向会议要效益

与会者对会议内容的会前了解
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素 一. 准确的会议召开、结束的时间
首先要考虑的是会议召开的时间，也就是说会议召开的时 间必须有利于会议目的的达成。
其次，就是要充分考虑每位与会者都能参加的时间。
1. 把会议安排在与会者都能参加的合适的时间。 2. 提前预设一个时间。 3. 是否可以采用电话会议或者网络会议的形式，以确保每 位与会人员都能按预定的时间参会。
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素 四. 与会者明确的分工、责任
会议的目的，给予了每一位与会者不同的分工及相应的责任。在
开会之前，组织者应当把与会人员的具体分工传达至每一名与会
人员。
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素
与会者在积极参与讨论的过程中，应注意以下几点：
• • • • • •
机会成本
设施租用+场地 +布置+差旅+文 件服务等费用
与会人数×会议 时长×小时薪资 三者的乘积
因开会而耽误的工 作效益,乘以这个 工作成功的几率
低效能会议的现象与特征
会议低效率危机的4个特征
一个人喋喋不休地讲，一群人默默无“闻”地听
低效能会议 效率危机
多数人七嘴八舌地说，少数人不知所云地听 管理层台上开大会，基层台下开小会 决策表决会跑题，转变成组织扩大会
注意：相关决策人必 须在会议现场
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
“术业有专攻”，每个人都有自己擅长的领域，如 果仅仅依靠一个人的智慧，考虑问题时难免有所疏 漏。通过开会集思广益，形成对某一问题的多侧面、 多角度的全面看法，这样可以让组织决策更科学。
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
高效能会议的纪律
成功的会议不仅需要合格的组织者，还需要优秀的参与者
合理的安排工作时间，每天留些“机动时间”处理突发事件
高效能会议的纪律
调查和研究发现，一个半小时是开会的最佳时长，
最长不要超过两个小时，一旦超出两个小时，大家的 精力，反应力和注意力就会明显下降，进而导致会议 低效。
确实会议比较长，中间应安排时间休息，一般最好
宣布 主题
头脑 风暴法
整理问
题，找出 重点问题
会后 评价
流程
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
会议主持人
预先告知
终止辩论
简明归纳
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
总结讨论内容时，主持人紧密联系以下四项要点： 3 1 2 3 3 4 重申此次会议的目标 问题已经充分讨论过 所提的方法与此前的讨论相联系 所提出的方法应当具有可执行性
会而有议 议而有论 论而有行 行而有果 果而有报
高效会议的7个特征
执行力强的团队，其团队会议也一定是高效 的。如何才能利用会议，培养团队做高效和超强 的执行力呢？从团队成员的主人翁心态抓起，尊
重团队成员的意见和建议，让团队成员通过会议
形成一种合力，最终达成团队目标。
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
预防措施 会议之前做好动员工作
补救措施 巧妙地阻止
事先与可能垄断会议的 沟通 要求轮流发言
充分考虑议题在与会人 员中的共性 考虑出席者的均衡
指派工作给喜欢 垄断会议的人去做
将视线避开垄断 者 建议其他员工也 就此发表意见 重复议题，将讨 论引导到正题 请其他人确认此 问题有无共性
出现小 范围讨 论
个别问题牵住主管或 经理的注意力 管理者对某些问题置 之不理 讨论开始离题
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
遵守三个准则 会议之前准备
有四条原则
不予批评 头脑风暴法 自由鸣放
欢迎大量方案 提出自己的案
会议中自由联想
想法说完再评论
确认要讨 论的问题
准备 会场
组织 人员
扰因素、没有重复的会议，遵守8大铁律是会
议议程贯彻、流程有序、质量高效的保障，
是会议组织者应该关注的重要内容。
高效能会议的纪律
1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议 2.大会、长会少开，小会简开 3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代 4.减少会议参加者，避免无关人员到会
5.与会者先将工作安排好，避免临时退会
6.控制会议时间 7.确保会议准时开始和结束 8.要有清晰、准确的会议记录
高效能会议的纪律
1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议
没有明确的会议目的和会议议程的会
相关决策人、关键意见人无法到会的会
按以往经验无法得出会议决议的会
高效能会议的纪律
会议立项
会议分工与准备
会议执行
会后总结
高效会议第一铁律：评估会议的必要性
尊重：1.不要有偏见 2.有礼貌地仔细地倾听
主 持 人
支持：1.不要中途打断或催促 2.对发言者的讲话内容表示支持与兴趣
表扬：1.及时肯定，如引导大家鼓掌
与 会 者
2.对某人批评前，先对他作一番鼓励和夸奖
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
会议是一个集思广益的渠道
会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的 想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。
会议议程
会议议程是为完成议题而做出的会议顺序计划，是
会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
明确的会议目的，将有助于会议议程的制定。
高效能会议的举行
六. 与会者对会议内容的会前了解
第一步：了解会议需求 第二步：拟定自己的发言稿 第三步，制定相关文件
高效能会议的纪律
高效会议一定是简练、有序、流畅、少干
高效能会议的纪律
如果有比开会更好的方法就无须举行会议
如果你是唯一可以作决策的人就无须召开会议
如果会议时间超过两小时或者涉及的问题太多时，会议效率下降
如果议程要求的时间很长，就改成一系列的短时间会议
高效能会议的纪律
1
会议的参与人 员，应该和会 议的议题密切 相关
2
在会议中，可 能有几个议案， 某些议案只与 部分人相关， 机动的控制会 议时间
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
你认为会场缺乏讨论氛围的原 分享： 因是什么？
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
主要原因
预防措施
补救措施
与会者 怯场 拒绝参 感觉气氛不对 与 不喜欢主持人的态 度 认为会议不具实效
无人回 与会者准备不足 应 该话题为重复讨论 有更权威核心人物 在场
注意交流方式 真诚待人，以求共识 大胆提出疑问 以理服人、以实服人 避免长篇大论 及时调整自己的发言内容
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素
五. 明确的会议目的和会议议程
会议目的的确定，大致分为以下三步： 1.评估组织目的 2.针对议题列量化指标 3.主管领导审批
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素
高效能会议的举行
一天中有哪些时间适合开会呢，以下是建议表：
时间段 8:00---9:00 9:00---10:00 员工状态 是否适 合开会 否 适合会议类型
刚到公司，开始一天的工作,心绪 比较混乱，需要一段时间才能进入 工作状态 已经开始进入工作状态
思维兴奋，但精力开始不集中 思维兴奋，但精力开始不集中 开始进入一天精力集中期 下午五点后期待下班
不超过15分钟。
高效能会议的纪律
如何控制会议时间呢？
准时召开会议 尽量避免讨论与会议议题无关的内容
控制每一个议题时间
及时提醒发言者
高效能会议的纪律
选择合适的日期 需要提前通知 提前检查会议所需设备正常运行
提醒或中止过长的发言
高效能会议的纪律
会议记录的具体要求：完整的记录会议内容，公 正，风格简明、清晰 及时将会议记录分发给有关人
• 没有会议记录， • 没有达到会议 没有会议评估 目的，缺乏有 和信息反馈。 效管理。
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• 决策会成了讨 论会，讨论会 成了茶话会。
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• 管理层临时起 意，没有确切 的议程。
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问答：结合公司的会议现状，你认为存在哪几条？
低效能会议的现象与特征
低效能会议的现象与特征
会议的高成本
直接成本
时间成本
员，并跟踪那些要采取的行动

