2-秘书机构-2

案例
她回到公司马上去找韩秘书，韩秘书正在总经理办公 室帮总经理整理文件，谢晓萱把她叫出来时她很不耐烦， 说：“找我什么事?合同书发走了吗?”谢晓萱说：“没发 走，因为合同金额打印有错误……。韩秘书不相信地说： “不可能，我不可能打错，准是你看错了。”谢晓萱说： “的确错了，不信你看。”韩秘书拿过合同仔细一看，还 真是错了。这件事情过去了两天，谢晓萱突然接到韩秘书 发的短信，“这次多亏了你，真谢谢你”。谢晓萱很惊讶， 马上回了个短信，“应该的，我们应该互相帮助”。
秘书与秘书之间
案例
谢晓萱是一个漂亮聪明的姑娘，今年大学毕业后应聘
到一家公司上班，在总经理办公室当秘书。她同学开玩笑
说：“哟，小谢当官了，秘书相当于经理啊。”谢晓萱听
了心理也美滋滋的。谢晓萱从上班第一天开始，就感觉很
难受。原来，办公室还有一位叫韩静的秘书。这位韩秘书
比她早来两年，自觉资格比她老，对她不苟言笑，经常指
二、 秘书机构地位 决策层
枢纽地位 （二者间，不决策，不具体操作） 执行层（中层干部） 基层
上情下传、下情上达:综合、中介、沟通；桥梁、纽带
秘书工作机关
首脑机关
秘书机关
秘书机构
头脑 颈部
下级组织 下级组织 职能部门 职能部门
省级以上党委、政府机关秘书机构是相对独立 的工作机构，有一定的权利制定工作程序等。
李瑛该怎么解决这两难呢？
秘书机构
第二章 秘书机构
秘书机构
第一节 秘书机构概念
一、秘书机构名称 通称为秘书部门，有广义、狭义之分。
1. 狭义——秘书处、秘书科、秘书股 主要担负文牍性工作（包括文件收发、撰文与文书
处理、文印工作、档案工作、会议工作等），并直接 为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书 、机要等业务部门。
秘书机构
秘书工Hale Waihona Puke Baidu部门
秘书机构
领导部门
大脑或心脏
下级组织
神经系统和血管
秘书部门
职能部门
中级组织和中级企事业单位的秘书机构从属性 明显，受领导直接指挥，收集信息、传达指令辅助 管理，从事一般文书、事务工作。
秘书机构
三、 秘书机构分类 1.按工作时间分 常设性：各级各类机关、团体、企事业单位等 临时性：大型的“会”“节”等活动临时设置的 2.按社会性质分 国家公务：管理机构的公务员 社会事业：公共事务机构的综合服务人员 个体服务：为私人活动提供服务 3.按服务对象分 领导群体：领导机关 领导者个人： （1）公务活动中担任领导职务的个人； （2）非领导职务的个人
三、秘书机构特点 1.辅助功能的综合性； 2.所处位置的中枢性； 3.组织关系的封闭性
四、秘书机构的作用 1.组合作用；2.枢纽作用；3.过滤作用
第二节 秘书机构设置
秘书机构
一、 秘书机构设置特点 广泛性、普遍性
上至中央，下至基层，各行各业都设有工作职责 等同于秘书工作的秘书部门，是组织与单位的“不管 部”
室”、“厂长办公室”、“经理办公室”； （2） 秘书机构内部分工命名的“信访局”“机
要局”
非秘书机构：
（1） 职能名称 + 办公室，如“招生办公室”
（2）秘书机构内部非秘书性质部门，如 打 印 装订部门、保卫部门、汽车队等
秘书机构
二、秘书机构性质 1.秘书部门是辅助机构，不是权力机关； 2.是综合办事部门； 3.是协调部门。
使她干这干那，对她做的事情横挑鼻子，竖挑眼，交给她
一堆跑腿的活，但是有一个地方不让她去，就是总经理的
办公室。谢晓萱一开始很委屈，很气愤，很想质问她凭什
么这样对待她?想跟她大吵一架，辞职而去。但谢晓萱生
来是个要强的人，转念一想，这也许是个挑战，我一定把
工作做得更好，让韩秘书不得不满意。所以，谢晓萱更努
2. 广义——办公厅、办公室 市级以上称办公厅； 省部委、厅局、市县以下称办公室，需要时可
下设科室。 凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，
并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公 室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、 接待和值班等事务管理。
3.区别:
秘书机构
秘书机构：
