高级采购师考试论文

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通过原材料采购流程改进

降低采购成本

摘要：本文通过对传统采购流程弊端的分析，提出原材料采购流程改进的目标，制定企业原材料采购流程的方略，优化采购运作模式，降低成本，提高绩效，最终提升企业的核心竞争力。

关键词：采购流程、流程改进、采购优化、提高绩效

近年来，受经济全球化、技术迅猛发展以及顾客需求多变等因素影响，尤其是国内很多企业与国外企业的经济往来逐渐增多，对WTO 交易规则的适应性逐渐增强，而对于不能及时适应国际交易规则的企业或利用行业普遍适应的交易规则迟缓的企业，将面临更加残酷的竞争，甚至被残酷的淘汰。

对于国内企业而言，很多企业可能其产品没有销售到国外去，其实，他们在市场上的竞争并不仅仅是国内竞争，而是在参与全球市场竞争，因为，国外企业的同类产品或具有用途替代功能的产品会销售到国内，甚至直接在国内办厂或组建合资公司生产产品，影响国内企业的产品销售，因此，没有将产品销售到国外去的企业，其实，他们的产品仍然在参与全球市场的竞争。

对制造业而言，企业经营活动主要有进、出及转换三个环节，分别以采购、销售及研发、生产为代表。采购是企业为了进行正常生产、服务和运营，而向外界获得原材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。采购流程作为企业业务流程的始端和重要组成部分，并不仅仅是从市场上购回所需的物料，而是一种外部制造的管理，也就是要把企业的生产能力和制造能力扩展到供应商身上，充分利用企业自身不具备的外部资源。

在全球制造行业的产品成本构成中，企业花在采购原材料和零配件业务上的资金平均占到60%左右。由此推断，随着竞争压力的不

断增加和专业化制造技术的不断提高，制造型企业将会做更多的采购业务，因此在企业采购流程中降低成本、提高利润的潜力是非常大的。企业为了获取现实的竞争优势，实现市场响应能力、品质、成本与服务的集成优化，应向传统的职能管理方式挑战，促进企业采购流程再造，由传统的强调职能管理向强调过程管理转变，这已成为企业获取核心竞争力的关键所在。

一、企业采购流程的基本八大步骤

1、发现商机：此阶段一般由企业销售部门根据客户提出需求或对市场的敏锐反映，向企业管理层提出新产品生产或对现有产品进行改良的需求。这是工业品生产企业的基础环节。

2、项目可行性研究：这个阶段销售部门或市场调查部门已经将发现的商机即新产品或现有产品改良需求向管理层汇报，企业生产和研发部门在管理层的指引下，会酝酿新产品研发或进行产品改良可行性分析论证，并考虑产品的相关原材料、生产工艺、生产设备等诸多事项问题。

3、项目立项：在产品可行性论证通过后，一般会组建由研发部门、技术部门、销售和财务部门、决策部门等人员共同组成的项目申报审批团队，收集整理相关资料，向行业管理部门、政府审批部门等进行产品生产相关批文申报。

4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是研发部门、技术部门关于采购标准制定阶段。通常由研发部门和技术部门分析产品性能，原材料特性等，再与采购部门拟订原材料目标供应商及产地等，把需求转化成采购标准。

5、招标：采购标准制定好以后，企业将以邀标书的形式将采购需求向目标供应商发布出去，邀请目标供应商投标。

6、评标：收齐发出邀标书的目标供应商的投标书后。这个阶段会按照企业关于原材料采购评标规定，对收到的所有标书进行严格、公正的评标。确立首选供应商和第二供应商。

7、合同审核：这一阶段原材料采购部门会通过商务谈判，与首选供应商和第二供应商进行必要的原材料采购中的具体采购数量、批次、价格、交货地点、运输方式、资金结算方式及相关服务等进行谈

判，并依据谈判结果，形成采购合同样本。对于采购部门初步制定的合同，企业法规部门要进行必要的合规、合法性审查。

8、签订合同：本阶段是签订合同，交付原材料。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的采购这个时候才真正开始。采购人员要按合同认真履行职责，要求供应商准时交货，按进度完成每个批次的原材料采购，并要求供应商提供相应的服务。

