内外部沟通管理程序
内外部沟通管理程序
内外部沟通管理程序摘要内外部沟通管理程序实现了一个企业内部和外部团队间的信息和任务的交流和协作。
该程序采用了一套完整的沟通管理流程，包括信息发布、任务分配、反馈回复、沟通记录、报告汇总等功能，有效地提高了团队效率和信息传递的准确性。
背景在企业日常工作中，信息的传递和沟通不仅内部团队之间需要，而且同样需要和外部供应商或客户之间沟通。
传统的信息传递方式往往需要长时间的邮件或电话沟通，效率低下且易出现信息漏洞，这对企业工作带来了许多不必要的麻烦和成本。
因此，一个高效和准确的内外部沟通管理程序是企业管理的一个重要环节之一。
这不仅可以提高团队的工作效率，还可以对信息进行及时的反馈和跟踪，掌握信息的准确性和完整性，最大程度地减少了信息泄漏或误传的风险。
功能和特性内外部沟通管理程序主要具备以下功能和特性：1.信息发布内外部沟通管理程序可以发布信息，这些信息可以为一般信息、通知、重要事件或其他类别。
通过该平台发布的信息可以一次性发送给团队或特定成员，确保信息的有效传递。
2.任务分配内外部沟通管理程序支持任务的分配和管理。
可以将任务分配给特定的成员，并需要在规定时间内完成。
可以跟踪任务的状态并计划下一步的工作。
3.反馈回复和沟通记录内外部沟通管理程序中的任务管理功能还包含反馈回复和沟通记录的管理。
通过该平台提交反馈和记录，可以实现更好的沟通。
4.报告汇总内外部沟通管理程序可以进行报告汇总。
所有任务及其相关信息可以汇总并导出为报告形式，以便更好地了解整个团队的工作进度和绩效情况。
5.权限管理内外部沟通管理程序中的所有功能都具有严格的权限管理。
系统管理员可以为每个成员或团队分配不同的权限，确保安全性和唯一性。
运用场景内外部沟通管理程序可以应用于以下场景：1. 团队协作对于大型团队、跨部门合作或外部团队合作，内外部沟通管理程序可以实现更好的任务分配和信息传递。
此外，该平台也可以用来协调会议或其他场合的管理工作。
2. 信息汇总和报告企业管理者可以通过内外部沟通管理程序了解整个企业团队的进展和任务状态。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通部门工作流程管理制度
内外部沟通部门工作流程管理制度一、背景介绍随着企业规模的扩大和业务范围的提升，内部各部门间的沟通变得越来越重要。
因此，建立一个高效的内外部沟通部门工作流程管理制度对于企业的发展至关重要。
本文将从工作流程、目标设定、沟通工具、会议管理、问题反馈和评估反馈等方面探讨内外部沟通部门工作流程管理制度的建立。
二、工作流程1. 信息流动：a. 内部沟通部门负责收集和整理各部门的沟通需求；b. 确定信息传递的渠道，如内部沟通平台、邮件等；c. 定期发布内外部沟通信息，确保信息流动畅通。
2. 协调工作：a. 内部沟通部门负责协调各部门间的工作进展；b. 确定工作任务的负责人和时间节点；c. 随时跟进工作进展情况，及时解决问题。
三、目标设定1. 确定目标：a. 定期与各部门负责人开会，明确沟通目标；b. 确定内外部沟通的重要事项和关注点。
2. 目标分解：a. 将整体目标分解为各部门目标，并设定达成时间；b. 确定各个目标的关键结果指标。
3. 目标回顾与评估：a. 定期回顾各部门目标的达成情况；b. 分析目标达成的原因和影响；c. 根据评估结果调整目标设定和工作方向。
四、沟通工具1. 内部沟通平台：a. 确定内部沟通平台的选择和使用规范；b. 鼓励员工使用内部沟通平台进行交流和分享。
2. 会议工具：a. 确定适合企业的在线会议工具，确保沟通高效；b. 会议记录和会议纪要的编写和传达。
五、会议管理1. 会议策划：a. 确定会议目的和议程；b. 邀请相关人员参加会议。
2. 会议组织：a. 提前通知参会人员，并发送会议邀请函；b. 安排会议场地和设备。
3. 会议记录：a. 指定会议记录人员，记录会议内容和决议；b. 整理会议纪要，并及时传达给相关人员。
六、问题反馈1. 建立问题反馈机制：a. 内部沟通部门负责接收和解决各部门的问题；b. 提供问题反馈的渠道，如邮件、内部沟通平台等。
2. 及时响应和解决问题：a. 确定问题的优先级和紧急程度；b. 指派专人负责问题的解决；c. 及时跟进问题解决的进展情况。
内外部沟通与协作制度
内外部沟通与协作制度一、前言为了提升企业内外部沟通与协作效率，加添工作效能，促进团队合作和创新，订立本规章制度，规范内外部沟通与协作流程、工具和行为准则。
二、内外部沟通与协作流程2.1 内部沟通与协作流程2.1.1 部门间沟通与协作•不同部门间需定期进行沟通与协作，明确工作目标、任务分工和合作方式。
•每周一下午，各部门负责人应召开跨部门沟通会议，对部门工作进行汇报与协调。
•部门之间的沟通应使用企业内部沟通工具，如企业微信群或电子邮件。
