借款、费用报销和付款管理规定

借款、费用报销和付款管理规定

1、借款管理制度

1.1借款流程

1.1.1 借款人员先到财务部领取“借款审批单”，按要求填写好借款部门、借款人、借款事由、借款金额和预计还款报销日期等内容。

1.1.2借款人填写好“借款审批单”后，报部门主管（部门经理）审核，部门主管重点审核该业务发生的真实性、必要性和合理性。

1.1.3 根据借款金额及性质的不同，按照借款审批流程，由相应领导审批。

1.1.4 借款人员凭审批后的“借款审批单”，到财务部出纳领款。领款时，借款人应签收。

1.2借款审批程序

1.2.1 总部职能部门的借款审批程序

1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币5000元以下的借款，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交部门负责人审批，部门负责人审批后，财务部按付款流程付款。

2）属于月度费用计划外且金额在人民币5,000元以上，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交部门负责人审核，报总经理审批，总经理审批后，财务部按付款流程付款。

1.2.2 业务单元（指沙井、贸易等经营单位）的借款审批程序

1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币10,000元以下的借款，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交业务单元负责人审批，业务单元负责人审批后，财务部按付款流程付款。

2）属于月度费用计划外且金额在人民币10,000元以上，部门主管（部门经理）审核后，将借款审批单交业务单元负责人审核，报总经理审批，总经理审批后，财务部按付款流程付款。

附：借款顺序及相关人员职责

一、总部职能部门

二、业务单元

2、费用报销管理制度

2.1 费用的定义：“费用”是指为满足公司正常业务与管理需要而发生的办公费、差旅费、市内交通费、汽车费、业务招待费、会议费、会费、咨询费、通讯费、房租、水电费、招聘费和生产经营费用等费用。

2.2 费用报销流程

2.2.1 费用报销单的填写及部门主管审核

借款人员先到财务部领取“费用报销单”，并填写好该凭证，报部门主管（部门经理）审核，部门主管重点审核该业务发生的真实性、必要性和合理性。

2.2.2 财务部复核

部门主管（部门经理）审核后，费用报销单由报销人交给财务部，由财务部会计对其“(1)单据合法性、完整性；(2)费用开支真实性、合理性、符合标准与否；(3)报销金额计算是否正确”进行审核。对于不合格的报销单退还本人。

2.2.3 费用报销审批

费用经财务部会计复核后，根据费用金额及性质的不同，按照费用报销审批流程，由相应领导审批。

2.2.4 报销

出纳见审批手续完整、填写正确无误的“费用报销单”办理支付手续，同时督促报销人和领款人在相应的地方签收。

2.3 费用报销审批程序

2.3.1 总部职能部门的费用报销审批程序

1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币5000元以下的本部门费用，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交部门负责人审批。部门负责人审批后，财务部按付款流程付款。

2）属于月度费用计划外且金额在人民币5,000元以上，部门主管（部门经理）审核后，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交部门负责人审核，报总经理审批。总经理审批后，财务部按付款流程付款。

2.3.2 业务单元（指沙井、贸易等经营单位）的费用报销审批程序

1）属于月度费用计划内或计划外且金额在人民币10,000元以下的本部门费用，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交业务单元负责人审批。业务单元负责人审批后，财务部按付款流程付款。

2）属于月度费用计划外且金额在人民币10,000元以上的本部门费用，经部门主管（部门经理）审核和财务部复核后，报销人将费用报销单交业务单元负责人审核，报总经理审批。总经理审批后，财务部按付款流程付款。

2.3.3每月月初，财务部必须将上月各部门和业务单元负责人个人的费用以及部门计划外费用明细上报总经理，并抄送给发生相应费用的部门和业务单元负责人。

2.4费用报销的具体规定

2.4.1 办公费：

1）每年对常用办公用品进行一次招标，选定供应商，如无特殊情况，常用办公用品应在选定供应商购买；

2）每月应报销一次本月购买的办公用品，报销时应附发票、办公用品明细单。

3）购买办公设备或大件办公用品应事先申请得到批准后方可购买；

2.4.2 差旅费报销：

1）严格执行公司财务部制定的“差旅费报销规定”；

2）人员出差到另一城市，如乘坐公共汽车，往返的长途客运发票都必须提供运输公司正规的电脑发票，如有特殊原因确实不能提供电脑发票的，需在备注栏上注明。凡不能提供运输公司正规电脑发票的人员所有出差补助一律按一天计算；

3）差旅费报销必须附上部门主管领导审批过的出差审批单复印件。各部门主管领导的出差审批单由总经理审批；

4）出差回来后应尽快报销，原则上不得超过一个月。为差旅费发生的借款超过一个月未归还，财务部应发出催款通知；没有特殊情况的，超过三个月的差旅费不予报销。

2.4.3 市内交通费：

1）多人一起外出发生交通费，应分别报销；

2）报销时，报销人应在“费用报销单”备注中注明：时间、起始地点和事由；

3）市内交通费应每月报销一次。

2.4.4 车辆使用费

1）司机应每月按车牌号填报一次过桥过路费、停车费、油料费，在附注中应注明车牌号；

2）面包车、小车等行政用车的过路过桥费和停车费应附各使用单位签名的详细记录复印件；

3）各单位尽量要求在定点单位加油，有条件的可以在厂区设置一个油罐自己加油。

2.4.5 业务招待费

1）业务招待费应由参加者中级别最高的人员申请报销，预计将达到和超过1,000元的，应事先获得直接主管的口头批准；

2）业务招待费需在发票上列示业务原因、参加人员姓名、单位、职务；因业务保密需要，请另附件注明业务原因、参加人员姓名、单位、职务，审批后由财务部存档备查；

3）业务招待费应每月报销一次。

2.4.6 会议费

1）会议费应按审批权限事先申请；

2）报销时应按房费、餐费、电话费和礼品费等分别列示；应附有酒店的原始依据。

2.4.7 房租

1）租房应签定正式的合同，第一次报销时必须附合同复印件；

2）原则上应提供税务局印制的正规发票；属个体经营的房东必须有其身份证号码，如果不能取得正式发票，应凭替代发票报销，在费用报销单用途上按替代发票内容填写，备注中注明房租。

2.4.8 通讯费

原则上除公司办公电话及董事长外，其他人不得报销个人通讯费。

2.5下列单据一律不准报销：

2.5.1.不合法的原始票据如假销售发票、招待费发票等；

2.5.2.外观缺边少角、残缺不齐的原始票据；