公司传真文件收发管理办法

公司传真文件收发管理办法

1.目的

为加强公司传真文件管理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本办法.

2.适用X围

本办法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,XX及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营管理有关的传真文件,以及其它往来传真文件.

3.职责

总经理办公室负责传真文件的收发统一管理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实.

4.传真收发管理工作要求

4.1总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发管理程序执行.

4.2文秘专员外出,由总经理办公室主任指定人员按照规定程序代为管理.

4.3传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,避免延误工作.

4.4公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本管理办法,如因个人原因违反程序规定,对公司生产经营造成负面影响的,将根据情况的严重性追究当事人的责任.

5.管理程序

5.1传真收件的管理程序

办公室文员接收传真后,分类登记.对于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直接复印存档,并将原件直接交收件人.对于收件人或责任人不明确,涉及问题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加《传真文件传阅笺》报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回《传真文件传阅笺》与传真文件复印件一并留存.

5.2传真发件的管理程序

因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存.

5.3传真文件的存档

5.3.1与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和《传真文件传阅笺》移交项目档案管理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文件,按档案管理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.

5.3.2传真文件原件不得直接存档,必须经过复印,以确保能够长期保存.

6.记录

《传真收件登记簿》,《传真发件登记簿》,《文件传阅笺》.