 何 加 强 电 子 文 件 的 收集
关键词
：
电 子 文件
i
文 件 收集
在信 息技 术高 速 发展
、
人 类社 会
，
始 思 考和 讨 论 有 关 电子 文件 收集 的 问
题
，
的思 想
。
这 种 思 想 观 念 阻碍 了 电 子 文
。
信 息化 进 程 快速 推进 的大 背 景 下
维普资讯
—
D IG IT A L ＆ M I C R O G R A P H I C I M A G I N G 丽
志
堕
黑
、
读 者 i 仑I 砂 ! !／
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口 一
工 ‘ -
摘
要
：
从 电 子 文 件 收 集 的现 状
、
收集滞 后 的 原 因
、
完善 法规
。
、
人 员培 训
及开来
，
公 司企业 普
现 行政 办 文过 程 中的背景 信息 也就 自
而 缺 少 电子
电子 文件 或成 为 电子 档 案 或
然地记 录在 文件上 了
首长 的批 示
、
，
如领导 的圈 阅
、
文 件 在 形 成 和 流 转 过 程 中产 生 的 背 景 信息
。
作 为纸 质 文件 的 电子 稿频 繁 出现 在 人 们 的视 野 中
操作 中还 有许 多 问题 尚待 解决 ， “ 电 在 电 子 文 件 收 集 范 围 上 ，要 根 据 其 具 发 展 的 趋 势 ， 电子 文 件 收 集 将 逐 步 成 子文件 ”就其 凭证价 值还 未完全 取得 体特 点来确 定。 总 的来讲 ，对草 稿文 为 档 案 收 集 的 主 体 ，提 高 做 好 电子 文
集 归档 工 作
：
二
其 法律地位并没 有得 到 有 就 目前来看
，
易被 复 制等等
但应该 看 到
，
随
。
电子 文件 将 是 今 后 档 案
，
效 的承 认
。
电子 文 件 收
着 信 息 技术 的发展
局 限性
，
，
电子 文 件 的 这 些
。
收集 工 作 的 主 体
对 其 收集 的 完 整 性
、
集工 作相对 于 纸 质档 案 的发展 有些滞
后
。ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
正
在 或将 逐 步 得 到 解 决
可 靠性和 安 全 性将直 接 影 响档案信 息
究其 原 因
，
主 要 有 以下 几 点
：
1 3
．
化 建 设 的成 败
。
因此
，
必 须 加 强 电子
1． i
，
梧 丈 量 规 制 度 不 宅善
目前
，
文件 收集 的理 论研 究 和 实践 创 新
逐
，
譬 息 姒 §辽 未 萎 变
无纸
传 递 和 处 理 过 程 中离 不 开 行 政 部 门 的
实际 来往和 人
工
些 系 统 所 形 成 的 电子 文 件 的 归档 要 求
等概 念 逐 渐 出现
、
办 公 自动
办理 的各种手续
，
体
其 背景 信 息 通 常是 不 完 整 的 有 电 子 文 件 的 内容 部 分
，
，
往往只
化 系统逐 渐在党政机 关
，
这 类 文件 的 系 统 设
、
传递过程 中
世 纪 8 0 年 代 中期 以 来
“
充满 了
人情
。
、
事故
”
，
计 与 构 成 较 多 考 虑 的 是 办 公 自动 化
普 通 字 处理
，
，
网络
“
即所 谓 的文件背景 信 息
纸质 文件在
较 少 或甚 至 没 有考虑这
，
技术飞 速发展
化办公
”
，
电子 文 件
，
” 、
。
文件 的收发及 运 转情况
所 以 这 类 电子 文 件 归 档 之 后
，
，
于是
，
许 多档 案 工 作 者
，
，
等
。
所以
，
在 档 案 工 作 人 员 思 想 中还
、
通 常只 有情报价值
而 很 少或基 本没
目前我 国 虽 已承
尤 其 是 从 事档 案 收 集 工 作 的 同 志
开
普 遍 存在着 重 纸 质 文件