二、制造业传统采购存在的弊端

制造型企业的采购是一项复杂的活动，它包括了从生产计划到制定物料清单、提出采购申请、发送并确认采购订单、验收入库、支付货款的整个过程，除了专门的采购部站以外，还需要做好与其他部门的工作配合，这些部门不仅包括企业内部的技术部、生产制造部、品管部、财务部门、仓储部门等，还包括企业外部的供应商。在这个过程中，不同阶段的任务要有各个不同部门的人员来完成，这些人员包括采购员、技术员、生产需求人员、品管员、财务员、仓管员等，有了这些人员的积极配合才能保证采购流程的顺利完成。虽然传统采购过程在控制上是严密的，但由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。因此在制造业传统的采购过程中，明显存在着一些弊端。

1、传统的采购过程缺乏有效的信息沟通。

在传统采购过程的信息沟通中，采购部门作为一个单独的职能部门，难以独立地开展工作，与公司内其他部门人员较少进行直接沟通，通常采购部门只关心物料的采购及供应，对产品开发、成本降低及品质改善等缺少关心和参与，无人对采购流程动作系统作整体协调。采购员只是在生产和供应商之间起了一个中介人的作用，在两者之间传递信息，一旦某个环节对信息的理解出现失误，将使信息传递过程经历反复的修改，极大的浪费所涉及人员的时间和精力。因此采购员与其他部门及供应商的沟通成本是很高的，正是这样的反复和单向交流，造成了采购过程在设计阶段的高成本。

2、原材料采购周期过长。

传统的原材料采购周期长，尤其是采购提前期长。由于原材料采购是跨部门的过程，涉及到的部门和人员较多，而且每一小环节都需要沟通，任何一个阶段的延迟，都会影响整个流程的效率，特别是流

程中还包含了企业自身难以控制的供应商。这就使采购周期被人为地延长。在技术更新迅速，产品生命周期日益缩短，市场需求变幻莫测的时代，任何环节低效都将导致企业整体竞争力下降。

3、存货积压和待料停产并存，响应顾客需求迟钝。

由于采购周期过长、供应商供货能力的局限以及年度生产计划制定不能准确反映月度物料需求等现实因素，大多数传统企业的原材料库存量很高。加之迅速变化的市场需求使企业自身的销售和生产随之波动，从而造成了年度生产计划与生产实际之间的偏离，因而也带来了物料采购计划与实际生产需求之间的差异，这种差异极易造成存货积压或断料待产的两难状态。在这种状态下，企业的存货周转率很低，占用了大量资金，使期承受了较高的仓储成本和资金成本，同时又降低了企业的生产效率，浪费了自身的生产能力。在时间观念日益强烈的今天，产品投放市场的延迟，将意味着失去竞争优势或实现产品销售的最佳时机。

三、原材料采购流程改进

现代企业生产，采购进展的顺畅将给企业生产带来极大的便利和节省生产时间，降低产品成本。

打个比方，如果我们家里突然来了客人，要给客人一杯热茶，需要经过清洗茶具、整理茶几、准备座椅、烧开水、准备茶叶5个动作，我们给上面5个根据难宜程度定义时间，清洗茶具3分钟、整理茶几1分钟、准备座椅半分钟、烧开水5分钟、准备茶叶半分钟。那么，不同的动作组合，从客人进门到将热茶端给客人所需的时间是完全不一样的，客人的心理感受也会完全不同。

如步骤为清洗茶具、整理茶几、准备座椅、准备茶叶、烧开水，客人得到热茶需要10分钟；如果步骤为烧开水、清洗茶具、整理茶几、准备座椅、准备茶叶，客人得到热茶只需要5分钟，将烧开水作为第一步动作，是用时最短的方法。不将烧开水作为第一动作的其他的动作组合步骤，都会延长客人得到热茶的时间，给客人留下不同的心理感受。

企业的采购部门如果能从上面的例子中体会到不同采购业务步骤组合所带来的工作效率差别，通过研究，探询出最佳采购业务步骤