青岛市市工程竣工档案报送工作程序

青岛市市政工程管理处文件

青市政管字〔2011〕7号

关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知

各有关单位：

根据山东省住房和城乡建设厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）的有关规定，为进一步加强建设工程档案归集管理，从根本上解决档案流失问题，现将有关事项通知如下：

一、依据《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）中的《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》、《山东省建设工程档案预验收意见书》、《山东省建设工程档案合格证》要求，对列入市政工程档案接收范围的新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程，其工程档案归集按以下步骤和要求办理：

（一）在核发建设工程施工许可证前，要求建设单位与档案室必须签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，未签署合同书（责任书）的，不予办理施工许可证手续。

（二）在受理建设单位工程竣工验收备案申请时，必须把《山东省建设工程档案预验收意见书》作为必备要件，未取得验收意见书的，不予办理竣工验收备案手续。

（三）在受理设施移交申请时，必须把《山东省建设工程档案合格证》作为必备要件，未按规定向市政管理处移交工程档案并取得合格证的，不予办理市政设施移交。

二、各市政工程参建单位应严格执行《青岛市市政工程竣工档案编制验收报送工作规程》的规定，做好市政工程竣工纸质档案、电子档案及声像档案的编制、收集等各环节工作，确保市政工程竣工档案的完整、准确、系统，并及时归档、验收和移交。

三、市内四区工程按照本通知要求执行，其他区市参照执行。

四、本通知自发布之日起实行。

附件：《青岛市市工程竣工档案编制验收报送工作规程》

二〇一一年二月十五日

青岛市市工程竣工档案

编制验收报送工作规程

目录

第一章总则 (1)

第二章竣工档案报送工作程序 (2)

第三章建设单位职责 (5)

第四章归档文件质量要求 (6)

第五章纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求 (8)

第六章声像档案的拍摄范围及归档要求 (21)

青岛市市政工程管理处

二0一一年二月

第一章总则

一、为规范本市市政工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328/2001）、《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。

二、在本市市内四区内的市政工程竣工档案的编制、整理、验收及报送工作应当按照本规程执行。

三、本规程所指的市政工程包括新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程。本规程所指的市政工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料。

四、竣工档案包括工程前期准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收综合文件、竣工图（含竣工测量资料），以及与工程纸质档案一一对应的电子文件和建设过程的声像资料。竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。

第二章竣工档案报送工作程序

一、建设单位在行政审批大厅办理市政工程施工许可证前，必须与我处签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，作为办理建设工程施工许可证的必备要件。

二、建设单位在工程建设过程中接受我处对工程文件编制、立卷工作的监督、检查和指导。按照《纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求》和《声像档案的拍摄范围及归档要求》，及时编制、收集、整理竣工档案从项目立项到竣工全过程中形成的文件材料和声像材料，确保竣工档案完整、准确、规范。

三、施工单位按归档范围及整理基本要求，对施工技术文件及竣工图进行整理，组成预立卷，送监理单位核查，是否完整、准确、系统。监理单位责任人还应对照施工单位填写的《设计变更文件汇总表》、《主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录》、《施工试验检测报告汇总表》、《工程竣工图纸审查表》内容检查，是否与文件材料实物一一对应，合格后责任单位在各表中签字盖章。

四、建设单位按归档范围及整理基本要求，对工程前期、监理、施工、验收及竣工图五部分文件材料进行汇总整理，组成预立卷，（不打页码、不装订，用铁夹子夹成案卷），建立案卷目录和卷内目录，在组织工程竣工验收前一五个工作日，分别提交我处档案室、质量监督科对工程纸质档案、声像档案进行预验收。预验收合格后，建设单位尽快组织相关单位完成竣工档案的排列、组卷、打页码、填写内封面、卷内目录、备考表及档案盒的内容。在案卷装订前，进行纸质档案的扫描工作，完成电子文件的编制，整理及配备电子档案各级目录，并在工程备案前将符合要求的纸质档案、电子档案、声像档案移交我处档案室。由我处出具《山东省建设工程档案预验收意见书》，作为工程备案的必备要件。

五、对预验收档案不合格的工程，我处将整改意见用书面形式一次性告知建设单位，限期补充完善相关资料。对未取得预验收意见书的工程，不得进行竣工验收，不予办理工程竣工验收备案手续。

六、建设单位在办理完竣工验收及备案后3个月内，将竣工档案验收时尚未形成的工程备案文件、审计文件等文件材料报送我处档案室，经审查合格后，办理工程竣工档案移交，由我处颁发《山东省建设工程档案合格证》，作为市政设施移交的必备要件。

七、建设单位不能在规定时间内移交竣工档案的，必须及时申明原因，并填写《缓交工程竣工档案情况登记表》（见附件）。对逾期未报送竣工档案且未申明原因的建设单位，市政工程管理处将按规定予以处罚。

附件：《缓交市政工程竣工档案情况登记表》

缓交市政工程竣工档案情况登记表

本表一式二份，一份交建设单位，一份交青岛市市政工程管理处