•涉及紧要决策或跨部门合作的事项，应通过会议或召开项目组会议进行讨论和决策。
2.1.2 跨团队沟通与协作•跨团队间的沟通与协作应当承袭透亮高效的原则，利用企业内部通讯工具建立协作沟通渠道。
•跨团队沟通的目的、事项和进展应及时告知相关人员，确保协作无缝衔接，减少沟通阻力。
•跨团队间存在分歧或冲突时，应通过会议或召开工作组会议等方式进行协商解决。
2.2 外部沟通与协作流程2.2.1 客户沟通与协作•建立客户关系管理系统，记录客户信息、沟通记录和合作进展。
•客户与企业的沟通应以客户需求为导向，及时回复客户邮件、电话或会议邀请。
•每月一次，各部门负责人要召开客户联席会议，了解客户反馈、需求和合作情况。
2.2.2 合作伙伴沟通与协作•对紧要的合作伙伴，建立联络人，定期沟通与协作，保持合作关系的稳定与良好。
•跟踪合作伙伴的工作进展，确保协作项目定时交付、质量符合要求。
•对涉及商业敏感信息的合作项目，应签署保密协议以确保信息安全。
三、内外部沟通与协作工具为促进内外部沟通与协作效率，本公司供应以下工具：3.1 内部沟通工具3.1.1 企业内部通讯工具•企业微信：用于日常即时沟通，包含群聊和私聊功能。
•邮件：用于正式的文件传递和合作准备工作。
3.1.2 项目管理工具•JIRA：用于项目管理、任务调配和跟踪工作进展。
3.2 外部沟通工具3.2.1 电子邮件•用于与客户、合作伙伴的正式沟通与合作文件传递。
内外部沟通管理程序
为加强本公司内部沟通,使本公司内部对质量管理体系的运行达成共识,并建立与顾客沟通的有效方法而制定。
2.范围
凡本公司内部各级人员及本公司与顾客之间有关信息的交流均适用。
3.权责
3.1 内部意见收集与处理:行政部主管。
3.2 外部意见收集与整理:客服部/生产部。
3.3 外部意见处理现回复:客服部及相关责任部门。
5.3.3 顾客有关对产品或服务的反馈意见,如本公司需要改善的,如顾客投诉等,客服部则把反馈内容记录在《客户投诉登记表》中,由生产部进行处理。
6. 相关文件:
无。
7. 相关表单:
序号
相关记录
保存期限
备注
1
会议记录
一年
2
客户投诉登记表
两年
8. 附件:内外部沟通流程图
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 <内外部沟通流程>(附件一)
5.2 内部意见的处理
5.2.1 建议的处理
5.2.1.1 本公司内部员工有任何有关品质管理的建议时,可将建议以E-Mail的方式发给管理者代表，由管理者代表进行分析和处理。
5.2.1.2 建议事项处理完成后,管理者代表需将处理结果转达至原提议者。
5.2.2.3 管理评审会议及相关检讨会议之结果须及时传达到相关部门或个人。
5.2.2.4 各部门之间的联络沟通、相关的例行会议以《会议记录》记录之。
5.3 与顾客之间的沟通
5.3.1客服部应主动与顾客进行相关信息、建议或相关事项的沟通。
5.3.2客服部接收到顾客的信息时(电话、传真、信件、口诉或其它方式),保存相关资料,与相关部门沟通处理后将结果反馈客户。
5.2.1.3 若建议有助于改善质量管理体系之有效性,须纳入管理评审会议中讨论或追认。
内外部沟通流程程序
内外部沟通流程程序概述本文档旨在详细描述内外部沟通的流程和程序。
充分理解和遵守这些流程和程序将有助于保持高效和有效的沟通，以促进组织的顺利运行。
内部沟通程序1. 日常内部沟通- 使用邮件、即时通讯工具或内部通信平台进行日常内部沟通。
在撰写邮件或即时通讯消息时，注意使用简洁明了的语言，确保信息传达准确。
2. 会议沟通- 在召开会议前，确保会议目的明确，并提前通知参会人员。
会议中应有明确的议程，发言人和主持人应负责确保会议纪律和秩序。
- 在会议中，鼓励参会人员积极参与并提出自己的观点和建议。
会议结束后，记录会议要点和行动项，并及时分享给相关人员。
3. 内部沟通流程- 对于重要事务的决策和沟通，建议使用正式的内部沟通流程，以确保事务的透明度和准确性。
- 内部沟通流程包括：- 提出意见或建议- 内部审查和讨论- 决策- 沟通结果- 实施和跟进外部沟通程序1. 与客户沟通- 与客户沟通前，确保充分了解客户需求和要求。
在沟通过程中，积极倾听客户意见，并尽力解决问题和提供满意的解决方案。
2. 与合作伙伴沟通- 与合作伙伴沟通前，明确合作目标和要求，并确保双方的期望一致。
及时回复合作伙伴的邮件或电话，并保持良好的沟通和合作关系。
3. 外部重要沟通流程- 对于与外部重要事务的沟通，建议使用正式的外部沟通流程，以确保信息的准确传达和反馈的及时性。
- 外部沟通流程包括：- 准备和策划- 沟通方式和渠道选择- 沟通内容撰写- 沟通传达- 反馈收集和分析总结本文档概述了内外部沟通的流程和程序，以帮助组织成员更好地实现高效沟通。
在实践中，应严格按照这些流程和程序进行沟通，以确保信息的准确性和沟通的顺畅性。
