物业程序文件-采购控制工作程序
物业公司物料采购管理制度(3篇)
物业公司物料采购管理制度一、物资采购管理程序1、采购物资分类(1)、A类物资:办公用品类物资。
为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
(2)、B类物资:工程水、电、土建类物资。
为满足小区设备设施维护而需要的各种水、电配件、土建施工常用品。
(3)、C类物资:清洁绿化类。
包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
(4)、D类物资:劳保类物资。
包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。
(5)、E类物资:固定资产类物资。
2、采购流程及采购方式(1)、采购流程:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月____日编制申购计划,报到采购员处，由采购员填写《申购单》--报相关部门主管审核--项目经理审核--副总经理审批--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门验收--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
如需紧急采购，采购人员需得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
(2)、采购方式:除(1、行业垄断的项目;2、由于市场垄断供应商不足三家，又没有合适替代物的采购;3、受政府相关部门限制的项目。
)均应采用货比三家的方法;由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
由公司采购人员提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
3、采购协议和合同的管理(1)、长期供应商:要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。
(2)、临时供应商:要求与其达成临时协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。
4、采购实施与管理:采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
物业公司物品申报及采购程序
物品申报及采购程序
一、每月二十五日前各部门根据本部所需物品的种类、数量提前做出
物品需求计划（一式二份），经本部门经理审核签字后，报至综合管理部。
二、接到各部门上报的购物计划后，由综合管理部根据库存情况，经
营情况及工程施工情况作以平衡及审核汇总，凡需购买的物品，由综合管理部需填写《采购申请单》。
三、根据总经理批文，按所需程序及情况转发至综合管理部存档及安
排购买。
个别急需物品，请写书面报告，详细标明所需日期，由本部门经理签字后转交综合管理部审批，上报总经理批示后方可购买。
四、采购员当接到《采购申请单》时，根据审批后的计划及报告，按
照“三比”（比质量、比价格、比运距）的原则进行采购。
五、购买后的物品由采购员与库管员进行交接，填制入库单。
逐项验
收、签字。
六、验收、签字后，采购员连同财务人员验收签字后的入库单、购物
批件到财务部按制度报帐。
物业公司物质采购管理制度
物业公司物质采购管理制度第一章总则第一条为规范物业公司物质采购行为，明确物质采购的程序和责任，加强对物质采购活动的监督和管理，保障物业公司的正常经营活动顺利开展，特制订本制度。
第二条本制度适用于物业公司内部所有部门和单位以及与物业公司签订合作协议的供应商。
第三条物业公司物质采购活动必须遵守国家有关法律法规，以保证物质采购活动的合法性、公正性和效率性。
第四条物业公司各级管理人员必须加强对物质采购活动的监督和管理，加强对采购人员的培训和教育，提高物质采购管理水平。
第二章采购流程第五条物质采购需经审批程序，由物业公司设立专门的采购审批委员会负责审批。
第六条采购流程分为需求确认、采购准备、征询报价、评选供应商、签订合同、履行合同、验收等环节。
第七条采购需求由各单位提出，填写《物质采购申请表》，经审批后提交给采购部门。
第八条采购部门按照采购需求，根据物资类别和规格，制定采购方案，包括采购量、采购方式、采购时间等内容。
第九条采购部门在选定供应商之后，须签订合同，明确合同的履行时间、付款方式、违约责任等条款。
第十条采购完毕后，需进行验收工作，确认物资数量和质量是否符合合同要求，如有问题应及时处理。
第三章采购责任第十一条采购人员必须严格执行采购程序，不得擅自变更采购计划、修改合同条款或越权签订合同。
第十二条采购人员必须保护物业公司利益，遵守相关法律法规，维护采购活动的公正性和透明度。
第十三条采购人员必须遵守公司的相关规定，保守公司的商业秘密，不得泄露公司的商业信息。
