强化医院档案管理工作策略

强化医院档案管理工作策略

作者：闫孟菡张义森徐莎

来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第4期

文/泰安市中心医院闫孟菡张义森徐莎

【摘要】医院档案管理的存在本身是为了妥善保存，做好资料的保存，方便以后的查阅。

而保存好档案有利于创新，创新时借鉴前人经验和资料将大大节省时间，因此档案对创新也有

着推动作用。本文就医院档案管理工作中存在的问题和针对问题怎样开展档案管理进行了研究。

【关键词】医院；档案；管理

医院的档案管理是医院工作的一环，虽然不直接决定医院的医疗水平也不直接参与患者的

病症治疗，但医院的档案管理可以说是医院的大脑，没有档案存储和查看，医院也就无法正常

运行，医患纠纷也将递增。鉴于此，医院的档案管理工作人员要不断优化档案管理存在的问题，提升自己的工作水平，优化档案管理的质量。

一、医院的档案管理工作中存在的问题

（一）医院的档案管理安全性不足。存储和管理医院档案，最需要确保的就是档案的安全

性问题，目前的档案存储一般是两种方式：一是常规的纸质存储方式；还有就是现行的一些电

脑存储。电脑存储的安全问题包括存储硬件的安全性和存储网络的安全性。安全问题一直是制

约医院档案管理工作的一个重要因素。一般认为有以下两点原因使得医院档案管理工作困难。1.常规的纸质存储方式，容易被火灾和虫蚁啃食损毁；而计算机系统和网络具有一定的安全隐患，存储医院档案管理工作需要用到计算机的硬件，而硬件有着因不可抗力和人为毁坏的可能，而

连通网络的电脑则可能受到病毒的攻击，造成数据被侵袭篡改或盗取。2.医院档案管理工作缺

少法律和相关文件规定的支持，体系尚不完善。由于法律和相关文件对医院档案管理的规定和

说明已经有年头，导致目前并没有专门的法律规定对医院档案的进一步说明和条款支持，从而

使得医院档案的管理没有法律保护。

（二）档案管理的技术受限和经费不足。医院档案的管理需要一定的经费支出，不管是给

管理人员开工资还是存储设备的维护和购置。而在信息化背景下，信息化存储的方式可以替代

部分传统存储方式。但重要前提就是进行信息化存储的技术达标，存储系统能够稳定存储不易

崩溃。但是目前现有的信息化档案管理的存储方式主要是采用电子文件的方式进行存储，而电

子文件具有存储期限和一些存储限制，这是电子文件存储的性质决定的，医院的纸质档案转变

为信息化存储和进行共享，不可能采用人工输入的方式进行，需要采用扫描仪将纸质档案的信

息转化为电子文档。但是目前市场上的扫描仪便宜的不能保证扫描的精度和准确度，而价格较

高质量好的不仅支出高昂，在扫描完毕后也将造成资源闲置，而医院档案信息管理部门的公费

开支是有限的，没有专门的拨款支持，难以承受这样的巨额开支。

（三）档案管理部门的人员工作积极性低。由于档案管理通常被认为一种闲职，外人甚至

部分医院领导认为档案管理一般来说就是管着一堆资料，做好存储就好了。人们普遍认为这样

工作轻松且枯燥，导致档案管理工作人员的工作得不到重视，使得部分档案管理工作人员的工

作积极性下降，事情做多做少都是一样的薪资水平，也就直接导致医院的档案管理工作质量变低。

（四）档案管理的高素质人才匮乏。档案管理其实是一门学问，能够将纷繁复杂的医院档

案管理到位，准确分类并能及时查找绝对不是一般的档案管理人员短时间能做到的。而这样的

人才需要以大量的档案管理知识储备为基础，但目前医院对档案管理工作人员的要求非常低，

招聘的人员或许爱岗敬业但也仅限于此，难以做到对工作水平和质量的提升，同时医院的主要

精力也是放在治病救人和科研等方面。没有几个医院会专门对医院的档案管理工作人员进行培训，提升其业务能力，使得医院的档案管理工作难以系统化和制度化。

二、提高医院档案管理水平的措施

（一）完善档案管理制度，确保档案安全性。档案的管理人员应根据实际工作需要和医院

的档案情况，建立一套医院的档案管理制度，确保档案的安全性落实到人头，有人负责。还需

要建立专门的档案管理机构，对档案管理工作进行分配和总结以及人员管理。在工作中用信息

化的存储方式逐步替代传统的存储方式。开展信息化存储，应保证档案信息存储的系统功能完

备没有漏洞，应由档案建立和管理交易信息审批、存储数据、资料的查询、对存储数据的统计

分析的功能。只有这样这样才能确保档案信息管理系统的功能完备性，进行信息的存储和读取

以及安全性方面才有保障。

（二）提高档案管理人才素质。随着档案管理的信息化建设，对高素质人才的需求显得更

为迫切。一个高效运转的档案管理系统必须要有相应的人才在其中发光发热，必须要对当前各

行业精通了解且会计算机知识的人才能胜任公共卫生档案管理的要求。对于一个能够胜任信息

化工作的医院档案管理人员来说，应该具备丰富的理论知识、丰富的实践经验，专业化的定向

学习和扎实的档案管理知识。但最重要的就是必须掌握档案的存储接收等方面的基本知识。这

样才能胜任前期的工作要求，并在后续的档案管理过程中不断学习进步，在岗位上提升自己的

专业素养和专业能力。而在档案管理的人才不足时，应面向社会招聘技术人员。

（三）做好医院档案信息共享。为了做好医院档案管理工作，应该将现有的资源进行共享。为了做到这一点，应该在内部平台进行信息共享，做到各部门的协同档案信息管理。由于在档

案信息管理这一块我国还不成熟，各个部门之间的职能比较分散，所以档案信息管理以及交流

一直不畅通，使得档案的信息管理部门的工作效率也比较低，鉴于此，可开展如下工作：1.可

以建立一个统一化的档案资源管理系统，实现综合统筹办公。2.为了促进资源共享，可以设立

一个独立在档案管理系统之外的平台，对档案进行分类后共享，这样既可以方便员工查找自己

需要的档案信息，也可以方便上传资料档案。3.档案管理部门，还可以设立相应的规章制度，

鼓励员工进行平时档案信息的交流和共享，提高现有资源的利用率，创造更多的工作价值。同时，各个档案资料管理部门在日常对资料的审核中，也应当对资料的名称、来源等详细的信息

进行清晰的标注，从而方便用户和其他员工查询。

（四）正视医院档案管理工作。不管是直接负责档案管理员工还是相关的医院领导，都应

在工作中加深对医院的档案管理工作的理解，正视这份工作的重要性，医院的相关管理人员意

识到档案管理的重要性，档案管理部门才有资金对存储设备更新和向存储信息化等方面发展，

档案管理人员正视自己的工作的重要性，才能不断优化医院的档案管理水平，提升自己的职业

素养。

三、结语

为了实现医院档案管理工作，应该在实际医院档案管理工作中引入更加科学的档案管理方

式和先进的档案管理人才，进行档案的资源信息共享，用信息化档案信息存储方式替代传统的

纸质存储方式，并注意提高档案存储资源开发的能力，不断提升完善公共卫生档案管理水平，

优化工作内容。

【参考文献】