第四章 公文概述含电邮

公文行文规则
• 一、下行文的行文规则 • （1）要根据行文关系、发文目的选准文种。 • （2）行文一般只发直属下级，有时也可以 事项性质与实际需要扩大到所属各级。 • （3）向下级机关的重要行文，应抄送发文 机关的直属上级机关。 • （4）上级机关不可与下级机关联合向下级 行文。
公文行文规则
• （5）单位部门之间对有关问题未经协商一 致，一律不得各自向下级行文。 • （6）部门内设机构除办公室（厅）外不得 对外正式发文。 • 二、上行文的行文规则 • （1）机关单位之间一般不能越级行文。 • （2）党政机关不能交叉上行请示、报告。
收文办理
• （3）对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示， 可先与领导的秘书联系协调，然后再注请办理， 而不能随便直接注请领导人批示。特别是有些请 示，有关部门意见不一致，不便领导表态的，更 不能直接请领导人批示。 • （二）注办件：就是注“请某某部门研办”的文 件。注办方式包括：“请某某部门研办，请某某 部门商某某部门研办，请某某部门研处，请某某 部门研究提出意见，请某某部门商某某部门研究 提出意见等。 ”
公文文种的选用
• 2、根据行文方向选择文种。如某县教育局 因建校舍问题需向县人民政府、财政局、 国土局分别行文，根据行文关系所确定的 方向，给县政府的行文应为“请示”，而 给财政局、国土局的行文应是“函”。与 此同理，县政府答复应用“批复”，而财 政局、国土局的答复只能用“复函”。 • 3、根据职权范围和隶属关系选择文种。
公文种类的划分： （1）按使用范围：通用法定公文与专用法定公文。
（2）按写作主体系统：党的机关公文与行政机关公 文。 （3）按行文关系：上行文、下行文、平行文。 （4）按保密要求：普通件、秘密件、机密件、绝密 件。按阅读范围：公开级、国内级、内部级。 （5）按办理时限：平件、急件、特急件。
公文程式
收文办理
• 1、拟办 • 拟办是一项辅助决策活动。一般由办公室负 责人或较高水平的秘书人员对文件进行阅读分析， 提出处理意见或建议，提供相关选择方案，供领 导决策时参考。做好拟办工作应注意： • (1）弄清文件的意图、问题的性质与实际情况； • (2）意见要简明、具体、得体； • (3）在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意 见，签注姓名、日期；
党政机关公文处理工作条例
• 1、党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一 党政机关公文处理规范标准。 • 2、在“文种”方面，在《国家行政机关公文处 理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决 议”和“公报”两个文种，共15个文种。 • 3、在“格式”方面，取消了主题词。 • 4、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要 负责人签发。 • 5、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责 人名义向上级机关报送公文”。 • 6、在公文管理方面，增加发文立户的规定。
公文处理
• 公文处理的基本任务： • （1）发文办理：包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、 用印、登记、分发等程序。 • （2）传递公文：包括电信传递、邮政传递、机要通信传 递、普通直接投递、机要交通传递、文件交换站投递。 • （3）收文办理：包括签收、登记、审核、拟办、批办、 承办、催办等程序。 • （4）处置办毕公文：包括立卷归档、清退、销毁或暂存。 • （5）管理公文：包括收发、审核、清退、保管、立卷、 归档等。
根据1996年5月3日中办印发的《中国共产党 机关公文处理条例》的规定： 2、党的机关公文（14种）： （1）决议；（2）决定；（3）指示； （4）意见；（5）通知；（6）通报； （7）公报；（8）报告；（9）请示； （10）批复 （11）条例 （12）规定； （13）函 （14）会议纪要
公文的种类
公文文种的选用
• 如省教育厅就举办应届毕业生就业招聘活 动事项发文给各省属高等院校，因教育厅 与各高等院校之间存在着业务上的领导与 被领导的关系，所以该文可选用“通知”。 但如果由省人力资源与社会保障厅来行文， 则以“通告”为妥。如果该活动需地方劳 动人事部门协助办理，则由教育厅与人力 资源保障厅联合行文（通知）为妥。
公文的程式
根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政 机关公文处理办法》的规定： 1、行政公文（13种）： （1）命令（令）；（2）决定；（3）公告； （4）通告； （5）通知；（6）通报； （7）议案； （8）报告；（9）请示； （10）批复； （11）意见；（12）函； （13）会议纪要
公文的种类
公文的程式
5、成文日期：一般以单位负责人的签发日期为准；会议讨 论通过的事项，以通过的日期为成文日期；联合行文，以 最后一个发文单位领导的签发日期为准；规范性公文以批 准日期为准。成文日期应以汉字规范书写。 6、印章：印章是公文生效与取信的凭证。联合上报的公文， 由主办单位盖章；联合下发的公文，各发文机关均需盖章。 有些公文，如命令（令），一般用领导人亲笔签字或亲笔 签名章。 7、附注：对公文所涉及的名词术语、传达范围、使用方法 等的说明。如“此件发至县团级”、“此件可自行翻印” 等。《办法》规定：“请示应当在附注处注明联系人姓名 与电话。”
《党政机关公文处理工作条例》