第十四条采购人员如有违反规定的行为，应依法追究法律责任，并承担相应的经济责任。
第四章监督管理第十五条物业公司设立专门的监督管理部门，负责对采购活动进行监督和管理。
第十六条监督管理部门对采购活动进行抽查，发现问题及时处理并向上级报告。
第十七条物业公司定期对采购流程进行审核，完善采购管理制度，提高采购管理水平。
第十八条物业公司建立完善的监督机制，对采购活动进行全程监管，确保采购活动的合法性和透明度。
物业采购管理制度
物业采购管理制度第一章总则为规范和加强物业采购管理，建立合理的采购决策审批机制，加强采购监督管理，提高采购工作效率和采购成本控制，根据《物业管理条例》和相关法规，制定本制度。
第二章采购范围1. 本制度适用于物业管理公司从事的各类采购活动，包括但不限于设备、材料、服务、劳务、委托加工、知识产权使用、建筑工程等。
2. 采购活动指以货物和服务为对象，通过竞争性谈判、单一来源采购、询价、比价等方式进行供应商的挑选，并签署采购合同的过程。
第三章采购管理组织1. 设立采购管理委员会，负责制定采购策略和政策，审批重大采购项目和采购合同，对重大采购合同执行情况进行监督。
2. 设立采购管理部门，专门负责物业采购管理工作，包括但不限于制定采购计划、编制采购文件、进行供应商评审、与供应商签订采购合同、监督供应商履约等工作。
3. 设立采购管理人员，根据不同的采购项目设置采购小组，分别制定采购计划、编制采购文件、与供应商沟通、跟进采购进度等工作。
第四章采购流程1. 采购需求确认：由各部门提出采购需求申请，包括采购物品名称、规格、数量、交付时间、预算等内容。
2. 制定采购计划：根据采购需求确认，采购管理部门制定采购计划，包括采购时间、采购方式、采购标准、采购预算等。
3. 采购文件编制：采购管理人员按照采购计划，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、比价文件等。
4. 供应商评审：通过公开招标、邀请招标、询价、比价等方式，与潜在供应商进行沟通，评审供应商资质、信誉、技术能力、价格竞争力等。
5. 签署采购合同：确定最终供应商后，签署采购合同，明确双方责任、交付时间、付款方式、违约责任等内容。
6. 供应商履约监督：采购管理人员对供应商的履约情况进行跟踪监督，确保供应商按时按质履行合同义务。
第五章采购审批流程1. 采购计划审批：采购管理委员会审批采购计划，包括采购预算、采购方式、采购标准等内容。
2. 采购文件审批：采购管理委员会审批采购文件，包括招标文件、询价文件、比价文件等。
物业公司采购与管理办法
物业公司采购与管理办法一、引言物业公司作为管理和维护公共物业的机构，面临着大量的采购和管理工作。
为了规范物业公司的采购和管理流程，提高工作效率和物业服务质量，制定本办法。
二、采购范围物业公司的采购范围包括但不限于以下几个方面：1.办公用品和设备：包括办公文具、打印设备、电脑等。
2.保洁用品：包括清洁剂、扫把、拖把等。
3.维修设备和材料：包括电工器材、水暖器材等。
4.绿化工程：包括花草、苗木等。
5.物业服务外包：包括保安、保洁等服务。
三、采购程序物业公司的采购程序如下：1.需求确定：各部门根据实际需要确定采购需求，并填写采购申请表。
2.编制采购计划：采购部门根据采购需求，制定采购计划，明确采购数量、预算等。
3.寻找供应商：采购部门通过招标、询价等方式，寻找合适的供应商，并收集报价和样品。
4.评估与比较：采购部门根据供应商的报价和样品进行评估与比较，选择最优供应商。
5.签订合同：采购部门和供应商签订合同，并明确双方的权责和交付日期。
6.采购执行：根据合同要求，采购部门与供应商进行商品交付、验收等流程。
7.合同管理：采购部门对合同的履行进行管理和监督。
四、采购管理为了确保采购的顺利进行和物品质量的控制，物业公司需要做好采购管理工作。
1.供应商管理：建立供应商数据库，定期评估现有供应商的服务质量和供货能力，适时更新和添加新的合作供应商。
2.采购预算管理：采购部门根据公司的财务预算，制定年度采购预算，并按照预算执行采购工作。
3.采购风险管理：及时预警和应对采购过程中的风险，避免延误和损失。
4.库存管理：建立合理的库存管理制度，确保物品的及时供应和库存水平的控制。
5.采购合同管理：做好采购合同的归档和管理工作，及时跟进合同履行情况，确保双方权益。
五、监督与评估为了提高采购工作的质量和效率，物业公司需要进行监督与评估。
1.内部监督：通过内部审计和业务检查，发现和修正采购流程中存在的问题和不足。
2.外部监督：定期委托专业的第三方机构对采购工作进行评估和检查。
物业公司物料采购管理制度
物业公司物料采购管理制度1. 概述物业公司作为一个专门从事房屋物业管理的企业，负责管理各类物业项目的运营和维护。
物业公司的正常运作离不开各种物料的采购和管理。
为了提高物料采购的效率和规范，制定本物业公司物料采购管理制度，以确保物料的采购工作能够顺利进行。
2. 采购流程2.1 采购需求确认物业公司的各个部门在使用物料时，需提前将采购需求提交给物料采购部门。
