委派工作六步法

委派工作六步法

企划总部储洪胜李想

管理者经常需要给下属委派工作，松下幸之助说过，一位称职的管理者应该“只做自己该做的事，不做部属该做的事”。有效地委派工作，就是你该做的几件大事之一。

怎样做到有效的委派呢?在一次培训上，讲授者提出了有效委派工作的6个步骤。如果你能认真地遵守这些步骤，就能够提高自己的管理能力，改进部门的工作，提高企业的效率，把自己从具体事务活动中解放出来。

第一步，解释工作的重要性和必要性

首先需要给下属解释为什么要做这项工作；每个人都希望做重要的，有意义的工作，把工作的背景给下属解释清楚有助于下属理解工作的重要性和必要性，能激发下属工作的热情；同时，要把选择他完成该项工作的原因讲清楚；向他指出，他的才能是适合完成此项工作的，强调你对他的信任，要强调积极的一面。

第二步，讲清要求，提供支持；在要求的范围内给予员工主动权

授权者要确保被授权者完全理解任务，就是要给下属解释清楚怎么样才算圆满的完成了该项工作；要把任务的目标要求解释清楚，并强调你对成果的期望；不要过多的限制工作过程和方法，给被授权者一定的空间，有利于调动其积极性和创造性；表明对于被授权者的充分信任，让下属明白“放手去干”是你给予他的权力。

明确目标的同时，要让下属明白你能提供的支持和资源，让他明白哪些资料需要阅读，哪些人员可以请教，哪些同事可以协助；要向下属讲出你所能告知的一切信息；不要因为没有讲完所掌握的信息，而给下属设下“陷阱”；还可以把自己在这个工作领域的经验也告诉下属；“这个工作需要细化”“这件事需要快办”的说法不是对工作要求的好的解释。

第三步，界定范围

要把工作的范围非常明确的进行界定；这项工作的目标客户群体是谁，工作对象是哪些，一开始就要让下属明白工作内容的范围，而不要等到越界了才去强调；那些越界的多余工作都是无用功。“都做了吧，反正将来会有用”的指示往往是浪费时间和精力。

第四步，时间期限

和下属一起规定一个完成工作的期限；先让他自己估计完成工作的时间，再进行修正，最终达成双方都同意的结果；要说明为什么这样规定工作的期限，为什么说这个期限是合理的；工作期限不只是最终的工作期限，一个较大的工作都可以分为几个阶段，对每个阶段要

有一个大致的期限，而对最终结果要有明确的期限。

第五步，让下属复述一遍

让下属复述一遍非常有用；你说的他口头同意了并不表示他理解了，他重复一遍表述的往往和你要求的并不一致；这个时候需要对细节进行纠正。

第六步，跟踪控制

以上，就完成了委派工作的全过程；后续就是要进行工作的监控了；这个时候，第二步所明确的工作要求和第四步明确的工作期限就非常重要；要向被授权者明确，要再商定的期限，以商定的目标来检查其工作成果；要确定沟通的方式，是面谈，ppt汇报，发送文件还是电话沟通？你要用坚定的口气向下属指明，必须完成工作的期限和达到要求的行动方案，促使下属努力工作，同时，要指出，如果碰到超出其能力的困难，要及时提出。

最后，你要再次肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。"这是一件重要工作，我确信你能做好它"这样的话，可以对下属发挥很大的激励作用。总之，委派好工作，不仅能节约时间，还可以在职员中创造出一种畅快的工作气氛，这是每一位优秀管理者必须掌握的技能。