文件变更程序

GAP系统文件变更程序

1.范围

本规程规定了GAP文件的变更程序

2.规范性引用文件

下列文件中的条款通过本规程引用而成为本规程的条款。凡注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用本标准。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

3.文件变更要求

3.1要编制好《文件修改状态控制清单》（见附表1）并保存，以控制文件的修改状态。

3.2要编制好《文件更改申请单》（见附表2），应注册更改的性质：笔误，更改，删除，新增。

3.3文件更改要有可操作性。

3.文件的变更程序

3.1由文件更改人填写《文件更改申请》，经审批后交原发部门执行更改。

3.2更改审批由原文件的审批部门进行，若制定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料（委托，授权或其他）

3.3纠正和预防措施，内部质量审核涉及的文件更改由办公室填文件更改申请经管理者代表审核待批准

4.文件的更改方式

4.1错误形式：一般的笔误。

更改方法：可用黑色碳素笔将笔误处单线划掉进行修改，要保持

原有的字迹可辩，不得擦抹涂改，并且在修改处签名或盖章，以示负责。体系文件的更改原则上实行划改，划改较多，影响版面清晰时，进行换版，由企管部实施。

4.2错误形式：某页面内容发现问题。

更改方式：针对文件进行换页方式，并且在修改处签名或盖章，以示负责。原版次文件作废，换发新版本时要收回作废的版本文件。

4.3错误形式：文件内容多处出现错误。

更改方式：对文件进行改版方式，并且在修改处签名或盖章，以示负责。

4.4错误形式：文件内容进行多次改动。

更改方式：对文件进行改版方式，并且在修改处签名或盖章，以示负责。

4.5错误形式：以电子媒体形式出现的体系文件

更改方式：对以电子媒体形式出现的体系文件，需要更改时，只有特别指定的主计算机操作人员才有权根据审批的文件原稿，将文件输入计算机，用密码开机、更改。

附表1 文件修改状态控制清单

附表2 文件更改申请单

文件更改通知单

单位(部门)：编号：