采购部门负责确认采购需求的有效性和紧急程度，并组织编制采购计划。
2.2 供应商选择采购部门根据采购计划，进行供应商的筛选和评估。
选择的原则包括：供应商的信誉度、产品质量、价格和配送能力等。
2.3 报价和谈判采购部门向筛选出的供应商发送采购询价函，要求提供详细的产品报价和交货期限。
根据供应商的报价，采购部门可进行价格的谈判，以争取最有利的采购合作方式。
2.4 采购合同签订双方商定采购细节后，采购部门负责与供应商签订正式的采购合同。
合同中应明确产品的规格、价格、数量、交货期限和售后服务等内容。
2.5 供货管理采购部门应与供应商保持密切的沟通关系，及时了解供应商的供货情况。
如发现供应商无法按时交货或出现质量问题，采购部门应及时采取相应的措施，包括与供应商沟通解决问题或寻找其他供货渠道。
2.6 物料验收对于采购到的物料，采购部门应及时进行验收。
验收内容包括：物料的数量、规格和质量等。
如发现物料与采购要求不符或存在质量问题，应及时向供应商提出退换货要求。
3. 采购管理要点3.1 采购计划的编制物业公司应按照实际需求，合理制定采购计划。
采购计划应包括采购物料的种类、数量、采购周期和预算金额等。
3.2 供应商评估物业公司应建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。
评估内容包括供应商的信誉度、产品质量、价格稳定性和服务水平等。
3.3 采购合同管理物业公司应建立健全的合同管理制度，确保采购合同的签订和执行符合法律法规。
合同中应明确双方的权利和义务，并规定好采购物料的质量标准和售后服务要求。
物业公司采购管理制度
物业公司采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范物业公司的采购行为，安全、有序地进行采购活动，优化采购过程，降低采购成本，加强对供应商的管理，制定本采购管理制度。
第二条适用范围本制度适用于物业公司内部所有采购活动。
第三条采购原则采购活动应遵循公开、公平、公正、诚实守信的原则，注重经济效益、合理性、科学性和可持续发展。
第四条采购行为物业公司的采购行为包括货物采购、工程采购、服务采购等。
第二章采购组织与管理第五条采购组织（一）设立采购部门，统一负责物业公司的采购工作，由采购经理领导。
（二）采购部门应设置相应的职位、职责和权限，明确采购人员的责任和义务。
第六条采购计划（一）每年年初，采购部门应制定年度采购计划，包括预估采购金额、采购品目、采购时间等。
（二）采购计划应根据公司经营需要、项目需求、合同终止情况等因素进行综合考虑。
第七条供应商管理（一）采购部门应建立供应商库，记录供应商的资质、信誉、服务质量等信息。
（二）采购人员应按照公司规定的程序进行供应商的筛选、评估和考核。
（三）采购人员不得违反规定索取、接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。
第八条采购流程（一）采购人员应根据采购计划编制采购方案，包括采购方式、采购内容、采购要求等。
（二）采购人员应按照公司规定的程序，发布采购公告、征集供应商、评审报价、签订合同等。
（三）采购合同应明确货物或服务的性能、价格、交付时间、售后服务等要求。
第三章采购控制与风险防控第九条预算控制采购人员应按照公司预算，控制采购金额，不得超出预算范围进行采购活动。
第十条采购风险控制（一）采购人员应对供应商进行风险评估，确保供应商的稳定性和可靠性。
（二）采购人员应加强对重要物资的质量检验，确保采购的产品达到要求，降低购买风险。
（三）采购人员应建立健全的应急采购机制，应对突发事件和紧急需求。
第十一条采购监督与审计公司应建立采购监督机制，对采购活动进行监督和审计，确保采购活动合规和透明。
物业管理 程序文件目录
目标、指标及管理方案控制程序
SZCD-P026
C/1
27
化学品控制程序
SZCD-P027
C/1
28
危险废弃物管理程序
SZCD-P028
C/1
29
服务质量环境安全环境安全检查监测程序
SZCD-P029
C/1
30
数据分析程序
SZCD-P030
C/1
31
应急准备和响应控制程序
SZCD-P031
C/1
32
C/1
39
标识管理程序
SZCD-P039
C/1
SZCD-P013
C/1
14
环境因素识别与评价控制程序
SZCD-P014
C/1
15
危险源辨识及风险评估与风险控制程序
SZCD-P015
C/1
16
信息交流控制程序
SZCD-P016
C/1
17
能源资源综合利用控制程序
SZCD-P017
C/1
18
监视和测量控制程序
SZCD-P018
C/1
19
环境及职业健康安全运行控制程序
SZCD-P007
C/1
8
纠正和预防措施控制程序
SZCD-P008
C/1
9
监视和测量装置控制程序
SZCD-P009
C/1
10
客户投诉控制程序
SZCD-P010
C/1
11
相关方环境职业健康安全控制程序
SZCD-P011
C/1
12