内外部沟通管理程序
内外部沟通管理程序1. 简介本文档旨在建立和规范内外部沟通的管理程序，以确保信息的准确传递和合作的顺利进行。
2. 沟通渠道为了实现高效的沟通，我们建议使用以下沟通渠道：2.1 内部沟通- 口头沟通：团队成员之间可以通过面对面的会议、电话或视频通话进行口头沟通。
这种沟通方式可以快速解决问题，促进实时合作。
口头沟通：团队成员之间可以通过面对面的会议、电话或视频通话进行口头沟通。
这种沟通方式可以快速解决问题，促进实时合作。
- 电子邮件：对于较复杂或需要记录的事项，建议使用电子邮件进行沟通。
确保发送邮件时，选择适当的收件人，并清晰地表达信息，以便他人理解。
电子邮件：对于较复杂或需要记录的事项，建议使用电子邮件进行沟通。
确保发送邮件时，选择适当的收件人，并清晰地表达信息，以便他人理解。
- 内部通告：对于涉及全体员工的重要信息，可以通过内部通告公告板或内部通讯方式进行发布。
这种方式可以确保所有员工都能及时获悉相关信息。
内部通告：对于涉及全体员工的重要信息，可以通过内部通告公告板或内部通讯方式进行发布。
这种方式可以确保所有员工都能及时获悉相关信息。
2.2 外部沟通- 电子邮件：与外部合作伙伴进行沟通时，建议使用电子邮件。
确保使用专业的语言和格式，明确沟通目的和期望的反馈。
电子邮件：与外部合作伙伴进行沟通时，建议使用电子邮件。
确保使用专业的语言和格式，明确沟通目的和期望的反馈。
- 会议：对于重要的外部沟通，特别是与客户或合作伙伴的会议，建议提前做好准备，并确保会议议程和重要信息提前通知参与者。
会议：对于重要的外部沟通，特别是与客户或合作伙伴的会议，建议提前做好准备，并确保会议议程和重要信息提前通知参与者。
3. 沟通流程为了确保沟通顺畅，我们建议遵循以下流程：3.1 内部沟通流程- 确定沟通目的和内容：在进行内部沟通时，明确沟通的目的和内容，并根据需要选择合适的沟通渠道。
- 选择沟通渠道：根据沟通内容和紧急程度，选择适当的沟通渠道，例如口头沟通、电子邮件或内部通告。
公司内外部沟通管理制度
第一章总则第一条为加强公司内部及与外部各方的沟通，提高沟通效率，确保信息畅通，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括各部门、子公司以及与公司有业务往来的外部单位。
第三条公司内外部沟通应以诚信、高效、及时、保密为原则，维护公司形象，促进公司业务发展。
第二章内部沟通第四条内部沟通分为正式沟通和非正式沟通。
第五条正式沟通：（一）公司内部会议：包括公司级会议、部门级会议、班前班后会等。
会议应提前通知，明确会议主题、议程、时间、地点和参会人员。
（二）内部文件：包括公司通知、通报、报告、请示等。
文件应通过公司内部信息平台发布，确保及时传达。
（三）内部邮件：员工之间、部门之间以及与公司领导的邮件沟通应规范使用公司邮件系统，确保信息准确无误。
第六条非正式沟通：（一）日常交流：员工之间、部门之间的日常交流应保持友好、尊重，提倡文明用语。
（二）团队活动：公司定期组织团队活动，增进员工之间的了解和沟通。
第七条各部门负责人应加强对本部门沟通工作的组织与协调，确保沟通渠道畅通。
第三章外部沟通第八条外部沟通主要包括与供应商、客户、政府部门、社会公众等各方的沟通。
第九条与外部沟通应遵循以下原则：（一）尊重对方：尊重外部单位及个人的合法权益，维护公司形象。
（二）诚信为本：遵循诚实守信原则，确保沟通内容真实、准确。
（三）高效快捷：提高沟通效率，及时响应外部单位及个人的需求。
第十条外部沟通方式：（一）商务洽谈：与供应商、客户进行商务洽谈时，应提前准备相关资料，确保洽谈内容符合公司利益。
（二）政府沟通：与政府部门沟通时，应按照相关规定履行报批、报备手续，积极配合政府部门的工作。
（三）媒体沟通：与媒体沟通时，应遵守国家法律法规，维护公司形象。
（四）公众沟通：通过公司官网、微信公众号等平台，及时发布公司新闻、动态，回应社会公众关注的问题。
第四章沟通保密第十一条公司内部及外部沟通内容涉及公司秘密的，应严格遵守国家保密法律法规，采取保密措施。
内外部沟通管理程序
内外部沟通管理程序在现代社会中，沟通是非常重要的一环。
特别是在企业，内部沟通和外部沟通都非常重要。
好的沟通可以帮助企业更好地运作，提高生产效率和企业绩效。
但是在现实生活中，沟通管理仍然是一个不小的挑战。
如何让工作人员沟通顺畅，在内部和外部之间建立更好的沟通和合作关系，是企业发展的必经之路。
本文将讨论内外部沟通管理程序的重要性以及如何设计和实施一个成功的沟通管理程序。
内部沟通内部沟通是一个机构运行中非常重要的环节。
内部沟通可以促进员工之间的理解和信任，加强工作协作，提高工作效率。
所以，内部沟通管理是一个非常重要的任务。
