第8章 书面沟通技能

文风
容易惹是生非的言辞 有些人似乎给我们留下了这样的印象：普通车 位对他们而言不够好，并且擅自将自己提升到了 来访者的地位。这些人或许想要戴上一块标志身 份的牌子，好让我们每次在走廊里遇到他们的时 候都向他们脱帽致敬？ 你愿意为用这种方式跟你讲话的人工作吗？只 要你避免了这些不必要的写作风格，你只需遵循 几项简单的原则，就可以保证你所写的每篇文章 都条理清楚、可读性强，而且用词礼貌。实际上， 这正是你要达到的目标。
报告的撰写模式及要求
标题。报告标题的要素构成及拟制要求与请示文 标题。 种相同。 报告引据。这部分是报告正文的开头。它要用简 报告引据。 明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况， 也可陈述有关的背景或缘由。 报告事项。 报告事项。这部分是报告正文的主体和核心，它 要准确扼要、条例清晰地将有关工作或事件的情 况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、 深刻的了解。
文风
废话连篇 我们的停车场有53个汽车车位，4 我们的停车场有53个汽车车位，4个摩托车车 位，这应该足够全体员工使用了。然而，似乎 有 些人一直在占用留给客户的停车位。这样的车 位只有3 位只有3个，是在经过了长时间辩论之后，由客户 服务部确定下来的，因为客户服务部说同时到公 司来访的客户几乎从 来没有超过3位。这些车位 来没有超过3 离前面的出口最近，因为我们强烈认为，不应该 让客户走那么远的距离才能到我们公司，尤其是 在天气恶劣的情况下，这会给客户造成不 便…… 等等。
第8章
书面沟通技能
第1节 书面沟通概述
1.书面沟通的概念 1.书面沟通的概念 1.1书面沟通是以文字为媒体的信息传递，是一种比 1.1书面沟通是以文字为媒体的信息传递，是一种比 较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通 成本也比较低。 1.2书面沟通的优点 1.2书面沟通的优点 一目了然；书面跟进；充当意见不和、起争端时的 证明 1.3书面沟通的缺点 1.3书面沟通的缺点 耗时长；易产生沟通障碍；反馈速度慢 ；无法运 用情境和非语言要素
举例
要求每个人加强安全防范的备忘录 收件人：全体员工 发件人：人力部门主管保罗· 发件人：人力部门主管保罗·罗宾斯 （事件）过去，我们总是把通往前台的门开着，以便每个 人都能够自由地出入每个部门。 （复杂性）不幸的是，上个月，有人从前台附近的办公 室偷走了两个手袋、一只手表。你们知道，前台有时候会 特别忙，我们的接待员不可能做到时时刻刻都保持警惕， 虽然他们愿意这样做。 （解决方案）唯一有效的解决办法就是把这些门锁上， 每次开门时输入密码。此外，我们还准备在几天内更换密 码。（行动）因此，希望你们以后记住关门。 （礼貌用语）谢谢你们的体谅。 保罗
练习
你给同事发了一封电子邮件，询问他们什 么时候有时间，以便你安排一次会议。
事件 复杂性 解决方案 行动 礼貌用语
文风
应该致力于自然的文风。 官僚主义作风 本文件的签署人已经注意到，尽管三令五 申，有些雇员还是在占用那些本来留给外来 车辆使用的停车位。现在，谨要求所有那些 接到这份通知的人立即停止这种行为。 他们的意思是——而且他们本来也应该这 他们的意思是——而且他们本来也应该这 样写：“有人一直将车停在留给外来车辆的 车位。请不要这样做。”
SCRAP格式能够使你的文字简洁明了，但又不会 SCRAP格式能够使你的文字简洁明了，但又不会 漏掉任何基本信息。
举例