法律法规和其他要求获取识别更新控制程序
SZCD-P012
C/1
13
物业公司物料采购管理制度
物业公司物料采购管理制度1. 目的本制度的目的是规范物业公司的物料采购行为，确保采购的物料质量、数量和价格的合理性，提高采购效率，降低采购成本，保障公司的正常运转。
2. 适用范围本制度适用于物业公司的所有部门和员工，在进行物料采购活动时必须遵守本制度。
3. 采购流程a. 需求申请：各部门根据实际需要填写物料采购申请单，并注明物料名称、规格、数量、用途等要求。
b. 采购准备：采购部门根据采购需求，核实物料信息，制定采购计划。
同时，进行供应商的寻找和筛选，并建立供应商数据库。
c. 询价比较：采购部门向多家供应商发送询价函，要求提供物料报价和相关信息。
在询价截止日期后，对收到的报价进行比较分析，确定最佳供应商选项。
d. 采购合同：与最佳供应商进行谈判，确定物料质量标准、价格、交付方式等细节并签订采购合同。
e. 供应商评估：采购部门对供应商进行定期评估，包括物料质量、交货准时性、服务态度等指标，评估结果作为供应商合作的依据。
f. 物料验收：各部门在收到采购物料后进行验收，确保物料的质量和数量与采购合同一致。
g. 付款结算：财务部门根据验收单据，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。
4. 采购控制a. 采购权限：各部门根据岗位职责确定相应的采购权限，未获得授权的员工不得单独进行采购操作。
b. 采购预算：各部门在进行物料采购前必须编制采购预算，经领导审核后方可执行。
c. 供应商管理：物业公司建立供应商数据库，进行供应商的筛选、评估和分类管理，定期与供应商进行业务洽谈，确保供应商能够满足物料质量和交货要求。
d. 物料库存管理：采购部门负责制定合理的库存控制策略，避免物料过多过少的问题，并及时反馈库存信息给相关部门。
5. 违规处理任何违反本制度的行为均视为违规，将按公司的相关规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、停职、辞退等处理措施。
本制度自颁布之日起生效，并由各部门负责人贯彻执行，如有需要，制度可以进行修订，但应经过公司领导的批准。
完整版)物业公司各部门工作流程
完整版)物业公司各部门工作流程___内部管理流程目录1.行政-1 物品申购、采购、领用流程2.行政-2 收文管理工作流程3.行政-3 发文管理工作流程4.行政-4 印章使用管理流程5.行政-5 费用报销流程6.人事-1 考勤管理工作流程7.人事-2 请假管理流程8.人事-3 员工离职管理工作流程9.品质-1 品质专员工作流程10.客服-1 业主入住流程11.客服-2 房屋装修流程12.客服-3 客服中心接待及投诉处理流程13.工程-1 日常维修流程14.秩序-1 门岗工作流程15.秩序-2 巡逻岗工作流程1、物品申购、采购、领用流程编号：行政-1流程图各部门负责人报需购置物品到行政办公室办公室填写《物品申购表》公司领导审批财务部审核部门主管签字由财务与物品相关部门采购入库出库使用部门（个人）填写物品出库登记表、领取签字使用部门（个人保管、使用）库存物品盘点归还结束2、收文管理工作流程编号：行政-2流程图相关部门行政办公室相关领导4/19___收文信息整理收到文件，进行整理收文工作。
如果文件有问题，则进行文件处理和审核。
如果文件没有问题，则进行文件分发。
同时，还需要收集资料并进行整理分类。
最后，进行文件移交和定期整理工作。
3、发文管理工作流程编号：行政-3流程图在相关部门行政办公室相关领导的指导下，开始起草文件并进行文件汇总工作。
如果文件需要审查，则进行编号和总经理审批工作。
如果文件需要打印，则进行文件打印工作。
最后，进行文件执行和定期整理工作。
4、印章使用管理流程编号：行政-4流程图在申请部门行政办公室相关领导的指导下，开始填写印章使用登记。
然后，部门主管出示审批登记表，并进行行政办公室用印工作。
如果需要财务部用印，则进行财务部用印工作。
最后，结束印章使用管理流程。
需要注意的是，印章使用登记表由行政办公室负责管理，各部门用章须先由部门主管签字，再报公司领导审批。
5、费用报销流程编号：行政-5流程图在经办人和财务部相关领导的指导下，开始报销人粘贴报销凭证工作。
采购控制程序文件
采购控制程序文件采购控制程序文件编号：编制：采购部1、目的：编制本程序是为了满足《管理手册》7．4条规定对采购过程进行控制，确保采购的物品符合规定的要求。
2、适用范围：本程序适用于对本公司辣椒、香油及其他相关物资的采购。
3、职责：3．1 采购部负责按生产计划，完成产品所需的主要物资采购，负责组织对供方进行调查和评价，保管员负责物资的保管和防护，质检员负责采购物资的检验；3．2 由技术研发部制定主要采购物品的质量检验标准和规则；3．3 采购部负责对供方的物资进行质量评价；3．4 总经理负责审批准合格供方；3．5 本程序由采购部编制并组织实施。
4、工作程序4．1 本公司成品中所需的主要采购产品为：辣椒、香油、盐。
