档案远程利用服务研究综述

办公自动化杂志一、

正文大众日益增长的档案信息资源需求和档案馆所提供的较为局限的利用服务之间的矛盾一直存在。在信息技术迅速发展的今天，信息化一方面导致信息需求急速膨胀，另一方面也为满足这种需求提供了有效的工具。档案远程利用服务充分利用现代信息技术，转变档案工作意识，创新档案服务方法，最大限度地实现档案的价值，成为了满足大众信息资源需求的一种高效、快捷、更加人性化的手段。

本文围绕档案远程利用服务，对国内外的相关研究文献加以综述，以期归纳总结出目前的研究热点和研究趋势，进一步促进对档案远程利用服务的理论研究，同时更好地促进实践的发展。

二、国内研究现状综述

传统的档案利用流程是利用者根据利用需要，到档案馆申请调阅相关档案和资料，档案馆审核批准后调取相关材料，提供给申请者或者出具证明。而信息化条件下的档案远程利用服务从狭义来说即可以省略利用者本人到档案馆这一环节，实现“异地利用，就近出证”。

利用中国知网期刊数据库进行了文献检索，以“档案”

和“利用”为关键词对主题字段进行检索，检索出27053篇文献，而以“档案”和“远程利用”为关键词对主题字段进行检索，则只检索出39篇文献（截至2019年1月17日），可以看出关于档案远程利用的理论研究较少。从内容上来看，“档案远程利用”和“档案远程服务”的内涵其实是一致的，都是指实现“异地利用，就近出证”这一过程，在本文中将他们都涵盖为研究的对象，并将他们统一表述为档案远程利用服务。

从时间上来看，2010年之前的相关文献仅有7篇，而中国知网中收录的最早的一篇文献是2001年盖秋艳发表的《“三个代表”的重要思想是档案工作服务于四大区建设的行动指南》一文，文中明确提出了档案的远程利用这一概念，其开展带来的好处，并且分析了实现远程利用的前提条件：构建检索工具，档案信息计算机存储、构建档案网络体系等。

从2010年开始，档案远程利用服务的理论研究开始增加，2010年至今的文献占到所有文献的90%以上，并大体上呈现一种随着时间递增的状态，说明这一问题正逐渐被更多的人所关注，进而加以研究。对档案远程利用服务相关的文献研读归类，可将其分为以下两个方面：

档案远程利用服务研究综述

苟雪

郭欣雨

（四川大学公共管理学院

成都

610065）

摘要：大众对档案信息不断扩大的需求和档案服务发展缓慢之间的矛盾是档案工作中的一大主要矛盾，档案远程利用服务作为尝试缓解这一矛盾的新途径还存在着很多不足。为对档案远程利用服务的研究现状有一个清晰的认识，本文分别从国内外档案远程利用服务的研究现状进行分析、比较，以找出国内研究的不足，从而为档案远程利用服务研究的开展提供帮助。关键词：档案；远程利用服务；综述中图分类号:G275文献标识码:B 文章编号:6756

A Review of Research on Archive Remote Service

GOU Xue

GUO Xinyu

(School of Public Management,Sichuan University

Chengdu

610065)

Abstract ：The contradiction between the increasing demand for archive and the slow development of archival service is a major contradiction in archives.Remote use of archives as a new way to try to alleviate this contradiction still has many shortcomings.In order to have a clear understanding of the status of file remote service，this paper analyzes and compares the research status of remote services at home and abroad to find out the shortcomings of domestic research，thus provid-ing information for the research of archive remote service.Keywords ：Archive；Remote service；Review

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办公自动化杂志

1.档案远程利用服务的实践及成果

（1）对高校档案远程利用服务的实践和成果的研究因为有许多已经毕业离校的学生需要高校的学籍证明等相关材料，但现实情况是，在很多高校，如已离校学生需要相关证明材料，只有本人亲自到学校档案机构申请利用档案，给很多外地的学生造成了极大的不便，出于实际的需要，高校档案远程利用服务的开展实践和关注度都呈逐年上升趋势。南昌大学、复旦大学、同济大学、南京信息工程大学等几所高校先后开通了档案利用远程服务系统。边媛对南昌大学开展档案远程利用服务的现状进行了详细的论述，文中还对档案远程利用服务中存在的安全、对人才的技能要求、缴费方式等问题进行了阐述。薛秋珍则具体阐述了同济大学“档案网上服务利用系统”的使用流程，并分析了该系统的不足之处，如操作流程比较复杂等。

