采购培训教材

採購部培訓教材

一、採購及採購工程組培訓教材

二、採購物料運用組培訓教材

編排：審核：

採購部助理經理採購總監

采購部(采購及采購工程組)培訓教材

一﹑目的﹕

1-1本教材之編寫﹐是幫助采購員進一步認識采購學﹐對采購學有較完善的概念﹐並通過學習提高工作效率。

1-2在采購學中有一句至理名言﹕節省一元就多一元利潤。以本公司每年的物料采購額約20億﹐如果可以節省1%-2%的話﹐每年之利潤可增加約2-4千萬元﹐這些於采購學中稱為"利潤中心”。

-完-

二﹑采購部的職責

在采購定義里所提及的范疇也可以說是采購部在現代工業管理分工制度下的工作規范。

采購的責任是要供給本公司生產所需的物質。知道生產部需要什麼後就適時﹑適質﹑適量地供應其所需的物質以輔助達成生產部的任務。所以由確定所需的物料開始﹐直到收點貨物﹑供應生產線及完成出貨為止的一切有關工作﹐都應歸納在采購職權范圍之內。至於有關工作﹐即整個采購循環﹐我們可以分為下列程序﹕

2-1本公司是把不同的事務分由不同部門來處理﹐而每一部門都有不同的物料要求﹐如生產部需要生產原料或半制成品﹔工程部需要測量及設計儀器﹔行政部需要辦公室文具用品等。每一個部門對采購部而言﹐都是“用

家”(USER DEPARTMENT)。一般而言﹐用家應了解自已部門所需要的是

何種物品及何時需要,應在適當時侯向PMC部簽發申購單(MATERIALS

REQUISITION)。

2-1-1申購單

申購單是一種內部文件﹐一式兩份。申購部門經理簽准後﹐給IE及營運

部總監審批﹐正本送交采購部﹐副本則用家保存以備查詢。

2-1-2 申購單上最基本之資料應該有﹕

(1) 申購單曰期及編號﹔

(2) 申購單位及名稱﹔

(3) 准確的物料編號及所有物料規格﹔

(4) 每項物料所需數量﹔

(5) 貨物需要曰期﹔

(6) 送貨地點;

(7) 核准申購之經理簽章﹔

2-2采購部接到訂單後應審查單上所列之資料是否正確及足夠﹐和核對申購單

上是否有齊各相關人員簽名﹐一切無誤後便由記錄文員登記所需資料﹐以

便管理及作出統計。然後便應把申購單交到有關之采購人員手中。

2-2-1選擇采購方式

采購員下一步便要決定選擇向哪一家供應商購買申購單所列之物料﹐主要可分以下方面﹕

(1)查閱以往物料的采購記錄﹔

(2)查閱合格供應商紀錄檔

(3)如有需要的話﹐則需用其他途徑進行談判﹐包括貨品規格﹑價錢﹑合約條

件等。

(4)向用家建議可否用代用的新產品﹐增加或減少量以符合經濟采購原則等。2-2-2 簽發訂購單

向供應商購買貨品的最基本方法是簽發訂購單。訂購單是采購程序最重要文件﹐也是有效之法律文件。正因如此﹐采購員發出訂購單時應加倍留心﹐務求整張單據百分之百准確。

訂單通常一式五份。第一份為正本頇寄交供應商﹐而供應商需在第二份副本指定地方簽名蓋公司章以示收到此采購合約﹐然後寄返本部存檔。第三份為采購員存檔之副本﹔第四份交PMC部﹔第五份交收貨部以便供應商交貨時核對。

訂單最少應具備以下資料﹕

(1)供應商名稱與地址﹔

(2)訂單編號﹔

(3)物料編號或完整之所需物料規格﹔

(4)每項物料所需數量﹔

(5)貨物需要曰期﹔

(6)送貨地點﹔

(7)合約及交易條款﹔

當在雙方貿易中﹐有責任問題出現時﹐是要依照雙方所訂下之條款去解

決﹐這包括下列各項﹕

a. 不依時交貨的處罰及應對辦法。

b.怎樣處理缺貨﹐壞貨。

c. 產品質量之改變。

d.價格不能維持時的處理辦法。

e. 買方不能依期收貨。

(8)貨物單價﹔

(9)整份訂單之總值﹔

(10)付款方式﹔

一般付款方式可劃分如下﹕

A﹑C.O.D. (Cash On Delivery貨到付款)

B﹑P.D.CHEQUE (Post-Date Cheque 期票)

即貨到買方處﹐簽收蓋章后﹐收取訂單協議日期之支票。

C﹑CREDIT (數期)

即貨到買方處﹐簽收蓋章后﹐根據訂單協議日期內付款。

D﹑A.M.S (After Monthly Statement月結)

月結后根據訂單協議日期內付款。

E﹑A.M.S. C.O.D (After Monthly Statemente & Cash On Delivery月結貨到付款)

月結后即將收取款項。

G﹑By L/C Cif (信用証及包運費﹐保險費)

開信用証及由產地保送到買方機場或貨運碼頭(包括保險費﹐運費)。

H﹑By Local L/C At Sight (當地信用証)

買方先開出當地信用証給賣方。

I﹑By TT(Telegram Transfer電匯)

由銀行電匯給賣方。

J﹑By TT Before Shipping (開船前電匯)

在開船前由銀行電匯給賣方。

K﹑By TT CIF (電匯及包運費﹐保險費)

由銀行電匯給賣方﹐及賣方保送到買方機場或碼頭(包括保險費及費)

(11)采購經理之簽章。

2-2-3 按工作單訂購物料頇細心留意工作單以下內容﹕

(1)本公司型號﹔

(2)客戶名稱﹑機型﹑牌子名﹑顏色﹑絲印﹑機型物料配搭﹑內容與標准BOM

有無不同。

(3)簽發訂單跟2-2-2。

2-3 貨物跟催(ORDER PROGRESSINC)

簽發訂單並不表示公司一定能在確定期間收到購買之物品﹐所以跟催貨物以確保供應商能准時交貨是采購部不可或缺的工作。跟催工作包括﹕

(1)確保供應商收到訂購單﹔

(2)確保供應商能准時送貨﹔

(3)收集所有送貨資料﹐如船期等﹐及編制跟催記錄﹔

(4)完成訂單上買方的責任﹐如開發信用証﹑購買貨物保險等﹔

(5)如果供應商不能在指定時間送貨﹐要與供應商訂定新的送貨曰期。

(6)把用家因特別事情而要提早交貨的訊息轉給供應商和盡量把送貨日期

提前。

2-4 貨物點收

雖然公司倉務部負責貨物點收的工作﹐但是采購仍然和收貨工作有密切的關系。

(1)向供應商追討短缺物料。

(2)要求供應商補回IQC退貨物料。

2-5 付款

貨物點收妥後﹐便該付貨款。采購部的工作為核對供應商之發票單價。

向供應商查詢發票之疑點﹑批准正確無誤的發票等。