采购物资按照对产品质量影响的程度分为三类：A 类：辣椒、香油、盐等、；B 类：其他辅料如蒜、姜、芝麻等；C 类：包材。
4．2 对供方评价的准则A辣椒、香油、盐的供方要达到：符合有供货能力、所提供货物符合本企业标准要求。
B其他辅料的供方要达到；符合有供货能力、所提供货物符合本企业标准要求。
C各种包装袋的供方要达到：必须有卫生许可证，必须有产品质量检验证、产品必须执行三包；4．3对主要物资供方的评价办法有：积累以往的使用资料业绩法、调查表加对样品评价法等。
A、由采购员通过各种途径寻找供方，与供方洽谈和对供方进行情况调查，并填写“供方资格评价表”，同时索取“物资样品”；B、由质检员按相关检验规则和标准对“物资样品”进行质量检验，由生产部对样品进行试生产或试用；C、当检验和试用后其质量符合相关标准时，由采购部经理依据“供方资格评价表”中情况，召集相关人员对供方进行：质量、供货保证能力评价，并分别签署评价意见，必要时由采购组组织相关人员到供方去实地考查；D、由采购经理签署评价结论，每种主要物资至少建立2个合格供方；E、由采购员每月从质检人员和生产车间收集供方物品使用情况信息，为数据分析和进行年度评价积累依据。
采购控制程序文件
采购控制程序（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）1、目的和范围对采购过程和供方进行控制，确保采购物资满足规定要求，本程序适用于原材料、外协外购件的采购及供方的评价、选择和控制。
2、职责2.1供应部负责组织对供方进行评价、选择和控制，提供“合格供方名单”，制定和实施采购计划。
2.2技术部负责提供外购、外协产品图样、技术要求、技术协议等标准及有关资料、参与评价。
并参与供方的评定和工艺验证。
2.3品质部负责采购产品的验证，参与对供方的选择和评价。
2.4总经理负责审批合格供方名单。
3、工作程序3.1供方的评价和选择3.1.1供应部根据产品实现的策划，对需采购的零(部)件、原材料的供应商(供方)进行联络，由供应部传真或邮寄或亲自送供方评审表给供方，要求实事求是填写，返回后由供应部召集技术部、品质部评审，评审可进行样品测试、质量体系考察、对一些资料的审查(包括质量体系认证证书、产品检测报告、产品认证证书等)，由供应部经理最后确定。
3.2供方评定的准则a)生产和技术能力；b)产品质量水平及稳定性；c)价格合理性；d)交付及时性；e)服务和支持能力；f)自我改善能力；g)供方的顾客满意度；h)供方的财务状况和履约能力；i)后勤能力，包括场地和资源；j)供方的QMS。
3.3供方评定方式。
a)实地考察；b)第三方证明；c)业绩考察；d)首批样品鉴定；e)小批量试用；f)招投标；g)供方承诺，历史考察；h)第二方审核。
3.4评定依据a)采购文件要求b)本公司质量体系文件c)样品验证报告d)标准、社会要求3.5合格供方认定条件3.5.1新的A类产品的供方应采用实地考察或样品评定，考察得分在80分以上者为合格供方，实地考察标准按ISO9001：2008准执行。
3.5.2第三方证明，通过选定质量管理体系认证或产品合格认证者为合格供方：即供方如已获得产品安全认证或ISO9001：2008准认证，可视为合格供方。
物业企业采购管理工作程序
物业企业采购管理工作程序物业企业采购管理工作程序一、采购需求确认1.1 通过与业务部门的沟通，了解各部门的采购需求，并初步确认采购的物品种类和数量。
1.2 根据采购需求，编制采购需求确认单，包括物品名称、规格、数量、采购计划日期等信息，征求业务部门的确认。
二、供应商筛选2.1 根据采购需求确认单，制定供应商筛选标准，包括供应商的信誉、质量、价格、交货期等方面的要求。
2.2 搜集供应商信息，并与业务部门一起评估和筛选供应商。
可以通过多种途径获取供应商信息，如询价、招标、网络搜索等。
2.3 对筛选出的供应商进行调查和核实，包括查看其公司资质、经营情况、产品质量等方面的信息，确保供应商的合法性和可靠性。
三、采购合同执行3.1 根据采购需求确认单和选定的供应商，制定采购合同。
采购合同中应明确物品的名称、规格、数量、价格、付款方式、交货期等信息，确保双方权益。
3.2 在签订采购合同前，一定要仔细阅读合同内容，明确采购双方的权利和责任，并征求法务部门的意见。
3.3 与供应商签订采购合同，并妥善保存相关文件和合同副本。
四、供货跟踪与管理4.1 在供应商交货前，与供应商确认交货时间和方式，并保持沟通与协调，确保按时供货。
4.2 对供货内容进行验收，核对物品的名称、规格、数量等，确保符合采购合同要求。
4.3 如果发现供货物品有质量问题或与合同不符，立即与供应商联系，并要求其进行补救或退换货。
4.4 对供货情况进行记录和分析，总结供应商的绩效，并将评估结果及时反馈给相关部门。
五、采购费用管理5.1 根据采购合同和付款计划，及时做好采购费用的预算和支付。
5.2 确保采购费用的合理性和准确性，遵守相关财务规定和程序，并保留好相关发票和凭证。
5.3 对采购费用进行分析和核算，及时调整采购策略和采购合同，以降低采购成本。