（2）对民生档案开展档案远程利用服务的实践和成果的研究民生档案的远程利用服务一直开展得如火如荼，相应的理论研究也多为实践经验的总结，

《‘数据多跑路百姓少跑腿’———绍兴市档案远程利用进入基层便民服务平台纪略》、《长三角地区合作开展民生档案远程服务的障碍及策略》等文章都对民生档案远程利用服务的开展现状进行了研究，并总结了个别地区开展服务的特色。

（3）其他机构开展档案远程利用服务的实践和成果研究医疗档案领域、人事档案、军队档案等领域也纷纷开始档案远程利用服务的实践。以医疗档案为例，长春市社会医疗保险经办机构的做法值得借鉴：长春立足数字医保体系，建立了一个全方位综合管理架构，此架构以数字化的医保档案管理为基础，依托现行的业务系统和业务平台，围绕数据库为核心，旨在实现社会数据资源共享，达成医保业务的远程服务、信息共享以及一站式服务的目标，提升了医保经办管理服务水平。

2.档案远程利用服务的理论研究

（1）对档案远程利用服务方式及合作机制的理论研究随着档案远程利用服务实践的不断开展，档案远程利用服务研究也进入了经验总结、理论研究阶段。关于档案远程利用服务方式及合作机制的理论研究检索出的最早的文章是2007年发表于《云南档案》的《论高校档案信息共享及远程利用管理系统的构建》一文，文中基于广东商学院的实践，分析了在高校提供档案远程利用服务的必要性，并且提出技术基础，同时加强档案标准化建设，力求建立一个合理的档案信息远程利用管理系统。

关于该主题的文章内容大都基于各地开展档案远程利用的实践总结出开展服务的一些可行性机制。如李广都提出要分别从“馆际联动”、“馆社联动”、“馆室联动”三个层次对民生档案远程利用服务进行协调，还提出实现民生档案远程利用服务的六个前提条件。张连星则分析了民生档案远程利用的必然性，总结实际工作中的经验，提出了完善标准体系的建设、强化信息安全保障、统筹民生档案信息资源共享工作的机制体制等四点建议。

（2）关于档案远程利用服务中的技术问题的理论研究①对档案远程服务平台建设技术问题的理论研究吴加琪提出“1+4”系统平台总体架构，即一个综合应用体系和组织领导、政策法规、资源保障和安全保障四个保障。宋懿等比较了上海和“粤穗深”

两地平台的异同。②对保障档案安全的技术问题的理论研究

不管是高校档案还是民生档案或是人事档案等各种门类的档案，都蕴含着国家经济建设、科学研究、个人隐私等多方面的信息，存在着各种潜在的安全隐患。林玮认为，在档案远程利用的过程中要严格控制档案利用，要用法制来强化档案信息远程利用时的信息安全。何瑞金对档案信息的安全进行了全面的论述，分别在档案信息系统安全、档案信息资源安全、档案信息保密方面提出加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理；逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度等方法。

③对档案信息资源管理的技术问题的理论研究要实现档案远程服务，就必然要实现档案资源的信息化管理，但是当前的档案资源信息化管理很大程度上并不能满足档案远程服务的需要，对此，贾姝提出可以建立基于物联网的实物档案智能管理系统，将电子标签（RFID）附着于每件实物档案，通过一系列技术，实现档案存储环境自动感知、智能调节功能，实现档案信息智能存储、定位与跟踪功能，档案“通信”功能，实现档案信息远程利用功能及其他可扩展的综合功能，以弥补现有档案管理方式的不足，提高档案利用服务水平。

三、国外研究现状综述

档案远程利用服务是适应档案工作信息化的衍生物，在国外档案学界，尤其是在欧美等信息化最早开始的发达国家，不管是在理论研究还是实践开展方面都开始得较早，并且成果颇丰。1996年的第十三届国际档案大会上，美国著名档案学者戴维·比尔曼发表了《虚拟档案》一文，提出了以现代通信、网络、数据库为基础，

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