董事会文件格式编制汇总

董事会会议文件制作标准

一、目的和适用范围

1.1为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定

本标准。

1.2本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

1.3董事会文件内容要求

1.3.1董事会会议文件包括但不限于以下文件：

1.3.2会议通知；

1.3.3委托其他董事代为出席的授权委托书；

1.3.4会议签到簿；

1.3.5会议议程；

1.3.6议案及其附件；

1.3.7董事会会议纪要及决议。

1.4会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：

事项内容

通知内容召开的时间、地点和方式

召集人

议程

联系方式

发出通知的日期

注意事项

召集人署名

时限定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达

临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排

章程另有规定的按章程规定执行

方式电子邮件

邮政寄送

专人递交

对象董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）

附件送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件

收集证明文件应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。

1.5授权委托书（参见附件三）应当载明：

1.5.1委托人和受托人姓名、身份证号码；

1.5.2授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

1.5.3授权时效；

1.5.4委托人签字。

1.6会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

1.7会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

1.8议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。

1.9会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

1.9.1会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

1.9.2会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

1.9.3会议议程；

1.9.4议案汇报人的汇报意见；

1.9.5董事发言要点；

1.9.6每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；

1.9.7列席监事和列席总经理的意见；

1.9.8其它需要记录的情况。

1.10董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：

1.10.1会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

1.10.2会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

1.10.3决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。

1.10.4董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。

1.10.5决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

1.11纪要和决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

类型主要内容数量备注

纪要会议全过程和结果的要点所有议案必备，用于内部存档备查

决议经讨论后，法定多数通过的决定单一议案对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需

1.12提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附

件，董事会会册原则上应和会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

1.13签署

于会议结束时协调和会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

二、会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下：类型规则举例

定期会议【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议

临时会议【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数

+“临时会议”

XX华润燃气有限公司第一届董事

会2010年第一次临时会议

三、董事会文件制作和归档要求

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。

企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

四、执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录

关于召开_______________公司

第_____届董事会第_____次会议的通知各位董事：

兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下：

一、主持人：

二、召开时间：_____年__月____日

三、召开地点：

四、参会人员：

五、列席人员：

（一）监事：

（二）会议记录人员

（三）公司邀请的其他人员

六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

（三）[议题描述]；

七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。