六、采购档案管理6.1 根据采购合同和相关文件，及时建立和完善采购档案，包括供应商信息、采购需求确认单、采购合同、付款凭证等。
物业公司物资采购管理程序
物业公司物资采购管理程序一、目的规范物业公司采购流程,明确采购责任,对采购过程进行管控,确保采购的物资、服务符合公司规定的要求,以保证公司利益;二、适用范围物业管理所需要的所有物资如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等的采购活动;三、职责1.项目各部门：按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计划申请,并协助行政部进行物资核对、清点入库或紧急采购结算；2.综合事务部：采购专员负责协助公司综合部相关人员确定采购分供方、把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等；3.客服总监：负责审核采购计划,包括计划内和计划外物资采购申请;四、采购物资的分类A类：办公用品、劳保用品等日常耗材,单价<1000元B类：办公设备、办公家具等固定资产,单价≥1000元特殊类：大金额固定资产,单价>10000元五、采购、入库、报销流程1.提出采购申请各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合项目预算及月末库存情况,在每月25日之前以采购申请单的方式提出下个月的物资采购计划,写明物资名称、型号、规格、数量、单价等如有特殊要求,须备注说明;2.审核采购计划月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请,由库管员、财务人员、客服总监于28日前完成审核,每月28日提交公司综合部总裁助理或物业运营中心总经理审批,根据A\B两类物资情况,审批流程如下：A类物资：项目需求部门负责人提出申请后,需仓库管理员审核,检查仓库是否有库存或者替代品,若无则同意申购,流入下一审核环节；项目财务人员根据当月资金计划,对各部门负责人上报的采购申请进行审核,若在资金计划内则同意申购,若不在资金计划内则审核驳回,如遇紧急特殊情况需在资金计划外采购的,需追加预算申请,说明情况,方可通过,审核完成报客服总监,客服总监完成最后一步审核流程,流入下一审批环节；物业总经理审批通过后转至综合事务部采购专员下单采购;B类物资：除履行A类物资审批流程,在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理处进行审批,审批通过后方可下单采购;特殊类物资：除履行B类物资审批流程,在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处进行审批,审批通过后方可下单采购;3.供应商的选择行政部采购人员在采购物资时要选用符合要求的供应商,在公司指定的合格供应商名单内进行采购活动；对新型、首次购买的物资,在公司没有固定分供方的情况下,项目行政采购人员需配合公司负责采购的人员一起搜集供应商和产品的信息,协助完成新分供方的确定;4.物资的采购各需求部门将批准后的采购申请单提交给负责采购的人员,由其在合格供应商处进行采购;严格控制在计划范围内并根据项目预算内安排开支;所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审;如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加预算申请,并详细说明原因;行政部采购组在支付费用及采购物资前需借款时,由经办人填写借款单,财务部根据相关合同、协议或计划审核后,办理借款;5.物资入库采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人、库房管理员等验收,验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单,留下记录;6.物资领用物资采购入库后,库管人员负责通知各需求部门领用物资,建立物资出库领用单,并做好登记,建立物资台帐;7.报销经验收合格无误的物资采购入库后,采购人员以费用报销单的形式于每月日之前,向公司财务部提出报销申请,并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票; 流程说明图：。
政府采购物业管理制度
政府采购物业管理制度一、总则1. 目的：为规范政府采购物业管理活动，提高物业管理服务的质量和效率，确保政府采购资金的安全和高效使用，特制定本制度。
2. 适用范围：本制度适用于政府采购物业管理的全部过程，包括但不限于招标、评标、合同签订、履约管理等环节。
3. 基本原则：政府采购物业管理应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
二、组织管理1. 采购主体：政府采购物业管理的主体为各级政府及其相关部门。