如何在企业中建立一种良好的内部沟通管理程序?建立有效的沟通渠道每个企业的沟通渠道都不同，但最重要的是要建立一种有效的沟通管道，这样员工才能分享信息，获取信息。
在实际工作中，可以通过以下几种方式来建立有效沟通渠道：•会议：会议可以有效地促进员工之间的交流。
通过开会，团队成员可以分享想法和建议，讨论任何问题和反馈任何问题。
这种方法是一个非常简单而又直接的方法。
•电子邮件：电子邮件也是一种非常常用的沟通方式，它可以在不受时间和地点限制的情况下与全体员工联系。
当人们需要及时答复时，电子邮件可以很方便地实现。
•社交媒体：社交媒体是一个日益流行的沟通方式。
通过社交媒体，企业可以推广自己、与客户交流，也可以促进员工之间的交互。
但是需要注意保护企业对客户信息的保密。
除了建立有效的沟通渠道外，建立一种良好的沟通文化也是至关重要的，这有助于整个团队的合作和心理。
以下是一些可以帮助建立良好沟通文化的建议：•打破沟通障碍：了解员工的沟通障碍可以帮助他们更好地交流。
需要根据员工不同的语言能力、文化背景、身体条件等因素来创造一个友好的氛围。
•认真倾听：当其他人大声喊着信息时，很容易被手边的事情扰乱，造成误解。
尽可能地消除干扰因素，让对方得到满意的回答。
•尊重对方：尊重他人可以增加彼此建立信任的感觉。
给予他人充分的信任和情感空间，让员工能自由表达自己的想法和感受。
外部联系与内部沟通管理制度模版（3篇）
外部联系与内部沟通管理制度模版为促进公司各部门工作人员之间的交流和外部相关单位的联系，使每一个岗位对上对下的沟通都变成一种需求，在沟通中提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事和上下级之间的感情，建立和谐工作关系，同时间里良好、健康的问题反映及解决渠道，特制定本制度一、沟通职责1、办公室要积极促进各部门的沟通，并给予中层以上的管理人员相关沟通技能的培训。
2、定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。
二、沟通的基本要求1、在公司中倡导坦率、真诚、相互信任、相互帮助的沟通氛围，倡导全员树立端正的沟通心态，要使沟通基于工作本身，让沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率。
2、只要是基于事实的、有益于推进公司工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。
三、沟通方式1、一般沟通(1)一对一的面对面谈话沟通。
(2)通过晨会、问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式沟通。
(3)通过工作报告、文件、任务单、内部刊物等方式沟通。
(4)通过电话、电子邮件等方式沟通。
(5)其他方式，包括宣传栏、总经理信箱等。
2、越级沟通对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，但当工作中出现以下情况时，可以进行越级沟通:(1)下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。
(2)下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。
(3)下级发现上级的违规行为时。
(4)个人对公司的改革、发展有建议或意见时四、沟通的内容1、在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。
2、公司下发的文件、各部门要通过的、公告栏等方式及时、准确地传达到全体员工。
3、工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。
RBA6.0内外部沟通管理程序
内外部沟通管理程序
版本：Ａ0版
适用部门：公司所有部门
文件编号： COP-038
生效日期：
1.目的
本程序是为了本公司就EICC政策及实施要求向客户、供应商、承包商、相关利益方及员工进行有效的传达及沟通。
使EICC管理体系能有效的运行特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司所有与EICC有关沟通信息的传递、协商和沟通。
3. 定义
无
4. 职责
4.1 销售部: 负责客户方面的沟通信息处理或传递。
4.2 采购部: 负责对供应商、承包商之要求及追踪。
4.3 行政部：负责对劳务公司及内部员工相关沟通信息并处理、传递、追踪。
4.4 相关部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理沟通信息。
4.5管理者代表：对沟通信息的传递和处理进行监督。
5. 程序内容
5.1 沟通分类及内容：
1)外部沟通的内容：
