会计电算化课件第2章基础设置2

二、机构设置
（一） 部门档案 （二） 职员档案
（一） 部门档案
1.编码和名称必须录入且唯一。 2.编码录入必须逐级增加。 3.若某部门被其它对象引用后就不能被删除。 4.未建立职员档案前，不能选择输入负责人。
待职员档案建立完成后，再修改即可，
（二） 职员档案
1.编号和名称必须录入，其他项目可以为空。 2.若职员被其它对象引用后就不能被删除。 3.职员编号和部门编码之间没有联系。
3.当用户在建立账套时设置客户不分类的，您 将不能进行客户分类设置。
（三）客户档案
注意：
1.客户编号和客户简称必须输入。 2.客户编号和客户分类编码之间没有联系
（四） 供应商分类
1.编号必须唯一。分类编码必须逐级增加。 供应商分类编码保存之后不能修改。 2.已经使用的供应商分类不能删除。
非末级供应商分类不能删除。 3.当用户在建立账套时设置供应商不分类的，
在需要录入科目的地方输入助记码，系统可自 动将助记码转换成科目名称。
• 外币核算：用于设定该科目核算的是否有外币 核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核 算一种外币，如果此科目核算的外币币种没有 定义，可以用鼠标点取外币币种下拉选择框旁 边的参照按钮，进入 [汇率管理]中进行定义。
• 数量核算：用于设定该科目是否有数量核 算，以及数量计量单位。计量单位可以是 任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。
• 科目性质：与科目类型相对应。只能在一 级科目设置科目性质，下级科目的科目性 质与其一级科目的相同。
• 辅助核算：用于说明本科目是否有其他核 算要求。包括：部门核算、个人往来核算、 客户往来核算、供应商往来核算、项目核 算。一个科目最多可同时设置两种专项核 算。
• 其他核算：用于说明本科目是否有其他要 求，如银行账、日记账等。一般情况下， 现金科目要设为日记账；银行存款科目要 设为银行账和日记账。
注意：只有末级科目才能设置汇总打印， 且汇总到的科目必须为该科目本身或其上 级科目。此设置仅供凭证打印输出。
注意事项：
如果本科目已被制过单或已录入期 初余额，则不能删除、修改该科目。
如要修改该科目必须先删除该科目 的凭证，并将该科目及其下级科目余额 清零，再进行修改，修改完毕后要将余 额及凭证补上。
第2章(2) 基础档案设置
主要内容：
一、基本信息 二、机构设置 三、往来单、购销存 八、网上银行 九、单据设计 十、常用摘要 十一、自定义项 十二、基础档案初始化
一、基本信息
（一） 编码方案 （二） 数据精度
编码数字的含义
• 例：科目编码 4222
1001库存现金 1002银行存款
2.指定会计科目：
• 单击“编辑”菜单下的“指定科目”。
• 指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用， 在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现 金、银行存款总账科目。
• 指定的现金流量科目供财务报表出现金流量表 时取数函数使用。
（二）外币种类：
• 此功能是专为外币核算服务的。在填制凭证前,可以在此 对本账套所使用的外币及其汇率在此进行定义,在填制凭 证中直接使用。
• 各栏目说明：
1.币符及币名：所定义外币的符号及其名称，如美元，其 币符可以定义为USD，名称定义为美元。
2.汇率小数位：定义外币的汇率小数位数，系统默认为5 位。
3.折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种，用户可以根 据外币的使用情况选定汇率的折算方式。直接汇率即 [外 币*汇率=本位币]，间接汇率即[外币/汇率=本位币]。
1.增加、删除、修改、查询会计科目
• 科目编码：科目编码必须唯一；科目编码 必须按其级次的先后次序建立科目。
• 科目名称：分为科目中文名称和科目英文 名称。通常，中文名称必须输入。
• 账页格式：共四种账页格式，金额式、外 币金额式、数量金额式、数量外币式。
• 助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名 称中各个汉字拼音的头一个字母组成。例如： 管理费用的助记码可写为glfy。
您将不能进行供应商分类设置。
（五）供应商档案
与客户档案部分内容相似。
1.供应商编号和客户简称必须输入。 2.供应商编号和供应商分类编码没有联系
四、存货
（一） 存货分类 （二） 存货档案
五、财务
（一）会计科目 （二）凭证类别 （三）项目目录 （四）外币种类
（一）会计科目
• 增加、删除、查询、修改会计科目 • 指定会计科目
• 最大折算误差：在记账时，如果外币*（或/）汇率-本位币 >最大折算误差，则系统给予提示。系统默认最大折算误 差为0.00001。
• 固定汇率与浮动汇率：选固定汇率，即可录入各月的月初 汇率。选浮动汇率，即可录入所选月份的各日汇率。
• 记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率。记账汇 率必须在填制凭证前输入，否则制单时汇率为0。
• 受控系统：为了加强系统间的无缝连接，在 同一公司其他系统中将可以使用账务系统的 会计科目，这些会计科目就可以设为其他系 统的受控科目，而其他系统为该科目的受控 系统。
• 封存：被封存的科目在制单时不可以使用。
注意：已使用科目不能删除，可以封存。
• 汇总打印：在同一张凭证中当同一上级科 目的末级科目有多笔同方向的分录时，如 果您希望将这些笔分录按科目汇总成一笔 打印，则需要将这些科目设置汇总打印， 汇总到的科目设置成该科目的本身或其上 级科目。
三、往来单位
（一）地区分类 （二）客户分类 （三）客户档案 （四）供应商分类 （五）供应商档案
（一）地区分类
注意：地区编码的录入，必须按照所设
的编码方案要求进行录入和编号。
（二） 客户分类
1.编号必须唯一。分类编码必须逐级增加。 客户分类编码保存之后不能修改。
2.已经使用的客户分类不能删除。 非末级客户分类不能删除。
100201 工商银行存款 100202 中央银行存款
10020201本币存款 10020202外币存款
1002020201 中行美元存款 1002020201中行日元存款
编码数字怎样设定? 例：部门分类编码 123
1 代表数量少于10，用一位数就能表示 2 代表数量少于100，用两位数字就能表示 3 代表数量少于1000，用三位数字就能表示 以此类推…………