2. 管理机构：设立专门的政府采购物业管理监督机构，负责制度的实施和监督管理工作。
三、采购程序1. 需求分析：采购主体应根据实际需要，明确物业管理服务的内容、标准和预期效果。
2. 招标准备：编制招标文件，包括服务要求、评标标准、合同条款等，并进行公示。
3. 招标实施：通过公开招标、邀请招标等方式，吸引合格的物业管理服务供应商参与竞标。
4. 评标与中标：成立评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法，公正评选中标供应商。
四、合同管理1. 合同签订：与中标供应商签订物业管理服务合同，明确服务内容、标准、费用、履约期限等条款。
2. 合同履行：监督中标供应商按照合同约定提供服务，确保服务质量和效率。
3. 合同变更：如遇特殊情况需变更合同内容，应按照规定程序进行，并报管理机构备案。
五、质量与绩效管理1. 质量标准：制定物业管理服务质量标准，作为评价供应商服务的依据。
2. 绩效评估：定期对供应商的服务质量进行评估，评估结果作为合同续签或终止的依据。
六、信息公开与透明度1. 信息公开：政府采购物业管理的相关信息应向社会公开，接受社会监督。
2. 透明度要求：确保采购过程的透明度，包括招标、评标、中标结果等信息的公开。
七、监督与法律责任1. 监督机制：建立健全监督机制，对政府采购物业管理活动进行全过程监督。
2. 法律责任：对违反本制度的行为，依法追究相关责任人的法律责任。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施，由政府采购物业管理监督机构负责解释。
物业公司采购控制工作程序
物业公司采购控制工作程序背景物业公司作为一个服务企业，在日常运营中需要进行大量的采购工作，如办公用品、设备器材、维修材料等。
采购管理的不当可能会导致企业经营成本飙升，影响企业的发展。
因此，建立一套有效的物业公司采购控制工作程序非常有必要。
目的建立一套物业公司采购控制工作程序，旨在规范企业采购行为，避免不合理采购、重复采购、超支采购等情况的发生，提高采购效率和企业经济效益。
工作流程物业公司采购工作程序的工作流程如下：第一步：确定采购需求在采购前，必须开展采购需求分析，确定采购物品的名称、数量、规格型号、技术参数、采购单价等信息，编制一份采购清单。
采购清单必须经过相关负责人审核并签字确认后方可提交采购部门进行采购操作。
第二步：选择供应商采购部门应该根据实际采购内容，制定合理的采购方式（如公开招标、询价比选、单一来源等），并在具备供应商资质、信誉良好、售后服务完善等方面考虑后，选择供应商。
第三步：编制采购计划采购部门在选择供应商后，根据采购清单中的需求，制作采购计划，确定执行采购的时间表、流程和组织方式等。
第四步：执行采购根据采购计划，采购部门与供应商签订合同，明确采购物品的规格、价格、质量标准、交付时间、付款方式等，确保采购工作按时完成。
第五步：验收入库上传验收人员对采购物品进行验收，确认物品质量、数量、规格、价格等是否与采购合同一致，经验收确认后入库。
第六步：付款结算根据采购合同约定，进行结款。
第七步：供应商评价对采购物品的供应商进行评价，以后能更好地优化供应商选择，提高采购效率和经济效益。
存在问题采购管理存在的问题主要体现在以下两方面：一、内部管理不规范1.采购需求分析不严谨，采购清单不全、不规范。
2.采购计划不合理，执行不到位，导致采购任务不能按时完成。
二、外部生态环境缺失1.供应商资质不齐，缺乏品牌知名度和市场信誉。
2.信息不对称，难以全面掌握市场及企业所在地的价格走势变化，难以选择优质、稳定的供应商合作。
物业管理部维修材料采购程序
物业管理部维修材料采购程序一、背景二、目的制定物业管理部维修材料采购程序的目的是确保维修材料的供应能够及时、顺利地进行，以保障维修工作的正常开展。
三、流程1.维修材料需求确认当维修工作需要采购材料时，维修人员或部门负责人应向物业管理部提交维修材料的需求申请。
需求申请应包含以下内容：-维修材料的名称、规格和数量-维修材料的用途和需求原因-预计的采购时间和交付时间2.材料供应商选择-供应商的信誉和口碑-供应商的价格和交付能力-供应商的售后服务和技术支持3.采购合同签订4.维修材料采购依据签订的采购合同，物业管理部向供应商下达维修材料的采购订单。
采购订单中应包括以下信息：-维修材料的名称、规格和数量-采购单价和总价-交付时间和地点-支付方式和付款期限5.送货验收维修材料到达后，物业管理部应进行送货验收。
验收内容包括：-核对送货单与采购订单的一致性-检查维修材料的规格和数量是否与采购订单相符-检查维修材料的质量是否符合要求-如发现问题，及时与供应商沟通并提出处理要求6.维修材料入库经过验收合格的维修材料，应及时入库。
入库时应记录维修材料的名称、规格、数量、入库时间等信息，并妥善保管。
7.维修材料使用维修人员根据维修工作的需要，从库存中领取维修材料。
领取时应填写领料单，并记录维修材料的使用情况。