a.顾客的要求，公司各职能部门对EICC的要求；
b.法律、法规和其它要求的获取及与执法部门的联系；相关法律、法
规的变更沟通信息；
c.外部检查、参观、访问的接待安排及沟通信息反馈；
d.EICC行为准则通告相关方
e.本公司EICC管理体系政策通告相关方；
f.监测与测量结果的沟通信息；
g.相关方的投诉、抱怨及沟通信息处理；
2)内部沟通内容：
a.公司EICC管理政策、目标、风险评估管理措施的沟通信息；
b.EICC体系的运行情况，内外部审核、管理评审的沟通信息；。
高校后勤内部和外部沟通控制程序
内部和外部沟通控制程序编号：一、目的为了建立和规范公司的内、外部沟通渠道，确保质量安全管理体系的相关信息交流畅通，及时、准确传递质量安全信息，制定本程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部与外部有关质量、安全信息的交流与沟通。
三、职责1.公司领导层：a）建立内、外部沟通渠道，为内、外部沟通提供资源和条件；b）发布各单位的职责和权限，向各单位传达满足顾客和法律法规要求的重要性；c）听取公司分管质量安全的领导、各单位关于质量安全管理体系有效性的报告；d）与外部相关方进行沟通交流，对外传达公司的质量安全方针、具体做法和效果，接收来自外部相关方的信息。
2.公司分管质量安全的领导：a）向各单位传达质量安全方针、目标以及公司领导对质量安全工作的要求；b）向公司领导层报告质量安全管理工作的业绩和改进的需求；c）与各单位进行质量管理体系建设、运行和改进方面的沟通、协调。
3.行政事务部：a）上传下达，组织召开各类会议、走访、调查工作；b）负责内外部文件信息的收发工作；c）负责公司办公系统的维护和管理。
4.职业健康安全事务代表：a）参与职业健康安全方针、目标的制定和评审；b）参与风险管理、安全事务管理等工作。
5.各单位：a）建立本单位内、外部沟通渠道，组织实施内、外部沟通；b）向员工传达质量安全方针及满足顾客和法律法规要求的重要性，以及公司的质量要求；c）向公司报告质量安全管理体系运行情况，提出改进的建议。
四、工作程序（一）内部沟通公司内部沟通的方式：a）文件：通过下发规章制度、工作计划、会议纪要、行政公文，使各单位掌握公司对质量安全工作的要求、方法及实施效果的评价结果。
b）会议：包括总经理办公会议、党政联席会议、专题会议、中心主任会议、管理评审会议等，听取各单位质量安全工作报告，评价质量安全管理体系的有效性，传达上级部门、顾客和有关法律法规对后勤服务的要求，研究、部署质量安全工作计划任务。
会议形成会议纪要，在规定范围内发布。
《内外沟通管理程序》(doc)
1.目的:為了向相關之利益團體說明本公司維護社會責任系統及滿足客戶產品質量的需要,組織應確保介於不同層級間和相關利益團體之間的溝通.2.范圍:所有與本公司相關聯的管理階層及推行社會責任所進行的一切活動.3.職責:3.1采購:供應商及分包商之管理.3.3管理部:與工業、安全、環保、衛生、消防、勞動部門、企業工會等相關利益團體溝通.總務部:協凋不同單位或不同階層之間的溝通並提供必要之資訊.4.定義:4.1利益團體: 指關注公司的社會表現或受到公司社會表現所影響的個人或團體.5.工作程序:5.1社會責任系統之維護5.1.1公司應定期在管理評審會中,對公司的政策、標准及規定目標進行評審是否符合要求.5.1.2本公司對違反政策或標准規定的不符合事項應依據不符合事項的性質和嚴重性,並實施適當的補救和糾正預防行動.5.1.3所有相關的補救和糾正行動應由管理代表或委任人進行監督活動.5.1.4當收到客戶或利益團體的要求時,應由采購、開發業務或管理部提供公司執行社會責任的相關資料與証據.5.1.5采購應該向供應商及分包商宣導、並監督其履行社會責任之成效,並且應制定計劃,參照《供應商控制程序》執行.5.1.6當公司責任系統發生重大變動時,開發業務應主動透過管道向關心公司客戶進行溝通.正常情況下,開發業務每一年對關心公司客戶進行一次溝通,傳遞社會責任系統執行狀況.5.2公司透過教育訓練,內部刊物、集會、通知或請示、報告、對話等方式進行內部溝通,並能對公司的質量方針、社會承諾政策、質量目標等達成共識.5.3管理部負責以下的內外溝通.5.3.1每年申請環保局對廠區空氣、噪音進行一次監測.5.3.2聯系衛生部門對全廠飲用水每年進行一次凈化處理.5.3.2安全5.3.2.1制作安全訓練教材,擬訂工廠管理安全注意事項,作出危險警示.5.3.2.2組織消防訓練,定期檢修滅火器具,聯系厚街永安消防公司對消防器材進行配備或維修.5.3.2.3對消防水加壓系統進行每月一次的檢修.5.3.2.4電梯進行定期維修保養.5.3.2.5與勞動局或地方公安機關等就治安勞動管理等事項進行必要的聯系.5.4工會5.4.1公司支持成立工會,所屬工會投訴或由工會轉交的投訴案件,總務部必須根據情節協助調查或處理(所有案件的處理結果最長不得超過兩個星期).5.4.2工會決定舉行之活動由公司提供場所、經費及其它資源等.5.4.3工會在調查取證的過程中,各相關單位或人員必須予以配合.6.參考文件:《供應商控制程序》。