（1）领导机关名称 + 办公室，如“院长办公
这件事后，韩秘书对谢晓萱的态度彻底改变了。
案例
亲和
小丁与小孙同时进入某机关担任秘书，两个人同样有 较强的工作能力，无论领导交给他俩什么任务，他俩都能 圆满完成，经常受到领导表扬。但在同事之中，他俩却有 不同的地方。大家喜欢小丁，有什么事总找他帮助。小丁 的确为大家做了许多事，因为他谦逊有能力，与大家非常 合得来；而小孙则不同，虽然他能力也强，但大家都不太 与他合得来，有什么事也不会找他帮忙，因为小孙有些个 性高傲。小孙也意识到了这种差别，但他并不想改变这种 状态，他以为这样很好。无论同事们怎么对自己，领导总 还是喜欢自己的。况且这样也不错，他可以按照自己的个 性安排一切，不必因别人的看法而改变自己的生活。
结果正如他所预料的那样；小丁几乎以全票得到了这 个职位。其实要是小孙去了，工作照样能做好。一个平等 的机会，由于两者个性和人缘的不同而导致了巨大的偏差 。这个教训值得每一个人认真思索。
案例
分析与评述 工作中少不了笑容。笑脸是一个人最好的名片，而亲 和则是成功的一大保证。作为秘书，对待同事必须真心帮 助他们，在谦和中充分展露自己的个性。事事为大家着想 ，处处关心他人。从小丁的例子来看，他与小孙能力相当 ，只是小丁的人缘要好些，所以同事选小丁也在情理之中 了。像小丁这样，在平时就已经为自己日后的发展打下了 基础，只要有机会，就可以水到渠成了。
总经理说：“再贵重的东西，派不上用场也是废物。 不能只看眼前，不看发展。不能因为它影响上千万美元的 外资项目。 所以，清场必须限期完成。”
案例
总经理决定：“由公司经理办公室副主任李瑛代表我 全权负责，统一指挥，各部门必须服从安排。超过时限， 由李瑛承担责任，各部门不服从指挥，由部门一把手承担 责任。”
案例
小孙认为小丁谦让态度十分虚伪，是做作的表现，很 俗。但他认为无论小丁怎么做，是人家自己的事，别人不 应该干涉他。小孙是具有一定容人之量的，但可惜他没有 表现出来。
单位要提拔一名宣传干事，领导明示，要群众选举。 小孙认为自己能上去，他喜欢这份工作，坚信能干好。但 听说不是领导任命，是由群众选举。他明白自己不是小丁 的对手，小丁搞宣传的方法也有独到的能力。小孙明白自 己有不足，但也要进行一番公平竞争。
思辨题 1．小丁与小孙在为人处事上有何不同? 2．小孙作为秘书，身上有哪些可取之处? 3．在人际关系中如何理解虚伪和亲和?
案例
清场
为迎接外商考察团来洽谈合作项目，公司新来的总经 理要求清除公司新建办公大楼前一大堆钢材的边角余料： “立即清场，一周内把它处理掉。如果找不到买主，就当 废料垃圾处理。”班会子上，工会主席老王反对：“这是 工人从老远的工地上一块块捡回来的， 是用汗水换来的 价值几十万的国家财产，决不能当垃圾处理。不能为讨洋 人欢心，丢掉勤俭节约好传统……”。运输科长也为难： “这么多边角余料，要一周内处理掉，仅凭公司运力是做 不到的。当前生产用车紧张，向外租车费用太高……”。
会议结束了，只剩下李瑛一人呆坐在那里，作为秘书 学专业的高材生，刚刚踏出校门，就肩负起如此沉重的担 子，就遇上了如此棘手的两难选择：一头是新任主管的决 策和威信，一头是全体工人的优良传统；一头是前途无量 的国际性开发，一头是价值数十万的国家财产和无价的全 体工人的汗水……
都是为了企业，都是出于公心，都是可敬可贵的，为 什么如此尖锐地对立呢？难到真的鱼和熊掌不可兼得吗 ……
力，早来晚走，各项工作也做得有条不紊。
案例
有一次，韩秘书又让她去跑腿，递给她一份合同，交 代道：“这是一份很重要的合同书，你马上按这个地址用 特快专递寄走。”谢晓萱不敢怠慢，赶紧打车到邮局。在 排队等候的过程中，她不经意地看了一下合同的内容，忽 然发现合同内容中货款总额的大小写互相不符合。货款总 额的小写是280000．00元，而货款总额的大写却是贰佰捌 拾万元。谢秘书生怕数错了，仔细地数了好几遍货款小写 的那几个“0”，结果的确比大写少了一个。是韩秘书小 写少打了一个“0”呢?还是大写打错了呢? 谢晓萱内心很 矛盾，把合同书就这么发了吧，合同内容有错误，可能会 给公司造成不利影响，韩秘书也会因此受到严厉批评。不 发吧，想想韩秘书那可恶的嘴脸，真想就这么发了，让她 尝尝挨批评的滋味。思想斗争了半天，最后，谢秘书还是 决定不发了。