有效的会议管理PPT课件

可长可短的，短会
有效会议流程2：标准
会前沟通 –确定与会者 –确定开会时间 –确定开会地点 –确定会议主题 –传递有关文件 –发放会议通知 –确认出席者
花费在会前的准备时间非常 有意义的，确保会议在恰当的 时间与地点举行，由合适的人 参加并作出正确的决定
邀请与会者
选择恰当的与会者是会议是否达到目的的 关键要素 需要考虑与会者在一个团队中如何工作 邀请具有良好沟通能力的成员参加 评估与会者的贡献：分享信息、提供建议、 专业身份、授权行动 通知与会者并且确认
有效会议流程3：议程
议事程序 –确定议事日程中的关键主题 –先用少量时间讨论紧急问题 –对于关键主题留出足够时间 –根据轻重缓急排出优先顺序
优先排序 平衡Important 和 Urgent
＋ IV
I
Urgent
U,no I U，I
III
II
－ noU,noI noU, I
－
Important
执行督导
为何会后不执行
工作忙 行动计划不合理 资源不足 结论不民主 出现新情况
有不同看法 忘掉了－－不重视 有难度 任务分配不合理 缺乏资源 监督不够
第三单元 有效主持会议
任务导向与关系导向 明确会议主持人的角色 会议主持人必须考虑的问题 会议主持人适时结束会议
第二单元 会议流程
会议准备 确定标准 制定议程 举行会议 控制与执行
有效会议流程1：准备
首先确定是否需要开会
开会或其他方式解决问题：邮件、电话、文件
若不开会，会带来什么结果
找出一个说服人的开会理由
提出意见 产生创意 作出决策
是否开会的选择 可开可不开，不开 可大可小的，小会
准备会议议程要点
避免在一天情绪低潮时开会 保证将议题的变化告知主持人 议程尽可能简洁明了与一目了然 议程包括：会议日期、时间、地点与目的 全体与会者都要明了自己的职责 议程体现出议题的轻重缓急与优先程序
确定会议地点
选择会议地点对于会议成功至关重要 并非仅仅是否舒适，而是使人感觉恰如其分 评估环境与会议室的布置 各种设施与设备的准备：音响、投影、白板、 纸板、’灯光与咖啡、茶点
有效会议的技巧
课程目的：
群策群力 事半功倍
空杯理论
只有倒空了 才能装得更满
第一单元 会议概述
定义会议 无效会议 会议成本 有效会议 会议类型 会议原则
定义会议
开会需要花费宝贵的时间 大多数工作会议比较正式，有预先约定的时间、
地点、议题等 典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程
(议事日程或清单)上 会议议程首先在与会者之间传播
信息传播会议 ·意见/更新信 息 ·市场行情
工作决策会议 ·目标设定 ·问题解决
有效会议的3P原则
目的 (Purpose)
成果 (Performance)
程序 （Procedure）
为什么要开会
为何要开这个会 为何我会参与其中
会议的成果
会议后所希望获得 的结果
要产生什么结论
如何开会
决定成员与角色 制定会议议程 应用会议时间
请你谈谈对会议的认识 你需要开会吗？
无效的会议
会议的目的不清楚 会议无法达成其目的 有些人不必参加会议 并不是所有的人都相互认识 会议缺乏训练有素的主持人 没有人做会议记录或注意会议程序
与会者的错误
与会者迟到或早退 与会者进进出出 与会者离开会场去拿资料 与会者争吵 与会者发言太过冗长 与会者自我膨胀、突出自己，不管真正的问题 有些有重要意见要表达的人并不能给他足够的 发言机会
会议主持人失误
自说自画或说的太多 似乎不愿意讨论与他相反的论点 在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目 在每个题目上所花费的时间非常不平均 已作出决策后还在该议题上随意漫谈
会议时间失控
会议的时间不够 开无轨电车，直到超过规定的时间甚多 好几个议题都无法作出决策 临终场在理由证据不充分的情况下决策
–不是会议主持人的“ 独角戏” –也不是夸夸其谈者的个人“ 讲坛”
与会者的座位安排
一对一会议 支持性 手把手
主持人
合作性 肩并肩
针对性 面对面
团队会议
有效会议流程5：执行与控制
告知有关人员有关信息 –简明扼要 –针对性强 –不要涉及无关内容
重要信息以文字形式传播 –会议决定 –采取行动方案 –既定模式
＋
案例分析
9月26日上午10：30在总经理办公室举行部门经 理会议，会议时间90分钟
议事内容： 员工餐厅的扩建 财务部的定编问题 金龙汽车公司管理人员的参观事宜 明年公司发展战略的调整 采购员工上下班用的大巴
案例分析：某个公司
员工餐厅的扩建 明年公司发展战略的调整 财务部的定编问题 上海金龙汽车公司采购部经理的参观事宜 采购员工上下班大巴
主持会议
任务导向型的会议主持人 关系导向型的会议主持人
SUCCESS
有效会议管理的要素
陈述开会目的
准备议程
选择适当的与会者
管理会议时间 引导与控制 做总结
开会需要花费宝贵的时间与金钱， 因此只有在有必要时才开会， 并确保会议的简短与富有成效
有效会议的要素
地点 时间
目的 会议
人员 组织
信息
领导
会议类型
会议可被分为以下两种类型，而每一种类型又 可细分为两种：
选择各种会议的场所
自己办公室 资料齐全、个人权威、可能电话(人)干扰 部下办公室 提高部下士气与地位，若地方小，不舒服 公司会议室 避免等级困境，可能外人干扰，需要预约 专业会议中心 各方公平，适合保密，预先准备，费用
有效会议流程4：源自文库行
目的：确保每一个与会者都明确为什么开会 互动：全体与会者的相互交流、整体互动的场所
会议成本
成功的会议将合适的人聚集在一起 共同为了某个目标而贡献自己的才智 能够节省大量的时间和金钱
会议成本＝时间＋费用 与会者的总年薪＋日程开支/年工作小时数
(8540)
主管们的意见
无目的 无结论 无组织(失控) 独断 无主题 本位主义
没有议题的会议 无结果的会议 有结果不执行 走过场的会议