项目工程竣工档案移交要求

工程竣工档案移交要求

一、验收及移交程序

移交时间期限：竣工后六个月内

验收及移交程序：由建设单位提出验收及移交，按项目验收及移交。由建设单位先对各单位工程档案进行验收及审查，满足档案归档要求后向档案主管部门提出验收及移交申请。

二、城建档案归档和移交进馆范围

（一)城建档案归档范围

建设工程文件的归档范围主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、工程声像档案等六个部分。

1、工程准备阶段文件主要包括：立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标及合同文件；开工审批文件；工程概预算等财务文件；建设、施工、监理单位机构设置、资质及人员任命文件等。

2、监理文件主要包括：监理规划及实施细则；工程质量、进度、安全、造价控制文件；监理定期报告及专题报告等。

3、施工文件主要包括：施工技术准备文件；施工现场准备文件；设计变更、工程洽商及施工联系文件；工程事故处理记录；施工原始记录及汇总；隐蔽工程验收记录和阶段性工程验收记录；施工试验记录及汇总；施工过程性观测记录；功能性试验记录；施工原材料、构配件、设备质量证明文件及抽样检测报告；竣工测量资料；工程质量检验评定文件等。

4、竣工图：包括项目建设工程全套纸质竣工图及相应的CAD电子文件。国标或部委发布的通用图集不归档。经批准，部分行业工程和特种工程可提交PDF

格式竣工图电子文件。

5、竣工验收文件：包括工程竣工总结及评估报告、工程验收记录、工程交工验收报告、工程竣工验收报告及验收证书、决算和审计文件等。

6、工程声像档案：记录工程项目规划征地、勘探、设计、奠基、施工、竣工验收等方面的照片、录像带等音像材料。

(二)城建档案移交进馆范围

1、房建工程和市政基础设施工程产生和形成的档案，移交进馆范围依据市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》执行。

2、对于行业工程和特种工程，建设单位应在项目开工初期组织监理、施工等单位根据本行业行政主管部门的要求和相关的标准规范，制定本工程项目的归档细则，明确项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及使用的施工用表。归档细则由建设单位报市档案局确认，档案移交进馆范围按归档细则确定的内容执行。

三、档案形成要求

（一）按实际情况形成工程档案

一般情况下，按照施工合同承包范围形成相应的工程档案。在工程实际施工过程中，若遇到合同无法履行或变更的情况下，需书面写明情况。

特殊情况下，施工内容与合同发生差异或人员有变更，按实际形成工程档案。（如○1项目经理或总监发生了变更，而建设单位未经建设主管部门备案时，由建设单位提交情况说明。○2现监理无高压外线监理资质，由建设单位另外请有资质的监理专门对高压外线施工内容进行监理的情况。）

（二）原件、复写件、复印件

1、原件：是指第一手签名盖章的文件。（注：变更文件复印后补签章的按原件处理）

2、复写件：一般出现在材料的检测报告。（如钢筋力学检测报告的第2联）

3、复印件：有完整的签章后再复印的文件。（注：用有完整签章的文件复印后再加盖印章和签字的文件按复印件处理）

（三）签字

1、手签名

2、复印的签名

3、打印的签名

①若打印的签名在表格的表头（如分部、分项工程验收记录表表头的项目负责人及技术负责人），则允许。

②若打印的签名是在表格下方（如质检员、施工员、班组长、监理工程师等），则不允许。

针对第②点解决方法：请当事人补签名。

4、无资质签署

如：要求监理工程师签署的文件由监理员签署。

解决方法：请相关有资质的监理工程师或总监理工程师补签名

5、超职责或超范围签名

如：要求项目经理或项目总监签署的文件由其他工程师签署的。

解决方法：请相应人员补签名。

6、使用个人手签章代替本人签名

常见使用人群：总监理工程师和项目经理。

解决方法：1）请相关人员补签名。

2）补声明。声明需由本人所在单位向建设单位提出用章申请，并有本人手签字确认所用手签章与本人手签字具有同等法律效力，再经建设单位批准后方可使用。

7、签字及盖章不一致情况

主要反映在监理工程师签署处，则签名的是张三，盖注册章的是李四。

解决方法：一般有盖注册章的工程师补签名或补盖签署人的注册章。

8、代签名

（四）盖章

在项目中一般使用的有公章、项目章、业务章、分公司章、注册章、出图章等。

1、公章、项目章、业务章、分公司章

反映类型：1）使用项目章，未经授权。

2）使用分公司章，与合同签署的公章不符，未经授权。

3）使用其他业务专用章等，未经授权。

解决方法：合同单位公章对其他用章给予授权（一般一个专业工程只授权一个用章，需写明其授权范围；合同、竣工验收报告及结算文件一般不

允许盖以上用章）。

2、注册章

在工程资料中，常见的有项目总监注册章、建筑、结构设计师注册章、项目经理注册章。

总监注册章要求跟总监签名一起使用。

建筑、结构设计师注册章要求在建筑、结构的变更通知单和竣工图中使用。

项目经理注册章按相关规范要求使用。

3、出图章

一般在工程设计变更单、施工图和竣工图中要求使用。

（五）档案的完整性和原件控制

档案的完整性可分为专业的完整性和文件的完整性两种类型。专业的完整性是指一个项目工程按照实际情况应产生的专业档案不能缺失，如主体结构、屋面防水、水电、消防等专业。文件的完整性是指在一个专业工程档案中应形成的工程档案不能缺失，如工程施工合同、项目经理（总监）任命书等。

归档的工程文件应当为原件，工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、完整、准确，与工程实际相符合。

工程文件应当采用耐久性强的书写材料，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（六）档案的真实准确性

档案的真实准确重点检查文件签署、文件逻辑性和竣工图三个方面。

1、文件签署（见第三、四点）

2、文件逻辑性

竣工档案中不出现重要的逻辑性错误，包括变更汇总与变更文件无法对应；工程材料、构配件、设备质量证明文件汇总表与工程材料、构配件、设备进场见证送检/抽检报告无法对应；合同或施工许可证所列的工程内容或单位与资料