ISO9001-2阶文件-文件及记录控制程序

一：目的

对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

二：范围

本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义

3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：

a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文

件章”的印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，

文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。

四：职责

4.1文控

公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门

文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3文件的编制/审批权限

五：文件管理流程

六. 记录管理流程：

七：组织知识管理流程

八：相关记录：

8.1《管制文件清单》

8.2《文件变更申请表》

8.3《文件分发/回收记录》

8.4《外来文件一览表》

8.5《质量记录一览表》

8.6《借阅登记表》

8.7《请购单》

九：附件一文件编码规则

◆质量手册（一级文件）的编号：

QM-YY

流水号（01、02…）

质量管理手册

◆管理程序文件（二级文件）的编号:

流水号(01、02…)

质量管理体系程序文件

◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:

流水号(001、002…)

文件类别代号（SOP:表示作业指导书）

部门代码

◆表格及记录（四级文件）的编号:

版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)

表格流水号(001、002…)

部门代码

品质记录

◆部门代码：

十：附件二知识分类表