内外部沟通控制程序
会议
同检讨。
8.1 可 分 别 依 “ 呈 报 ” 或 “ 会 签 ” 等
8
联络
形式或将交办事项知会相关部门
相关人员周知时使用。
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
页次 3
②外部沟通程序
NO
流程
接上页
外部关注 信息交流 1
2
外部信息的处理
核准
文件类别
程序文件
文件编号 KCDGP004F
页次
文件名称
内外部沟通控制程序
本页生效日 2005/08/01
2
一、适用范围：
本公司内部 ISO9001 和 ISO14001 品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及
外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、
2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。
3.1 外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交部门主管承认。
“环境管 理外部关 注事项处 理单”
4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。
5.1 依需要使相关部门予以了解时参 考
环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部 文件编号: KCDGP004F 版 本: V.A 制定日期: 2005.08.01
发行
核准
审查
制定
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
页次 1
公司内外沟通管理制度
公司内外沟通管理制度一、总则为了加强公司内外沟通管理，提高公司的工作效率和沟通的质量，特订立本规章制度。
本制度适用于本公司内部员工之间的沟通、与外部合作伙伴的沟通。
二、沟通渠道1.内部沟通渠道1.1 内部沟通以电子邮件为首要渠道，涉及紧要事项或需要有书面记录的沟通，员工应通过公司供应的邮箱住址相互沟通。
1.2 内部工作沟通可通过公司内部通信工具或消息平台进行，包含但不限于即时通讯工具、项目管理工具、社交平台等。
1.3 部门负责人可以组织组内会议，及时沟通工作进展、解决问题等。
1.4 公司设立一个统一的内部网站，发布公司内部通知、政策文件、工作计划等紧要信息。
2.外部沟通渠道2.1 外部沟通重要通过公司指定的外部电子邮件住址进行，员工与外部合作伙伴进行沟通时，必需使用该邮箱住址。
2.2 公司设立一个统一的外部联系人数据库，用于记录外部合作伙伴的联系信息，包含姓名、职务、联系方式等。
2.3 外部合作伙伴与公司进行沟通时，应优先选择电子邮件或电话进行，涉及敏感信息的沟通应加密处理。
2.4 对于与外部合作伙伴的紧要会议，应提前布置好时间、地方，并将相关信息及时通知相关人员。
三、沟通内容和要求1.内部沟通内容和要求1.1 内部沟通内容应准确、明确，不得存在误导、夸大、贬低等不恰当的言辞。
1.2 内部沟通应注意语言文明，不得使用庸俗、羞辱、诽谤等不良言辞。
1.3 内部沟通应敬重他人观点，不得随便质疑、批判他人，应采用合适的方式进行问题讨论和解决。
1.4 内部沟通涉及到业务机密或公司敏感信息的，应采取保密措施，不得在公共场合或非授权人员面前讨论或泄露。
2.外部沟通内容和要求2.1 外部沟通内容应真实、准确，不得有意隐瞒或误导对方。
2.2 外部沟通应注意礼貌和客户服务意识，乐观回应对方的咨询和建议。
2.3 对于紧要的外部沟通事项应事先与公司相关部门或负责人进行确认，并及时记录沟通内容。
2.4 外部沟通涉及到业务合作协议、合同等紧要文件的，应经过公司法务部门的审查并获得相关授权后再进行沟通。
内外部交流会议与沟通管理制度
内外部沟通会议与沟通管理制度第一章总则第一条为有效组织和管理公司的内外部沟通会议和沟通活动，提高工作效率，加强团队合作，特订立本制度。
第二条本制度适用范围为公司内部包含各部门以及公司与外部合作伙伴之间的沟通会议和沟通活动。
第三条内外部沟通会议的目的是促进信息共享、问题解决、决策订立和团队协作等工作。
第四条本制度的执行机构为公司的管理团队和相关部门。
第二章会议组织与准备第五条公司内部会议的召集人应提前确定，并负责会议的组织、布置和准备工作。
第六条会议的类型包含但不限于工作汇报会议、项目讨论会议、决策会议和培训会议等。
会议的形式可以是线下会议或线上会议，依据需要确定。
