公文的定义和内涵

公文的定义和内涵

公文是国家机关和社会团体在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范形式的公文，是依法行政和公务活动的重要工具。

这一定义划清了公文与非公文的界限，也明确了公文的基本性质和主要特征。(a)正式文件是官方活动的产物，有具体规定

公文是为了处理人类社会活动中各种事物的需要而直接形成的。从国家政策的制定到基层计划总结和业务联系的组织，只要是依法成立的能够以自己的名义行使权力、承担义务的组织，所从事的组织管理活动都是“公务活动”，这一类形成的文件都是公文。它们对于解决公共服务问题具有应用价值。他们的风格和程序由国家机构以法律和条例的形式加以规范，他们对接受者的影响往往是强制性的，并受法律约束。

(二)公文应由具有较高权威的合法作者撰写

公文必须由——社会法律组织直接组成，是公务活动的主体。根据《办法》和《条例》的规定，公文的作者必须是能够以自己的名义行使权力、承担义务的社会法人组织及其代表。所以，公文的起草人不等于“公文作者”，公文作者不能超越与其法律地位相称的范围和权力写作，否则无效。同时，法律作者的公文一经发出，其对受送达人的强制效力将受到相关法律法规的保护。

(三)公文是特殊的信息记录手段，文体规范

公文必须有国家规定的统一标准样式。公文既然是国家的管理职能，就需要统一规范。如果一个地区、一个部门、一个单位有自己的风格，必然会影响公文的严肃性和业务处理的效率。公文的标准文体是国家公文的法定格式，由国家以法律、法规的形式公布，要求各机关、社会团体“照此办理”。公文的文体，包括公文的文体、结构、格式和语言。值得注意的是，新《办法》使用的“标准样式”的提法比《条例》使用的“标准格式”的提法更准确、更科学。文体既包括文体的规定性，也包括格式的规定性，而“格式”一般是指公文的书写格式、排版形式和印刷要求。公文的书写格式是指公文中数据项的位置和书写方式。但“格式”二字也要突出公文规范化的基本前提，即不同类型的公务活动和需要达到不同目的的公文文体是不同的。所使用的公文，上下层、平行单位、不同下属单位都不一样。

(四)公文的制作应程序化

公文的写作不同于一般的写作。公文的具体投稿人只是法律作者的代笔人，投稿人既要受到法律作者权威的限制，也要基于法律作者的意图。给指示写稿子。而且一份正式的公文还是要经过很多规定的操作程序，很多人还要参与审稿、校对、印刷等过程。它的产生需要紧密联系，任何一个环节出了问题都会影响其最终的效果。因此，程序的每一个环节都应该规范和准确。如果不履行法定程序，就不可能产生具有法律效力的公文。

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