文件和记录管理制度

文件和档案管理制度

1、总则

1.1为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。特制定本文件。

1.2本文件适用于本公司内部文件、外来文件和记录的管理。

1.3本文件相关部门的职责：

(a)行政部负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、

登记及分发。

（b）行政部负责外来文件的收发和公司的档案管理。

（c）各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。

1.4公文的管理执行公司《公文管理办法》。

2、文件分类

2.1本公司将内部制定的文件分为如下类别：

（1）管理手册：向公司内、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件；

（2）管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个部门但较重要的管理类文件。包括：

（a）管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主

要用于职能部门管理主要管理过程。

（b）方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对

独立活动的信息的文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。

（c）预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。

（3）作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操作规程。

(4) 记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件

同时发布。

3、文件编制总要求

3.1 各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。

3.2 各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。

3.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。

3.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。

3.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。

3.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。

4、文件内容及格式要求

4.1公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。

按照相关要求，根据公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。

4.2公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信

息；公司各项主要工作的责任部门、职能定位及管理要求。

4.3管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用

的相关记录等。

4.4作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。

4.5记录是反映管理活动实施过程和主要内容。配套纸质记录表格的格式

见附录5。如使用信息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。

5、文件编制、评审

5.1 各部门根据管理需要按照第3章、第4章的要求编制相关管理类文件。

a)公司安全管理手册由质安部组织编制；

b)管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。

5.2 行政部组织各相关主办部门评审文件。

c)各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性；

d)各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；

e)当编制部门和评审部门的意见不能达成一致时，行政部组织公司领导评

审文件并确认文件。

5.3 各文件编制主办部门提交相关部门评审时可采用以下两种方式：

(a) 书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，

提出审阅要求（包括审阅重点、完成时间等），并将待评审文件（电

子版、纸质版均可）及“文件评审记录”提交相关评审人员。评审人

员按照审阅要求，认真评审文件，并填写“文件评审记录”中的评审

意见栏目，按期返回编制部门。

（b）跨部门会议评审：分管领导主持，编制部门负责汇报，组织部门形成“会议评审记录”。

5.4编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。

5.5 管理手册、管理制度类及作业类文件的格式由编制部门根据第4章的要求进行格式自查，行政部进行最终审查，对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改，直至符合要求。

6、文件审批、发布

6.1行政部将经过评审通过后的管理手册、管理制度类及作业类文件按

照《公文管理办法》履行审批手续，并正式发布。

6.2行政部按照第4章的规定，对格式符合要求的管理手册、管理制度类及

作业类文件给予唯一受控编号，并在“文件管理一览表”中登记。

6.3管理手册、管理制度类及作业类文件由行政部以公司通知类公文形

式发布，填写发放记录。文件及评审记录交行政部归档。

7、在用文件评审及更改、作废

7.1各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记

录，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。

7.2文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构

调整、产品结构调整、作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适宜，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。

7.3经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改，如转交其他部门

更改，应由原编制部门提交相关背景资料。更改完成后，应填写“在用文件评审/更改/作废记录”，并按照第5、6章履行相关手续。

7.4经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废

记录”，经分管领导审批后，回收作废文件或通知作废信息。

7.5因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废”，以

防混淆，该类文件应单独存放。

7.6不需保留的作废文件，由负责回收的部门进行销毁，填写“文件管

理一览表”。

8、外来文件管理

8.1公司应确定管理所需的外来文件类别和明细，并确保外来文件得到

识别，控制其分发。

8.2公司各相关部门应按确定的外来文件类别和明细收集诸如行业标

准、相关的法律法规、用户技术标准或要求、同行业相关技术标准要

求等外来文件。

8.3各部门收集到的外来文件应及时交与行政部归档管理，行政部将外

来文件分类登记在“有效文件清单”中，备注“外来文件”。