第七条会议召集人应在会议召开前明确会议的目的、议题、参会人员、会议时间和地方，并及时通知与会人员。
第八条会议召集人应提前准备会议料子，并在会议前向与会人员发放。
第九条会议料子应当简明扼要，内容准确全面。
若涉及机密或敏感信息，应进行保密处理，并限制传阅范围。
第三章会议程序与表达第十条会议应定时开始，与会人员应定时到达会议现场或按规定参加线上会议。
第十一条会议召集人应主持会议，确保会议程序的顺利进行。
与会人员应乐观参加，并定时完成会议要求的个人准备工作。
第十二条会议的讨论应围绕会议目的和议题打开，保持高效果的沟通和沟通。
第十三条与会人员应敬重他人看法，说话要准确、简洁、明晰，不得随便打断他人发言。
第十四条会议记录人员应全程记录会议内容，包含问题、看法、建议、决策等，并及时整理成会议纪要。
第十五条会议纪要应准确、全面地反映会议内容，由会议纪要人在规定时间内完成，并及时发送给与会人员。
第四章沟通管理与协作机制第十六条公司鼓舞各部门之间的定期沟通与沟通，以便及时共享信息、解决问题、协调合作。
第十七条公司通过内部平台、企业邮箱、团队沟通工具等方式供应了良好的沟通沟通渠道，鼓舞员工乐观利用这些工具进行有效沟通。
第十八条部门负责人应保持沟通畅通，及时回应员工的问题、建议和看法。
内外部沟通规范程序
内外部沟通规范程序简介本文档旨在规范内外部沟通之间的流程与行为，以增进沟通效率和减少误解。
为确保沟通的顺畅和高效，以下是一些准则和步骤供参考。
规范准则1. 尊重：在沟通中始终保持尊重和礼貌。
避免使用冒犯性语言或态度，以免伤害到他人的感情。
2. 清晰明了：在书面或口头沟通中，使用简洁明了的语言表达思想。
避免使用模糊或歧义的措辞，以确保信息的准确传达。
3. 及时回应：尽可能及时回复内外部沟通，以展现出高度的责任心和专业素养。
如果需要更多时间来做出回应，应及时通知相关方并设定一个合理的回复时间。
4. 保密性：在涉及机密或敏感信息的沟通中，必须遵守保密协议和相关法规。
不得将此类信息泄露给未经授权的人员。
5. 文件管理：在书面沟通中，确保文件的规范命名和整理。
使用清晰的文件标题和目录结构，以方便搜索和查阅。
内部沟通流程1. 邮件沟通：对于日常的内部沟通，使用邮件是首选方式。
在邮件中，清楚地列出主题、目的和相关细节，并避免使用过于冗长的内容。
2. 会议：对于需要集体讨论和决策的问题，应组织会议。
提前发送会议议程和相关资料，确保会议的高效进行。
会议结束后，发送会议纪要，概括讨论和达成的共识。
3. 内部通知：对于紧急或重要的信息，可以通过内部通知的方式传达给全体员工。
内部通知应简明扼要地说明事由和需要采取的行动。
外部沟通流程1. 商务邮件：与供应商、客户或合作伙伴的沟通，应使用商务邮件。
邮件内容应专业、明确，包括要求或声明的附加要求等。
2. 口头沟通：与外部人员进行重要或敏感的沟通时，最好选择在会议室或私人空间进行口头交流，以避免信息泄露。
3. 合同和协议：与外部个体或机构签署合同或协议时，需确保合同中的条款明确，双方理解并同意。
在签订之前，应仔细审查并咨询法务人员。
以上是内外部沟通的规范程序，大家应遵守这些准则和步骤，以促进团队间的良好合作和信息交流。
通过有效的沟通，我们能够更好地达成目标，并在工作中取得更好的成果。
内外部沟通管理程序
B以书面沟通分为联络函、通知通告、张贴、宣传栏、书面文件、会议记录(会议沟通权责表)、意见箱、法律法规等方式沟通。
C以电子媒介及特殊要求之沟通。
D公司重要事项的沟通如质量管理体系的信息沟通等以会议形式进行。
E质量方针／质量目标由管理者代表负责以各种形式宣传(宣传公告栏/标语/卡片等),要求全体人员了解。
b)人力资源部把收集到的各环保局、监测站等的信息及监测、检查结果和反馈信息传递到各相关部门；
c)人力资源部把与政府主管部门或与废旧物资处理单位交流的信息传达给相关部门；
d)采购负责收集原物料供应商方面的信息；
e)采购负责收集化学危险品相关供方的信息，供方车辆污染方面的信息；
f)业务部负责收集受理来自客户及消费者的相关信息；
2）与供方之间联络参照《供应商管理程序》
3）进料异常对外联络由采购负责,出货异常对外联络由品质部负责,以确保对外联络的一惯性与内部衔接性是有效的.
5.5内外部沟通方式
1）内部沟通方式：（重要信息应以书面形式）
XXXXXX制品有限公司
文件编号
版本
页码
生效日期
文件名称
内外部沟通管理程序
文件类别
程序文件/2
C．陈述内容和意见要客观、确实。
2）上司与下属沟通.
A.对工作的提议应快速采取行动,否则应尽快作出解释.
B.遇到工作失误时,上司与下属应对其进行分析,找出原因并进行改善及预防.
C．如有新信息需要下属知悉时,应尽快明确给予指示.
3）公司内部不同部门之间的沟通.
A．公司各部门相互沟通,必要时须形成书面的《内部联络单》进行交流.