• 1、《党政机关公文处理工作条例》是全新的首次 统一党政机关公文处理工作的一种规范标准。 • 2、在“文种”方面，在《国家行政机关公文处 理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决 议”和“公报”两个文种，共15个文种。 • 3、在“格式”方面，取消了主题词。 • 4、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要 负责人签发。 • 5、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责 人名义向上级机关报送公文”。 • 6、在公文管理方面，增加发文立户的规定。
三、公文的程式：眉首（文头）、主体（正 文）、版记（文尾）三大部分。 四、公文的制办程序： 1、制发程序：一般包括拟稿、审核、签发、 缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、 归档、销毁等。 2、收办程序：一般包括签收、登记、拟办、 批办、承办、催办、查办、立卷、归档、 销毁等。
公文程式
• 一、眉首（文头）部分：
公文文种的选用
• 二、具体原则 • 1、根据写作目的及行政效率确定文种。例 如：同是用于人事任免的行政公文，有命 令、决定、通知、批复。“命令”往往以 个人名义发布，用于行政机关根据法律法 规作出的任免事项；“决定”一般用于有 特殊事由作出的任免；“通知”多用于常 规任免事项；批复则是针对下级机关提请 任免事项的请示而所作的行文。
发文办理
• 发文办理的工作环节主要包括：拟稿、会商、审 核、签发、编号、注发、复核、缮印或签署、登 记、分装、发出。可分为三个阶段： • （1）制文阶段：拟稿、会商、审核、签发。 • （2）编发阶段：编号、注发、复核、缮印、校对、 用印或签署、登记、分装、发出。 • （3）办毕公文的处理：包括立卷归档、暂存或销 毁。
• 两种公文中，有共用的，也有不同的： • 1、党政机关共用的有9种：决定、通知、 意见、通报、报告、请示、批复、函、会 议纪要。 • 2、行政机关使用，党的机关一般不使用的 4种：命令（令）、议案、公告、通告。 • 3、党的机关使用，行政机关一般不使用的 有5种：指示、决议、公报、条例、规定。
公文的种类
公文文种的选用
• 再如： • “决定”与“通报”文种，均有表彰 先进或批评错误的职能。 • 1、如果行文目的是对有关人员的奖惩事项 告知有关单位，一般用“决定”； • 2、但如果行文目的是需要表彰的具体先进 事迹或需要批评的具体错误而行文，以及 由此总结出经验或应该吸取的教训告知有 关单位，则可选择“通报”文种。
• 1、份数序号：是将同一文稿印制若干份时 每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格 标识在版心左上角第一行。 • 党的公文将份数序号列入法定格式，但行 政公文没有明确份数序号是格式要素。但 《办法》明确规定：“绝密、机密级公文 应当标注份数序号。
公文程式
一、眉首（文头）部分：
2、秘密等级和保密期限：公文的密级，分为 绝密、机密、秘密三级。凡有密级的公文 应当标明具体的秘密等级。 保密期限是对公文密级的时效加以规定 的一种说明。秘密等级和保密期限用3号黑 体字标识于版心的右上角，中间用“★” 隔开，如“机密★五年”。
公文的行文规则
• （3）一头请示原则。 • （4）一文一事原则。 • （5）除领导直接交办的事项外，一般不送 个人。也不得同时抄送下级机关。 • （6）受双重领导的机关单位向上行文，应 写明主送和抄送。
Hale Waihona Puke 公文的行文规则• （7）一般不以个人名义上报。 • （8）凡属本机关职权范围内可以解决或与其他部 门协商可以解决的问题，不要请示上级机关。 • 三、平行文的行文规则 • （1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门 与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委、 军队机关可以联合行文；政府部门与同级的人民 团体和具有行政职能事业单位可以联合行文。 • （2）不相隶属机关之间一般用“函”行文。 • （3）平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口 气，不能强加于人，也不能用指示性口吻。
公文的程式
一、眉首（文头）部分：
3、紧急程度。紧急程度是公文传送和办理速度的要 求，标明紧急程度可以确保有关公文在规定的时 间内迅速办理，常见的有“特急”、“急件”两 种。用3号黑体标注在版心右上角，两字之间空1 字。 4、发文机关标识:由发文机关全称或规范化的简称 之后加“文件”（行政公文可不加“文件”）两 字组成。联合行文，主办单位在前，其余依次排 列。 5、发文字号：三要素：机关代字、发文年度号、顺 序号。如“国办发[2002]16号”。 联合行文，只 标注主办单位发文字号。
公文文种的选用
• 一、总体原则： • 1、根据发文机关与主要受文者之间的关系选择文 种：当双方存在着领导与被领导、指导与被指导 关系时，可分别选用下行或上行文种；当双方存 在的只是平行关系或不相隶属关系时，选用平行 文种。如“函”。 • 2、根据作者的权限选择文种。明确作者的职责、 权力范围，选择与之相符合的文种。 • 3、根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文 种。即在相同性质的文种中，选取有助于实现发 文目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表 现的具体文种。