会议管理培训教材(PPT 49张)

第三章
3． 选定参加者
会议准备
注意“会议时间的增加与参加者人数成正比”，应慎 重决定：仅让对实现会议目的不可缺的人员参加会议！
案例：足球赛 参加者的条件： l具有决定权的人参加 l即使是其他部门的人，如果与会议有关，也以应 该参加 l对会议主题由强烈疑问的人参加 l让与会议主题有关的专家参加 l让能够正确表达自己意见的人参加
第四：明确会议目的，不要转移主题或者成为闲谈或讨论；
第五：事先发放会议材料，在参加会议前进行讨论，以便 顺利召开会议；
第六：防止以某个特定的人为主进行发言，让每一位参与 者进行发言，相互尊重；
第七：为了尽量减少会议记录，仅记录决定了的事件。
第二章
2. 三元会议文化
经验借鉴
将会议内容（word） 向场外（Window） 的相关者传达，并反映到工作（work） 中。
第三章
6．公布会议费用
会议准备
计算会议费用，使员工意识到重视会议时间、去处 消磨性、不必要的内容。
参加会议需要费用，进行准备同样需要费用！
会议费用的记取：
年薪10万元，每天工作8小时，一年为365天，除去周六、日 实际工作时间为：261天（未计算法定假期），以年薪10万元 计算、每天工作8小时计算，每小时是48元！
会议准备
首先：彻底的会议准备（ 明确目的、制定计划、 整理资料、通知开会、布置会场等） 其次：主持会议领导者的心思和号召力（尊重参 加者、引导参加者的意见） 参加者的心思及服从精神（事前讨论资料、积 极协助及提出意见等） 会议主持者再会议开始前，应立足于5W1H进 行事先讨论：
第三章
主持者：
确定好会议的目的及类型吗？
会议管理
会议管理培训提纲
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
Байду номын сангаас
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
第一章
1． 会议令人痛苦吗？
概述
会议：部门间（内）的各种人员聚集 在一起，运用“时间”资源交流信息 并作出决定的形式。
如果会议不能高效进行，就会产生更 为严重的问题！
走向衰落企业的特征之一：干脆不召 开会议或将会议作为一天的工作。
会议管理培训提纲
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
第二章
1． 3 3 7原则
经验借鉴
3种思考
3个原则
7条规定
第二章
3 种思考：
l l
经验借鉴
第一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议： 是一定要召开的会议吗？ 不能由自己决定吗？
没有更好的方式吗？
自己完成资料的准备和草稿；
第三章
1． 明确会议目的
会议准备
会议必须由明确的目的！
信息传达型、问题解决型、订立计划型、 利益调整型
第三章
2． 会议事先公告
会议准备
想召开会议，必须制定计划！应当在一周 前，至少一天之前预先通知。
应当记入会议通知的内容： l 会议名称和目的 l 会议主题、讨论项目及会议类型 l 召开日期，开始时间和结束时间 l 召开场所（地址、电话号码、示意图） l 参加者名单 l 附加会议资料 l 其他（参加者事先必须准备的资料）
第一章
2． 会议的巨大作用
概述
会议就是企业的文化的主宰，能够成为强有力的竞争武器！ 经营良好的公司将会议作为如下工具： 交流广场 问题解决之所 思想之源 调整方向之所 集体协作实践之所 变化的熔炉 商业艺术
第一章
3． 改变从会议开始
概述
必须使会议者明确了解会议议题 并对之进行准备； 会议结束之后应当将整理好的会 议内容分发参加者及相关人员； 对会议确定的决议必须传达执行；
第二：如果一定要召开会议，则最大限度减少会议规模 l 不能减少参加者吗？ l 不能减少会议频率、时间和资料吗？ 不能进行更为妥贴的运作吗？
第三：如果决定要召开会议，试着摸索能否与其他会议合并或委托的 方法； l 不能和其他会议一起召开吗？ l 不能通过授权委托来解决吗？ l 加入其他会议就不是好的内容吗？
第三章
4．事先分发会议材料
会议准备
分发材料的目的：让参加者事先充分 认识和讨论； 在会议资料中留下空白，便于记录他 人意见。
第三章
5． 合理分配时间
会议准备
有效引导会议的秘诀就是“合理分配时间 ” 参加者必须具备“任何时候都要严格遵守 时间，迟到是不行的！”想法！结束时间 也相同。 会议成功与否与会议时间无关，而在于参 加者是否充分参与会议！ 会议的结束前必须作出结论。
以今天的会议为例： 会议费是：3.25×15×48=2340元（未计 算会议准备、会场使用、参加人员交通等费用）
会议管理培训提纲
第二章
３个原则
经验借鉴
第一：确定不召开会议的工作日
第二：将会议时间定为１小时，最多 不能超过１个半小时：
第三：将会议记录整理为一张纸
第二章
７条规定
经验借鉴
第一：召开会议，最重要的是严格遵守时间；
第二：会议材料中写明投入会议的经费，去处不必的浪费； 第三：将会议参加者限定为最佳人员及负责人，减少规模；
会议准备
确定好会议的议题、日期、时间了吗？ 确定好会议参加者了吗？
具备会场及各种备置用品了吗？
准备好要分发的材料了吗？ 充分修饰会议前半部分了吗？
会议顺利进行了吗?
充分概括出结论了吗？ 分发会议记录并再会议记录中公布下次会议的主题吗？
第三章
参加者：
会议准备
充分确认会议目的和议题； 以自身的经验、知识或信息为基础，就议 题进行协商； 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么； 试着寻求问题的解决对策； 试着在自己的立场上思考与主持者和其他 发言人的户动；
第二章
3．会议形式的多样性
经验借鉴
早起型企业的会议 早会
特点：头脑清醒 不拖拖拉拉
在身体上和精神上不受其他工作 影响
站立式会议、新鲜感觉的会议如 蒸汽浴会、啤酒会、踏青会等
会议管理培训提纲
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
第三章
要开成高效的会议
第一章
错误的会议类型：
概述
u u u u u u u u 会
不知道为何召开会议 不知道问题是什么 没有对策 没有结论 没有时间观念 如同听政会 如同教育 参加者不知道自己为何开
第一章
会议令人厌烦的重要原因：
概述
l l l
习惯性的会议过多出现 不遵守开始时间和结束时间 以自我设防为主的会议风气蔓延