开会地点 会议的地理位臵； 与会议的内容、规模、级别相称； 自然条件适宜； 交通的方便； 相对中心；
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素 三. 会议所需的相关设备
会议相关的设备主要有：多媒体投影机、幻灯片、投 影仪、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光
设备、摄像机、音响设备、办公设备和其他设备。

主讲：伍飞
教育训练 培养人才
开展有效的沟通
影响团队 激励士气
召开会议 的目的
传达政令和资讯
资源共享 开发创意
协调矛盾 取得共识
低效能会议的现象与特征
低效率低业绩会议的表现
• 不守时，会议 总是推迟数分 钟。 1 • 随意缺席，个 别关键人不到 会。 2 • 会议参与者没 有进行发言的 准备。 3 • 会议随意延长， 无端浪费大多 数人的时间。 4
积极参与讨论是会议对每一位与会人员的要求。 无论你是主持人、主讲者还是与会者，有技巧、 有号召力的讲话都能使会议取得成功。
不要做自始自终都没有 发言的那个人！
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准确的会议召wenku.baidu.com、结束的时间
明确的会议地点、与会人员
会议所需的相关设备 与会者明确的分工、责任
5 明确的会议目的和会议议程 6
适合简短早会，不宜 过长
适合进行一对一的会 谈或进行业务方面会 谈是最佳时候 头脑风暴，经验交流 头脑风暴，意见交流 适合专题会议 适合简短总结会
是
是 是 是 否
10:00---12:00
13:00---15:00
15:00---17:00 17:00以后
高效能会议的举行 筹备高效会议的6个要素
二. 明确的会议地点、与会人员
努力创造和谐的气氛 避免表现个人的偏好
设法排除与会者 的心理障碍
鼓动与会者的兴 趣
提前让与会者了解会 议议题 避免影响大家发言的 人物到场
点名发言
通过眼神来鼓励 与会者发言 开好会议的头
团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征
主要原因 少数人 垄断会 议 多数人并不积极参与 少数人思考快速 少数人好于表现