F全体员工如有任何建议或意见,可投递到建议/意见箱，管理代表需认真审查,并将处理情况转达于意见提出者。
RBA最新对内对外沟通管理程序(含表格)
1、目的加强与内外部利益相关方的交流和合作，规范公司对内对外信息沟通，确保体系有效运行。
2、范围使用于公司所有和对内对外有关部门社会责任信息沟通的活动。
3、权责：3.1管理部：负责于内部员工，当地政府和员工代表其它利益相关者的信息沟通。
3.2 PMC部：负责与供应商与分包商的信息沟通。
3.3市场部：负责与客户的信息沟通。
3.4管理者代表：提供指导和支持，必要时报高层领导批准。
3.5其它各部门和员工代表：支持并配合内外部信息沟通。
4、定义4.1社会责任利益相关方：当地工会、商会、儿童保护组织、共青团组织和劳工组织等。
5、管理内容5.1对内对外沟通总要求5.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其它适当方式，例如：电话、传真、电子邮件、研讨会和新闻发布会等。
5.1.2对内对外沟通均应保存适当的记录与证据。
5.1.3一旦收到有关部门质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑信息和投诉人身份(姓名、电话、服务机构、职位、联系电话等)，查清质疑或投诉的原因。
详细作业请依[申诉管理程序]执行。
5.1.4应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑或投诉事件，并及时作出处理结果，重大问题应报告公司高层批准。
5.1.5一旦发现有违反公司政策、法律法规或RBA标准的事项，应及时采取补救或纠正措施。
情况严重时，应及时报告公司高层。
5.1.6信息沟通过程中，注意个人隐私和公司商业秘密。
5.2对内信息沟通5.2.1公司社会责任政策、管理体系运行情况，有人事行政部负责及时传达到相关部门及员工。
5.2.2社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。
5.2.3员工的咨询、质疑和投诉，由员工代表或人事行政部负责收集，并负责回答。
5.3对外信息沟通5.3.1与供应商和分包商沟通信息由采购部负责，与客户的信息沟通由业务部负责，与当地政府，工会和外部其它利益相关者由人事行政部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报公司高层审批。
程序的沟通管理制度
程序的沟通管理制度一、沟通渠道1.1 团队内部沟通团队内部可以通过以下方式进行沟通：- 会议：定期召开团队会议，讨论项目进展、问题解决方案等。
会议的时间、地点和议程由团队负责人统一安排。
- 通讯工具：可以使用即时通讯工具（如Slack、微信等）或邮件进行信息的传递和讨论。
- 项目管理工具：使用项目管理工具（如JIRA、Trello等）记录和跟踪项目进展，可以在工具上留言交流。
1.2 团队外部沟通团队和外部各方（如客户、合作伙伴等）之间可以通过以下方式进行沟通：- 定期开展电话会议：与客户、合作伙伴进行电话会议，了解他们的需求和反馈。
- 邮件交流：通过邮件沟通项目需求、进展等信息。
- 面对面沟通：有需要时可以进行面对面会议，直接沟通，更好地理解对方的需求和想法。
二、沟通规范2.1 沟通方式团队成员在沟通时应当尊重对方，使用礼貌的言辞，提出自己的想法和建议，并尊重他人的意见。
2.2 沟通频率团队成员应当保持良好的沟通频率，及时更新项目进展，解决问题，确保团队协作顺畅。
2.3 沟通内容沟通内容应当明确、准确，避免模棱两可的说法，让对方清楚了解自己的意图。
2.4 沟通记录重要的沟通内容应当保留记录，以便日后查阅或追溯。
三、沟通技巧3.1 善于倾听在沟通中，团队成员应当善于倾听对方的意见和建议，理解对方的立场，避免一味地坚持己见。
3.2 积极反馈对团队成员提出的建议和意见，及时给予反馈，让对方知道自己是否被听取。
3.3 积极表达团队成员在有想法和建议时，应当积极表达，勇于发声，与团队分享自己的想法。
3.4 尊重他人在沟通中，应当尊重他人，避免使用侮辱性言辞，保持团队的和谐氛围。
四、沟通管理4.1 沟通管理责任团队负责人应当负责统筹团队内外的沟通，确保信息的传递畅通，问题得到及时解决。
4.2 沟通问题解决团队在发现沟通问题时，应当及时解决，及时向负责人反馈，协助解决问题。
4.3 沟通绩效评估定期评估团队的沟通绩效，汇总反馈意见，总结经验，优化沟通流程。
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6. 相关文件:
无。
7. 相关表单:
序号
相关记录
保存期限
备注
1
会议记录
一年
2
客户投诉登记表
两年
8. 附件:内外部沟通流程图
5.2.1.3 若建议有助于改善质量管理体系之有效性,须纳入管理评审会议中讨论或追认。
5.2.1.4 对所有的建议事项和处理结果均应记录。
5.2.2 质量管理体系有效性交流
5.2.2.1 管理者代表/行政部要按期收集所有质量目标的达成状况并予以公布。
5.2.2.2 内部品质审核情形及结果应传达到相关部门或个人。
1.目的
为加强本公司内部沟通,使本公司内部对质量管理体系的运行达成共识,并建立与顾客沟通的有效方法而制定。
2.范围
凡本公司内部各级人员及本公司与顾客之间有关信息的交流均适用。
3.权责
3.1 内部意见收集与处理:行政部主管。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ3.2 外部意见收集与整理:客服部/生产部。
3.3 外部意见处理现回复:客服部及相关责任部门。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 <内外部沟通流程>(附件一)
5.2 内部意见的处理
5.2.1 建议的处理
5.2.1.1 本公司内部员工有任何有关品质管理的建议时,可将建议以E-Mail的方式发给管理者代表，由管理者代表进行分析和处理。
5.2.1.2 建议事项处理完成后,管理者代表需将处理结果转达至原提议者。
5.2.2.3 管理评审会议及相关检讨会议之结果须及时传达到相关部门或个人。
5.2.2.4 各部门之间的联络沟通、相关的例行会议以《会议记录》记录之。
5.3 与顾客之间的沟通
5.3.1客服部应主动与顾客进行相关信息、建议或相关事项的沟通。
5.3.2客服部接收到顾客的信息时(电话、传真、信件、口诉或其它方式),保存相关资料,与相关部门沟通处理后将结果反馈客户。