应用SCRAP格式的例子1 应用SCRAP格式的例子1： 回绝要求参加会议的个人信件 亲爱的杰克：（事件）几天以前，你问我你是否能够参加下月底在爱丁 堡举行的会议：“包装业的最新进展”。包装的外观对你的工作非常重 要，因此我非常认真地考虑了你的申请。 （复杂性）然而，问题是，这次会议与BW194最后一轮测试的时间 （复杂性）然而，问题是，这次会议与BW194最后一轮测试的时间 发生了冲突——你知道这件事。 发生了冲突——你知道这件事。 （解决方案）我认为，不能在这样一个关键时刻给你3 （解决方案）我认为，不能在这样一个关键时刻给你3天时间让你去 参加会议，因此，我不得不拒绝你的要求。 （行动）如果将来还会召开类似会议，请告诉我，如果时间不是那么 紧迫，或者不与其他重大事件发生冲突，那么我会很愿意让你去参加会 议。 （礼貌用语）感谢你有兴趣参加这次会议，但我很抱歉这次不能给你 更肯定的答复。 致以最诚挚的祝愿 山姆
第1节 书面沟通概述
1.4适用性 1.4适用性 哪些情形下适合书面沟通，哪些情形不适 合书面沟通 2.分类： 2.分类： 按主客体: 按主客体:书写、阅读 按文体：文件、报告、信件、书面合同等。 书面沟通
第1节 书面沟通概述
3.书面沟通的障碍 3.书面沟通的障碍 3.1语言障碍 3.1语言障碍 3.2知识障碍 3.2知识障碍 3.3人为障碍：发文者的语气、强调重点、 3.3人为障碍：发文者的语气、强调重点、 表达特色，以及发文的目的经常被忽略而 使理解有误。 信息及含意会随着信息内容 所描述的情况，以及发文和收文时的部门 而有所变更。
文风
使文章尽量短小 你所传达的信息越短，收到信息的人就越高兴。 当你收到一封长达8 当你收到一封长达8页的工作信件时，你会做何感 想？ 使文章尽量简单 短小、简单的词汇； 短小、简单的句子； 短小的段落。 太长的词汇不会给人留下什么印象，它们只会 使文章更难读懂。
文风
遣词造句不要显得粗鲁 读一下这句话：“从今以后，要保证做到至少提前1 读一下这句话：“从今以后，要保证做到至少提前1 周将日程散发下去。” 变得更礼貌：“从今以后，请你们能够做到至少提 前1周将日程散发下去。” 注意不要使用模棱两可的词句 “我对你没能参加这次会议感到失望。” 根据读者 对这句话的不同理解，可以将其解释为“你没能 及时参加会议实在有些可惜”，或者“你没能参 加会议这件事太不给我面子”
第3节 报告的书写
1.报告的概念及分类 1.报告的概念及分类 报告属于陈述性公文 按性质划分，有工作报告和情况报告；按 内容划分，有综合报告和专题报告；按行 文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。
专题报告的撰写要领
专题报告是下级机关将本机关或地区的某 项工作、某个问题、某一事件或某一方面 的情况向上级机关所作的报告。 写作原则： 速度要快。 内容要专。 情况要实。 篇幅要短。
报告的撰写模式及要求
（四）结尾。与请示文种相同，报告正文 的结尾一般也有较为固定的结语，常用的 有“以上报告如有不妥，请指示”、“以 上报告如不妥，请批转全国执行”、特此 报告等。它应紧接正文之后独段写明，最 后在其右下侧注明报告的机关名称及日期， 并加盖公章。
作业
写一篇“申请举办年轻人联谊活动经费” 的报告 要求：严格按照报告的撰写模式及要求， 字数限制在100-200字。 字数限制在100-200字。
第2节 书写技巧
有效的写作方法 学习写作的最佳途径之一是仔细想一想你 学习写作的最佳途径之一是仔细想一想你 收到的那些信件、备忘录、传真和电子邮 件。
是什么原因让它们发挥了应有的作用？其中哪些 最难理解？哪些让你气 愤？哪些让你士气不振？ 你害怕谁的信件和备忘录，为什么？
结构和文风
写作结Complication) 解决方案 (Resolution) 行动 (Action) 礼貌用语 (Politeness)