专门档案管理学讲义

专门档案管理学讲义

一、专门档案的含义

专门档案是指人们在从事各项专业工作活动中直接形成的记录特定对象的专门内容，具有专门的文件格式、名称和形成规律，从而产生特有的整理方法和管理方法的各门类档案的总称。

专门档案做为一个整体与其它文书档案、科技档案相比较，其主要特点就体现在一个“专”字，在上面的定义中就介绍了它的几个主要的特点，就是具有专门的内容、专门的文件格式、专门名称、专门形成规律、专门的整理方法和管理方法。这些特点，都是文书档案和科技档案所没有的。

专门档案的特点主要有以下几点：

1、来源上的专业性。专门档案只限于产生某些专业部门、专业领域的工作活动。

2、内容上的专指性。专门档案的内容是专门揭示某个专门问题的，是某个专门问题的历史记录。专门档案对其他方面的内容具有排他性，而文书档案所包含有内容十分广泛。

3、文件材料形成上特殊性。文书档案的形成是有严格的手续和一定的程序的。而专门档案产生于各专业部门的内设机构或个人之手，一般不经过文书处理部门的收发登记。

4、文件格式上的规范性。许多专门档案的文件格式都有统一专门格式规定，并严格按其规格书写文件。如司法文书、公证文书、

会计凭证、报表、帐簿、病历等的文件格式均有统一规格，有各自的规范性要求。

5、整理方法上的独特性。由于各类专门档案的不同点，因此各自的整理方法是不尽相同的。

专门档案的种类繁多，曾有专家做过统计，据说有近五百种，基本上每个专业职能部门都有自己的专门档案，我们比较熟悉的有诉讼档案、病历档案、教学档案、审计档案、公证档案等。另外，也有一些专门档案是各个单位所共有的，如会计档案、人事档案、照片档案、音像档案、家庭档案等。因为专门档案的种类繁多，限于时间关系，我不能一一与在家学习，我今天主要就会计档案和照片档案来和大家共同学习一下。

会计档案管理讲义

一、会计档案的含义：

会计档案是企业、事业单位和机关、团体、部队等在经济管理和会计核算工作活动直接形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表的专门文件材料。它是记录和反映单位经济业务的重要史料和依据。具体说来，它主要由四部分组成：

（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总

表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。

（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

二、会计档案的收集

会计档案工作是适用经济工作的需要而产生和发展的，各行政和企事业单位在其特定的经济活动中不断地产生和形成大量的会计资料，这些资料往往又是分散存放的，数量也十分繁多，而党和国家以及各级业务主管部门对会计档案的利用、则要求相对的集中，

为此，这就要求我们对这些会计资料进行筛选，并且整理立卷集中保存起来，这就形成了会计档案的收集工作。

会计档案的收集工作，总的一条，就是凡具有保存和利用价值的或直接指导和反映财务会计工作、反映财产增减变化和财务收支的会计资料，都属于收集范围。

具体地讲，以下这些材料是应该要收集的。比如：会计制度、各项财务管理规定、财务计划及编制说明、财务情况分析、财会工作总结、财会会议材料、调查报告、各种往来文书、重要的银钱契约合同、立案审查的经济案件材料以及会计凭证、会计帐簿、会计报表等文件资料，以上这些资料，都是我们在整理会计档案时，必须要收集齐全的材料，如果这些材料收不上来，或者收集不齐，就会影响会计档案的整理工作。因此，会计档案收集工作是会计档案的基础工作。没有收集工作，会计档案工作就成了无米之炊。

会计档案收集工作的方法：

在实际工作中，考虑到会计档案材料收集的实际情况，可以采取以下收集方法。就是会计部门或者是档案部门每隔一定时期都进行一次会计档案收集，会计部门也应该像文书档案部门一样，搞平时归卷，对那些已办理完毕的会计档案材料分门别类地放到平时归卷夹里，特别是对机构的撤并、合并或者是人员变动，应将其会计档案材料进行认真的收集，切不可出现人走财散的情况，要按规定造好清册，打好移交，这样有利于会计档案材料的齐全、完整。另外，也可以采取一个季度或者半年收集一次。

三、会计档案的整理

会计档案整理，就是将收集起来的大量的零散的会计档案材料加以条理化，进行分类、组卷、排列编目。

1、会计档案整理的原则。

即是会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保存价值，便于科学管理和查找利用。这就是会计档案整理的原则。

2、会计档案整理应该充分利用原基础。

在会计档案的整理工作中，原则上应保持会计凭证、会计帐簿的封装，特别是对凭证不要拆开重新装订，一般地说，要充分利用原基础，只是对那些零散文件、凭证帐簿、报表进行必要的加工整理。话又说回来，尊重原基础也不是绝对的。比如：有些虽然已装订好了，但又不符合会计档案归档的要求，这样我们还是要拆封重新整理装订。只是要同原财务部门或者经办人员一起研究，共同拆封整理、装订。

3、会计档案的组卷

会计档案可分为凭证类、帐簿类、报表类等三大类，下面分别向大家介绍一下组卷方法。

⑴、凭证类

a、排序检查。凭证在记帐、汇总、审核等过程中可能产生颠倒凭证号、缺少凭证等情况。因此，在凭证整理前应将凭证按日期、编号排列，检查各顺序号的凭证是否齐全或颠倒，附件是否漏缺，