物资设备采购管理办法

物资设备采购管理办法

为保证物资设备采购、规范、有序、受控、责权清晰、为工程提供质量优越、价格合理、杜绝浪费、降低项目工程成本，特制定物资设备采购管理办法。

一、物资设备的采购计划管理

计划管理是保证物资采购工作有序进行的前提和基础。项目部应和公司经营部密切配合，加强物资计划管理，提高计划的及时性和准确性。

（一）各项目部应于施工准备阶段按单位工程编制工程总控台账。如因设计文件不全，按单位工程编制有困难的，也可按分部或分项工程编制。施工任务发生变化或设计变更，引起需用物资的品种、规格、数量发生变化的，应及时提报追加（核减）计划。工程总控台账经项目经理审核批准后交公司经营部。项目部在施工图纸拿到后应在15个工作日内，通过图纸会审将分部、分项及单位工程的材料需用量统计汇总形成分部、分项材料台帐和工程总控台帐。总控台账中应包括物资设备的具体数量、规格型号、计划进场时间。

（二）项目部应根据生产作业计划，按单位工程编制阶段性物资需用计划。物资需用计划中构成建筑安装实体的物资，其开累数量不得超过总控台账数量。物资需用计划经项目总工、项目经理批准后交公司经营部。

1、季度物资需用计划的编制要求是：跨季度施工的应提前10天编制季度物资需用计划，范围包括构成建筑安装实体的物资和周转料。

2、月度物资需用计划的编制要求是：月度物资需用计划应于上

月的25日提交公司经营部，范围包括构成建筑安装实体的物资、周转料。

（三）物资申请计划的编制

1、按照工程承包合同，应由建设单位（甲方）供应的物资，项目部物资部门根据甲方要求，向甲方或甲方指定的供应机构提报物资申请计划。物资申请计划的编制要求和报送时间按建设单位的要求办理。

2、实行集中采购的物资，项目部应编制物资申请计划上报至公司经营部。物资申请计划由项目物资部门编制，项目经理批准。物资申请计划的提报时间应尽量提前，以便为公司物资设备组织招标、订货、发运留有充足的时间，料源充足的一般物资应提前10天以上，大型、专用物资至少应提前25天。

3、经营部根据项目总控台账、物资需用计划和库存情况按月编制物资采购计划。物资采购计划经公司工程部核实、公司分管领导及总经理批准后实施。

二、物资设备采购管理

（一）物资采购应遵守的原则

1、公司内调剂的原则。在质量合格、价格合理、交货期有保证的条件下，公司内能调拨调剂的物资，公司内调拨调剂使用，禁止重复采购。

2、“六比”原则。物资采购实行“六比”即：比质、比价、比运距、比信誉、比交货期、比付款方式。

3、公司经营部根据项目部提出的物资需用计划确定采购方式（招标采购、询价采购、指定供应商谈判采购、网上采购等)。对于材料、设备金额达到15万以上含15万，必须采用招标方式进行采

购；对于时间限制、业主指定唯一供应商等采用询价或指定供应商谈判方式进行采购；对于15万以下的可采用询价、指定供应商谈判、网上购买等方式进行采购；杜绝化整为零的方式进行采购，一经发现严肃处理。

4、询价采购由项目物资部询价，被询价的物资设备供应商不能少于3家，询价不仅包括价格还包括付款方式、技术要求、交货期等。项目物资部通过对各被询价的物资设备供应商的价格、付款方式等进行综合对比分析，选择性价比最优的物资设备供应商拟定合同报公司经营部、公司总经理会签审批。

5、指定供应商谈判采购由项目部推荐，谈判过程应由公司经营部、公司工程部、公司综合部、项目部共同实施。

6、网上采购由项目部报报公司经营部审批后进行购买。

7、对于零星的五金杂料，由项目部报公司经营部审批后进行购买。

（二）招标采购的原则

1、原则上应实行公开招标采购，不具备公开招标采购条件的实行议标或竞争性谈判采购。

在保证物资满足质量要求的前提下，千方百计降低物资的购买价格和运输费用，认真进行物资采购成本比较和性价比分析，大力推行公开招标采购，具备如下条件的应进行公开招标采购：（1）形成了一定批量且数量明确；

（2）该物资处于买方市场；

（3）非急用料；

2、公开招标采购由公司经营部直接管理，外协招标公司实施，

工程部提供需招标的物资设备清单，清单包括物资设备的具体数量、规格型号，工程部对提供的物资设备清单的准确性、完整性负责。招标文件由外协招标公司编制，招投标全过程如：开标、评标、定标、签订合同等都由公司经营部负责。招标公告必须在安徽安东投资控股集团有限公司官网上进行公示。

3、议标或竞争性谈判采购由集团法务部、集团造价部、公司经营部、公司工程部、公司综合部与项目部共同参与，对于被邀请的供应商，项目部有推荐的权利，经公司经营部审核通过后方可邀请其进行投标。在满足产品技术规范的基础上尽量压低价格，确保公司利益。

三、采购合同签订及管理

（一）采购物资必须与供应商订立合同，除即时清结的零星物资采购以外都要签订书面合同。物资采购合同或协议应格式规范，内容具体，条款清晰明确，符合国家政策、法律及《合同法》的有关规定。一般应具有如下内容：物资名称、规格、型号、材质、验收标准、数量、单价、金额、包装方法、交货时间、交货地点、运输方式、结算方式、违约责任、纠纷处理等。

书面物资采购正式合同要按照公司的合同版本拟定，项目部评审后上报公司经营部、公司总经理审核。

（二）合同或协议在签订后5日内，报公司经营部备案。

（三）确因市场波动引起价格变化的，项目部要及时签订有关合同、补充协议或更换合格供方。

（四）项目部应建立《合同台帐》

四、物资设备验收、发放及保管

（一）物资验收

1、物资到达项目现场后，项目物资部必须对数量、质量、附带资料进行验收，并对验收过程进行记录。

（二）物资保管

1、所有入库物资都必须与收料单核对，以验证是否与单据相符。

2、库管人员对所管的物资必须按照“六查”内容：查数量、质量、保管方法、计量工具、安全、技术要求。坚持先进先出，交旧领新制度。

3、出库手续要齐全，物资账目清楚，必须做到物资收、发、存动态记录完整及准确。以收料单、发料单、调拨单等业务单据为凭证。

（三）材料发放流程

1、基础台账的建立：根据项目总控台账进行分施工班组或使用部位编制主要材料限（定）额供应台账。

2、材料发放流程：施工班组领用材料时→核对是否超额→未超额时，按计划分批、分次发放→填制“发料单”→班组签字。“发料单”一式三份，物资部、财务部、施工班组各一份。

如施工班组为外部劳务队伍，第一次领料时应提供“领料授权书”及劳务合同复印件。项目部每月月末根据“发料单”编制一份劳务队伍材料领用汇总表。可作为扣款凭证。

（四）主要物资管理

1、大堆料原则上实行过磅验收，项目部上无地磅可以实行抽查过磅形式进行核量。

2、大堆料收方过磅必须有两人或两人以上共同验收。同时每月