收发文管理制度

8、封发
发放文件时，必须建立《发文登记簿》（详见附件五），严格履行收文人签字手续，要求收文单位填写《文件签收表》（详见附件六），保证文件发放不出差错。
9、归档。
这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。
收文流程图
发文流程图
附件一
4、签发(详见附件四)
以公司名义发文时都必须由公司总经理签发，其他各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。文件经领导签发后，即成为最后定稿。
5、编号(详见附件六)
文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。
7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。
三、发文处理程序
公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文流程包括:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。
1、拟稿
公司日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门的发文由各自部门负责拟稿，其他有特殊性要求的文件由公司主管领导指定拟稿人。
睿能科技〔2012〕1号公司对外发文
睿能科技函〔2012〕1号公司对外发函
睿能科技行〔2012〕1号 行政发文
睿能科技财〔2012〕1号 财务发文
说明：
公司对外发文指公司对上级部门、政府单位、事业单位或平级单位的通知、请示、公告、意见等，要求按照附件的标准形式予以发文。
公司对外发函指公司与业务合作伙伴、平级单位之间的正式工作往来函，要求按照附件的标准形式予以发文。
公司对内发文分为：行政发文，人事发文，财务发文。行政发文是指公司内部的日常通知、公告等文件；人事发文是指公司关于人事任免、人事调动、人事政策规定的通知等；财务发文是指公司关于财务政策、要求等的通知。行政、人事、财务发文需严格按照附件的标准形式予以发文，并统一加盖公司的公章。
公司发文由经办部门拟稿，经行政部审核定稿后，打印交由行政部加盖公章。对外发文一式两份（收文单位增加，份数也相应增加），一份由行政部存档，其他由经办部门送达收文单位，并经对方的签收，签收单需交由行政部保管。公司内部发文一式一份，要求在公司公示一周，原件由行政部统一存档。
2、核稿
“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件承办部门负责人依据相关要求，对草稿的观点、文字、体式、内容等进行全面的审核。
3、校对
校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。
三、部门代码
1、江西睿能科技有限公司
总经办——ZJ；行政部——XZ；财务部——CW；采购部——CG； 生产技术部——SC；安全保障部——AB；营销部——YX；质量管理部——ZL；
四、会议纪要
睿能科技—会—1001
以上是指公司召开的例会或员工大会。
专题会议
睿能科技—专会—1001
专题会议是指为某一个专题而召开的会议，与会人员根据实际情况确定。例会和专题会议应分开存档。
（共印×份，存档一份）
文件签收表
编号：2012—
文件清单
文件名称
页数/份数
文件编号
原、复印件
/
/
/
收文单位
收文人
签收栏：
已于 年 月 日 时收到上述文件。
签收公司（公章）：
签收人：
时间： 年 月 日
抄送：×××，×××。
江西睿能科技有限公司2012年×
睿能科技函〔2012〕1号
关于××××××××××的函
×××××：
根据我司与贵司于2011年5月10日签订的《×××合同》第三条，现×××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此函告！请于×××之前复函。
附件：1.
2．
二○一二年×月×日
主题词：×× ××函
抄送：×××，×××。
江西睿能科技有限公司2012年×月××日印发
（共印×份，存档一份）
江西睿能科技有限公司文件
睿能科技行〔2012〕1号
关于××××××的通知
×××××：
根据国务院法定节假日的规定，结合公司实际情况，公司经研究决定，对×××××放假安排如下：
4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。
5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，及时归档。
6、所有收文均须在行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。
睿能科技〔2012〕1号
关于×××通知（请示、公告、通告、意见）
×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1.
2．
二○一二年×月×日
主题词：×× ×× 通知
6、印制
即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：
1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。
3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。
7、盖章
即在印制好的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。
2012年×月×日—×日放假，共×天。其中××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知！
二○一二年×月×日
主题词：×× ××通知
抄送：×××，×××。
江西睿能科技有限公司2010年×月×日印发
收
发
文
管
理
制
度
制作
审核
复核
批准
时间
为规范管理公司的收发文工作，确保文件能够及时上承下达，提高文件处理效率，特制订本制度。
一、收文处理程序
收文处理的程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件归档。
1、收文登记
凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、各种传真、信函等文件资料，一律由前台文员负责签收，再根据文件内容进行登记（附件一），并填写《来文处理卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。
收文登记表
文件名称
发件单位
收文文件号
份数
归档编号
收文日期
附件二
来文处 理卡
来 文
单 位
收文号
已
发
份数
收文时间
文件号
行政部拟
办意
见
分管领导意见
常务副总意见
总经理意见
处理情况
注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，以便存档。
附件三：
收文编号原则
外来文件编号原则：
例：2012年3月10日收到一份外来文件，编号为：RN-W-120310-001
注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，以便存档。
附件五
发文登记表
序号
文件号
文件名称
备注
附件六
公司称呼、发文编号等规范对照及发文范例
一、公司的内部称呼：
江西睿能科技有限公司，简称睿能科技。
说明：用于公司内部，包括平时的电话、传真、文件、制度等方面。
二、公司发文编号：
江西睿能科技有限公司——简称：睿能科技——代码为RN
流水号
收文日期
外来文件代码-W
公司代码-RN
公司内部文件编号原则：
例：2012年3月12日发布一份内部文件，编号为：RN-N-120312-001
流水号
收文日期
内部文件代码-N
公司代码-RN
附件四
发 文 审 批 表
文件名称：
文件编号：
附件：
抄送：
承办部门：
拟稿人：
核稿人：
校对：
编号、印制：
签发：
备注：
2、文件拟办意见
行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办意见。
3、文件阅批
收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办意见及时送呈公司相关领导或部门阅批，阅批的文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。
4、文件承办
文件承办部门须遵照领导阅批意见办理，并按规定期限及时办理完毕。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。
5、文件归档
所有文件统一在行政部归档。
二、收文、传阅工作要求
1、对所有的文件、资料，由行政部委派专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。
2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。
3、对需急办理的文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。对领导批示急办的文件，有关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。
五、合同编号（以行政部合同编号为例）
睿能科技：RN-XZ-2012-01-001
说明：RN-XZ-2012-01-001：前两个字为公司的代码；第三个字母为部门的代码；2012为年份，每年更换一次，01为合同签署月份，001为当年分类合同的序号。凡是公司的合同必须采用合同编号。