综合性档案馆利用服务的探索

综合性档案馆利用服务的探索

档案利用是档案工作的根本目的，档案服务正是利用工作的直接体现，做好档案服务工作是对利用者的理解和尊重。档案馆服务应体现以人为本的原则，通过便捷、温馨的服务，不断改进服务质量，统筹兼顾服务资源、服务效能、服务宣传、服务监督与反馈，促进服务的全面协调可持续发展。

目前，加强档案服务的要求不断被提出，档案馆应顺应时代需要，在工作中不断寻求创新与发展，采用新技术、新方法来加强对利用者的服务。

一、档案服务的新变化

自从上个世纪以来，在信息技术的带动下，数字档案馆、档案数字化已逐渐进入人们的视野，并成为一种发展趋势。公共档案馆的概念得到了进一步发展，针对当今档案馆服务出现的新的内容与形式、新的趋势而提出了更加人性化的服务要求。与原来的服务状况相比，档案服务无论是服务手段、服务内容，还是利用主体都发生了改变。

1.服务手段的变化

计算机及互联网的应用改变了信息传送方式，它使人们获取信息的能力突破了地域、时间的限制。信息传送网络化不仅全面改变了档案馆的管理和服务，而且改变了用户利用信息的方式方法和途径。面对不同的利用对象、不同的载体形式、不同的利用需求，档案馆的服务手段和方式正在发生深刻的变化。档案馆要适应时代发展，充分发挥自身优势，实现传统服务与现代服务结合，注重细节，才能在未来发展中有所突破。细节服务成为了档案馆增强竞争力和生命力的重要手段。

2.档案服务主体的变化

随着档案利用需要的增加，档案馆的服务主体也在不断地增加和变化。传统的档案馆服务主要是指利用馆藏档案信息开展借阅、复制，具体说来，就是向到馆的利用者提供实体的参考咨询服务。而数字档案馆是一个现实与虚拟的结合体。依托现代技术和设备，传统的档案服务部分，如信息检索、资源整合、信息提炼等在网络环境下，有了新的内涵。

与纸质档案的管理相比，数字档案的管理极大的节省了人力资源，提高了工作效率，既节省空间，又便于查找整理。

3.档案利用主体的变化

近些年来，档案馆利用主体从为政府机关，转向为社会大众。从利用限制到部分开放到全面开放的过程，是社会公众信息意识日益觉醒，是对公众知情权的

尊重。档案馆的服务实现了全面的开放，社会成员可以不受地域、身份等方面的限制，就近享受服务。这一切说明，档案馆公共服务能力有了明显的提高。其中民生档案信息面广、利用率高，群众关注，利用内容从以前历史档案为主转变为民生档案为主，如婚姻档案、人事劳动档案等。民生问题是党和国家当前和今后时期的主要目标和工作任务，档案部门必须认清这一形势，做好民生档案服务工作。

同过去相比，如今的利用者掌握了计算机使用能力，能够熟练地使用现代化信息服务方法，这些变化决定了档案馆服务人员的素质与能力要紧跟利用者水平，努力掌握最新的信息服务技术，提高信息检索、信息整合能力，以满足利用者的要求。

二、档案馆服务存在的问题

随着互联网的发展和数字化档案馆的建设，档案馆面临着全新的机遇和挑战。目前，档案馆的服务方面存在着以下几个问题。

1.服务观念的滞后性

在我国，许多档案馆都存在着地方性，行业性的局限，其封闭的特点制约了档案事业的发展。档案部门长期以来公共服务意识淡薄，档案利用的手段、途径上还存在着很大的欠缺。由于服务意识不强，档案馆的服务效果普遍不如其它公益性文化事业机构，利用率低下，利用效果不满意。这已是目前档案馆服务的突出现状。

2.檔案馆资源开发不均衡

由于档案馆在实现馆际联合前，资源开发不均衡，所以整合情况进展缓慢。有的是馆藏内容不一致，有的是数据库建设缺乏，或者是质量不高，因此数据库建设缺少优化整合，很难满足利用者的查档需求。未来的档案馆服务的方向是网络化和社会化。要达到资源共享，首先要求对档案信息的加工要标准相同，尤其是数据库方式要使用统一标准。但在目前，各个档案馆由于人员的知识结构等问题，对档案信息的加工处理并不一致，各行其是，这对资源共享是不利的。

3.档案馆人员素质有待提高

档案馆缺乏现代化技术人员，缺乏档案信息管理人才，许多档案人对档案信息资源的深加工能力较弱，知识和技能更新速度慢，这都对档案信息资源的开发具有一定的影响。

4.服务手段的落后性

信息服务手段的落后，无法将收集的档案信息为公众服务，无法创造档案的社会效益与经济价值。但在许多档案馆，没有实现自动化管理，仍停留在手工检

索的落后方式上，工作局限于简单的借借还还，对于利用者深层次的档案信息检索要求难以满足，方便大众利用的档案馆网络尚未形成，档案利用局限于公共档案馆内。

三、加强档案服务的各个环节

1.注重服务手段的提高

1.1馆藏数字化

拥有丰富的、具有特色的资源是开展档案服务的基础和保障。对档案信息进行采集、加工、存储、分析、整合的能力，是档案服务的保障。目前，许多档案馆紧紧围绕社会热点和用户需求，充分发挥自身的资源优势以及信息加工的能力优势，形成各种档案专题数据库，如果不能非常便利地获得馆藏档案资源，将一事无成。

数字档案、电子文献、网络信息应列入档案馆提供利用的内容。档案馆应设立电子阅览室、视听室等，便于数字化档案的利用。

1.2资源共享化

在使用手续完备的基础上，必须采取有效措施，切实保证各个档案馆在馆际范围内实现资源共享。通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。各部门必须树立大局观念，让馆藏档案信息资源发挥最大的作用，确保信息咨询服务的质量和时效。

档案信息共享网络不能局限于本地区的局部范围，要以全国馆际系统做通盘考虑，解决欠发达地区自身的资金缺乏、技术力量薄弱的问题，加强信息共享制度，建立综合的数据库运行系统，使更多档案信息迅速流通，从而达到跨地区、多层次的共建共享局面。2.注重服务意识的现代化

2.1设立电子咨询自助机

利用现代化技术给利用者提供更加优质快捷的服务，档案馆应设立触摸式咨询系统自助机。系统内容包括档案信息资源介绍、馆藏档案检索、分类引导检索、二次文献检索、利用者预约查询、等自助服务。实现对馆藏资源和服务的浏览与互动。

2.2提供在线服务

档案馆应利用互联网、手机等信息技术手段和载体，开展多样性、不受地域、时间限制的网上检索、参考咨询、档案信息提供等远程网络信息服务。参照某些发达地区的档案馆，将异地查询等新方法进行推广。通过两馆异地传输，完成远程出具档案证明，利用者在本地档案馆即可拿到具有法律效力的档案证明件，改