8.库存管理9.维修材料采购结算根据采购合同的约定，物业管理部应及时结算采购款项。
结算时注意核对采购发票和付款证明，确保款项的准确性和合法性。
四、监督与管理-对维修材料采购程序的相关人员进行培训，确保他们了解和遵守采购程序-定期检查和审查维修材料的采购记录和相关凭证，确保采购过程的合规性和透明度-定期评估和分析供应商的绩效，及时与供应商沟通改进意见-处理维修材料采购过程中的投诉和纠纷，确保问题的及时解决五、周期性评估-采购流程的合理性和高效性-物资供应商的质量和服务情况-维修材料库存的管理情况-采购成本的控制和优化六、总结通过制定和执行维修材料采购程序，物业管理部能够确保及时采购到合格的材料，保证维修工作的顺利进行。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
物业程序文件:采购控制工作程序
物业程序文件：采购控制程序
1.0目的
公司应确保采购的物品和接受的服务符合合同、标准和规范要求，保证公司服务质量。
2.0范围适用于直接影响服务质量的采购的物品和接受的服务，如设备的零配件、提供给顾客使用的物品等。
3.0职责
3.1物业部负责公司物品的采购及物品供应商的选择和评定。
3.2部门和管理处采购主管负责200元以下零星物品的采购及经公司领导授权可以自行采购的物品购买。
3.3部门和管理处采购主管负责采购计划的制定和采购物品验证记录单的填写。
3.4公司主管领导和管理处经理负责采购计划的审批。
4.0程序
4.1合格供方的选择
4.1.1合格供方根据以下三条进行选择：
1）品牌优良、价格合理；
2）具有营业执照或相应政府批文的企业；
3）提供的物品/服务质量良好和信誉较好的商家或厂家。
4.1.2工程部和管理处应建立《合格供方名单》，作为公司供方的选择，主管领导负责审批《合格供方名单》，执行部门应随时根据实际供货关系来评定供方，合格供方的增删应由审批人审批。
合格供方可分为物品类供方和服务供方。
4.2采购计划控制
4.2.1采购按实际情况可分为计划采购、临时采购和紧急采购。
4.2.2管理处、部门采购主管负责在每月5日前编制该月采购计划并报经理或公司主管领导审批，采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、质量要求（必要时）等。
4.2.3对临时采购的物品，采购主管应在当天填写或补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购日期按实际发生日期填写，要求用明显标识（*）注明。
4.2.4对紧急采购的物品，采购物品应在实际采购发生的2日内补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购人按实际发生日期补填相关记录，要求用标识（J）标明。
4.2.5采购文件包括（每次根据采购情况的需要，选择以下一种或几种）：
1）采购合同
2）采购计划审批表
3）采购管理规程
4）合格供方名单
4.2.6在上述采购文件中，由申请单位表述出拟采购物品的有关信息，包括：
1）对供方物品/服务的质量要求、安全要求、验收规范，采购物品的参数、规格、数量等。
2）对供方的加工、服务过程，供货的交付程序的要求。
3）对供方设备及人员资格的要求。
4）对供方质量管理体系的要求（优先选择通过ISO质量管理体系认证的供方）。
4.2.7盛通物品采购应在物业部确定的采购中采购。
4.2.8价值在2千元以上的单件物品需要申请人填写《固定资产配置审批表》，并报公司
逐级审批。
4.3采购物品验证
4.3.1采购物品须经过物品使用人或相关资质人员验证合格后方可使用或入库，验证人员和采购主管分别在《采购物品验证记录》上按规定记录和确认。
4.3.2对于临时和紧急采购物品，采购主管和验证人员必须做到先验证后使用，加强现场验证，以保证购进物品是需要的合格品。
事后相关人员应及时填写（采购发生日期2日之内）相关记录，填写的采购日期为实际发生日期，并按上面要求的标识标明。
4.3.3对验证不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相应的措施。
4.3.4合同规定时间，顾客可以对采购物品进行验证。
4.3.5验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。
4.3.6在供方的现场实施验证
1）若合同规定需在供方现场验证采购物品时，由物业部组织相关单位在供方处对所购物料现场实施验证。
2）采购人员应事先与供方做好验证安排及验证方式，以便验收活动顺利实施。
4.3.7物品使用人在供方的现场实施验证
1）若使用人要求在供方现场验证物品时，由采购人员和使用人在供方现场共同实施验证。
2）采购人员应事先与供方和使用人联系安排妥当，以便验收活动顺利实施。
5.0相关文件与记录
5.1《不合格品控制程序》
5.2《供方评价和选择控制程序》
5.3《采购计划审批表》
5.4《采购物品验证记录》
5.5《合格供方名单》
感谢您的阅读！。